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200210 RPAドキュメントのレビュー観点について zinjinさん
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RPACommunity
February 10, 2020
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200210 RPAドキュメントのレビュー観点について zinjinさん
RPACommunity
February 10, 2020
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Transcript
#RPALT RPAドキュメントのレビュー観点について ほろ苦い思い出をもとに…書き起こしてみました
#RPALT はじめまして ニックネーム:zinjin ー IT企画・推進 / 業務自動化効率化推進 - #RPALT (京都・大阪)
#MSLearn #CSBBO BPR/RPAの経験をもとに、4月から新しい業態へチャレンジ 1976年、京都市出身。 大学卒業後、ネットワーク関連業務を経て、IT企画関連の業務を13年経験 主に業務自動化効率化 (BPR/RPA) 推進やコールセンター関連の IT企画・定着推進を行う。これらの経緯で、「ブリッジ役」「守りの企画」の 機能を果たすことが多く、幅広いIT企画の展開・定着・改善業務に強み。 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 2
#RPALT 本日お話しすること • ドキュメントのレビューとは • RPA実装の工程例をもとに、ドキュメントのレビューを簡単に触れます • 今後のための「備え」 • どの工程で何を、どの観点でまず見ることをお勧めするかのお話
• これまでの失敗例をもとに・・・ • できる範囲から始めよう • 色んな制約の中でも、まず第一歩(Small Step)を踏み出すお話 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 3
#RPALT 発表にあたって • この資料のターゲット • ドキュメントの作成とチェックにこれから取り組まれる方 • これからRPAに取り組まれる方 • 「市民開発者」でレビューを実施したことがない方
• レビューを始めたいけど、何から手を付けていいかわからない方 • 資料の構成 • レビューするために「意識すること」を中心にまとめています • レビュー方法やレビュー成果物の中身については、今回触れておりません • 伝えたいこと • これまで見聞きした失敗談をもとにして、皆さんにおすすめしたい点をまとめています • ですので、一般的なIT業界のレビュー基準・方法論は記載していません 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 4
ドキュメントの「レビュー」とは 業務自動化・効率化でまず意識してほしいこと
#RPALT ドキュメントのレビューとは • 各作業工程で発生する成果物をチェックし、問題を指摘すること • チェックシートに基づいて、自己チェックを行う • 工程・成果物・レビューする方に合わせた、依頼内容(チェック内容)に基づき実施 2020/02/10 #RPALT
hands-on lab Osaka 6 ヒアリング 現状まとめ 問題・課題 抽出 改善策 検討 改善案に 基づく設計 実装 テスト リリース 定着作業 「業務の自動化・効率化取り組み」の工程例 (上段:工程 / 下段:工程ごとの成果物) 現状資料・ 事象一覧 問題点・ 課題一覧 課題毎: 改善案 ・・・ ・・・ ・・・ レビュー レビュー レビュー
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 7 レビューの必要性 (実際のところ) ドキュメントに
費やす工数 確保できない… RPA作ってから 作成するかな めんどくさいし。 私はこれで失敗しました
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 8 これまでの失敗例をもとに、気づきを得ていただきたい そのために、いろいろ事例をご紹介いたします どの会社様でも当てはまりそうな事例を極力チョイスしました
- 「クスッ」と笑顔で観てください -
今後のための「備え」 各工程で最低限レビューいただきたいこと ✓ 失敗例をもとにご説明いたします
#RPALT 失敗事例:A 対象業務がそもそも不要だったケース 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 11
#RPALT 失敗事例:A • 日次集計作業担当とマクロ大好きRPA担当で打ち合わせ • 担当者間で 日次作業 自動化して月100分減らしました 2020/02/10 #RPALT
hands-on lab Osaka 12 ヒアリング 現状まとめ 問題・課題 抽出 改善策 検討 改善案に 基づく設計 実装 テスト リリース 定着作業 現状資料・ 事象一覧 データベース プロセス A 日次報告書 Excel マクロによる自動化 日次作業の 手間が問題 エクセル マクロ実装 • しかし・・・大事なところで見落としがありました・・・
#RPALT 業務 結果 データ 統合 マスタ情報 結果 確認 業務責任者の把握範囲 失敗事例:A
• 作業対象の成果物自体、当月で廃止予定だった • イニシャルコストが無駄 • 担当2名のモチベーションダウン 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 13 データベース プロセス A 日次報告書 Excel マクロによる自動化 日次集計担当/RPA担当 の把握範囲 自動 抽出 BI 日次 結果画面 翌月からBIで提供予定
#RPALT 失敗事例:A 失敗を防ぐ:レビューのポイント 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 14
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 15 失敗事例:A 失敗を防ぐ、レビューのポイント 作業単位でなく、業務単位でレビューする
⇒ 最終成果物を誰がいつ利用しているか確認も含める 当事者(業務担当/RPA担当)以外の方にもレビューをお願いする 業務自体に「偏り・重複・不要」作業がないか、まず確認する ⇒ 業務に「ムリ・ムダ・ムラ」がないかのレビュー視点は必須 「業務の現状」「発生している事象」をまずまとめ、レビューする
#RPALT 失敗事例:B 消えたRPA、負の遺産再び・・・ 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 16
#RPALT 失敗事例:B • 改善方針資料は「プロセスA/BをまとめてRPAで自動化する」 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 17
プロセス B 業務自動化範囲 Web 作業結果 CSV プロセス A 報告書 (時間単位) Web 操作 日次報告書 • マクロ大好きRPA担当に開発依頼した・・・結果・・・
#RPALT 失敗事例:B • RPA作業担当者間で実装設計のレビュー実施…仕様変更 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 18
プロセス B Web 作業結果 CSV プロセス A 報告書 (時間単位) Web 操作 日次報告書 • 成果物にマクロを実装&有人作業が一部残る形に・・・ マクロ実装 マクロ実装 有人作業
#RPALT 失敗事例:B • 前工程と実装工程で分断が発生して、相互レビューができていなかった 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 19
ヒアリング 現状まとめ 問題・課題 抽出 改善策 検討 改善案に 基づく設計 実装 テスト リリース 定着作業 • マクロで提供してしまったため、「ブラックボックス排除」・ 「出社前に自動で作業を完了させる」要求を満たすことができなかった マネジメント・ヒアリング担当間で検討 RPA実装担当(複数名) 開発依頼
#RPALT 失敗事例:B 失敗を防ぐ:レビューのポイント 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 20
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 21 失敗事例:B 失敗を防ぐ、レビューのポイント 前工程の作業者は、後工程のレビューに関与すること
実装方針や要求事項、達成したい業務結果を満たしているか RPA設計書のレビューは特に注意 「RPAが止まっても設計書を見ながら手作業で業務を完遂できるか」 後工程(実装)作業者も、前工程の成果物レビューに参加すること
#RPALT その他:失敗事例 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 22
#RPALT その他:失敗事例 • 業務フロー図・プロセスフロー図(PFD)作成時 • 作成ルールに基づいた作成がされていないことが気づかなかった • レビュー担当者へのレビュー観点(レビュー依頼内容)からも外れた • 実装段階で記載内容の指摘が発生(あいまいさが残ったままの表記)
• RPA実施テスト項目のレビュー時 • レビューでも考慮が漏れたため、テストケースに漏れが発生 • テスト後のリリース段階で問題が発生して手戻り • レビュー指摘内容のフィードバック後 • 何度も同じ項目、内容でレビュー指摘が入りレビュワーもうんざり 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 23 どの工程でも、「当たり前レベル」のレビューを行わないと「手戻り」が発生して作業が無駄に・・・
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 24 レビューの必要性
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 25 レビューの必要性 手戻りが発生すると、もったいないですよね
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 26 レビューの必要性 業務改善メンバーの作業が無駄だらけだと・・・ RPA活動の「思い」も伝わりにくい
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 27 レビューの必要性 RPA活動もこつこつ頑張る レビューもこつこつ頑張ってみる
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 28 レビューの必要性 レビューも「業務品質を作りこむ作業」と考えよう!
できる範囲から始めよう まず第一歩を踏み出してみよう
#RPALT できる範囲から始めよう • 私たちがRPA活動で意識していたこと 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 30
Small Start (Step) & Quick Win 私たちはプロのエンジニアではない、だからこそ、小さな成功体験を積み重ねみんなの成長を促していきたい
#RPALT できる範囲から始めよう • 工程ごとにレビューの観点をまとめておこう • RPA実装の工程ごとに、「誰に」「何を」「どの観点で」確認してもらうか • まずRPAコアメンバーで工程ごとの観点を「箇条書きで」まとめよう • 観点を広げる努力を「始める」
• レビューの観点はその分野の専門家に協力を仰ぐ • レビューだけでも参加いただけるようにコミュニケーションをとる • レビューの工数をとりすぎず、最小単位で始めること • 1工程のレビューは30分以下で抑える • 問題点の指摘と修正の作業を分ける。問題点出しに集中する 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 31
#RPALT 継続していくこと • レビュー結果は必ず「つぎにも」生かす • 同じ指摘を繰り返さないための仕組みを考える • 対面レビュー / 書面レビュー
を使い分ける • メンバーの共通認識をすぐに取りたいときは対面レビュー • 要点を把握したい場合は、「レビュー観点」を記載して書面レビュー • レビュー手法を「じょじょ」にビルドアップしていく • まずは、みんなで「レビューするぞ!」が大事 • サイクルを回して無理なく・続けられるレビューを回すこと 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 32
#RPALT 外してはいけないこと • レビュー結果はレビュー依頼者が責任を持つ • レビュー担当は、これまでの経験に基づいてレビュー実施する& 知らないことは指摘されない。その前提でレビュー依頼を行う • 依頼者が観点をきちんと押さえ、依頼しないと品質は上がらない •
レビューもRPAのイニシャルコストに含める • 想定しておかないと、工数を確保できない • イニシャルコストに含められない場合は、実装工数に含めること • レビューは関係者の育成にも活用できる • 成功体験・失敗体験両方からレビューに生かせる • フィードバックをもとに気づきを得られる 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 33
#RPALT 2020/02/10 #RPALT hands-on lab Osaka 34 ありがとうございました 今回のお話で1つでも「気づき」が得られたらうれしいです -
続きはこの後のフリーディスカッションや RPALT大阪 / RPA呑み部で是非! -