Visualization and Stylization of accounting department tasks

経理部門のタスクはルーチンワークが多く、期限も決まっている。一方で、全体でどの程度のタスクがあり、誰がなにをやっているかをすべて把握しているマネージャーは驚くほど少ない。標準化を進める、業務を改善する、というお題目はよく耳にするが、それが実行できない原因のほとんどは、タスクの可視化ができていないからだ。
なんとなくやっているタスクを含めて、どのようなタスクがあるのかをすべて書き出すところから始めなければ、現状の問題点を把握することもできない。無駄なタスク、無駄なプロセスに価値はない。それをあぶり出し、ブラッシュアップし、正しい型を構築することを軽視していては、永遠に効率化などできないだろう。

Transcript

1. 経理部⾨のタスクの 可視化と型化 2019/8/27 @バックオフィスのチーム⼒向上セミナー
2. 代表プロフィール ©2019 Libero Consulting LLC. 1 ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、ベンチャーのバックオフィスを経て、独⽴。 現在の業務やシステムの使⽤⽅法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシス テムの構成を設計し、業務からシステムまでの再構築を⼀気通貫して提供している。 得意領域は、顧客管理DBの構築と会計システムへの連携。 リベロ・コンサルティング代表 業務設計⼠、税理⼠ 武内 俊介 TAKEUCHI SHUNSUKE @Libero_shunsuke
3. Agenda ©2019 Libero Consulting LLC. 2 1. 業務改善の⼿順 2. タスクの可視化 3. タスクの型化 4. Bizer teamの活⽤
4. 1.業務改善の⼿順 ©2019 Libero Consulting LLC. 3
5. 業務改善着⼿の◯× ©2019 Libero Consulting LLC. 4 現状の問題点を しっかりと整理する とりあえず システムを導⼊する
6. ©2019 Libero Consulting LLC. 5 当初はきちんと構築されていた 業務プロセスも、 時間とともにバランスは崩れる
7. 「CAPDo」サイクル ©2018 Shunsuke Takeuchi 6
8. ©2018 Shunsuke Takeuchi 7 まずは現状の問題点と向き合う そこがスタート地点
9. 可視化してから、型化する ©2019 Libero Consulting LLC. 8 タスクの 可視化 タスクの 型化
10. 2.タスクの可視化 ©2019 Libero Consulting LLC. 9
11. 可視化の⼿順 ©2019 Libero Consulting LLC. 10 ①やっているタスクをすべて書き出す ②タスクを整理する
12. タスクの可視化の◯× ©2019 Libero Consulting LLC. 11 全て書き出して から整理する 各業務に マニュアルを整備する
13. 可視化の必要性 ©2019 Libero Consulting LLC. 12 書き出したもの 書き出してないもの コントロール 可能 コントロール 不可能
14. ©2019 Libero Consulting LLC. 13 なんとなくやっているタスク は存在してはいけない
15. ©2019 Libero Consulting LLC. 14 頭の中でタスク管理を してはいけない
16. ©2019 Libero Consulting LLC. 15 どのレベルまで 書き出すのか？
17. ©2019 Libero Consulting LLC. 16 「⽖を切る」 まで書き出す
18. ©2019 Libero Consulting LLC. 17 書き出すことで防げるもの ・タスクの先送り ・別の⼈が分からない
19. ©2019 Libero Consulting LLC. 18 可視化することで⾒えてくる
20. 3.タスクの型化 ©2019 Libero Consulting LLC. 19
21. 型を作る際に意識すること ©2019 Libero Consulting LLC. 20 ・再現可能性 ・代替可能性 ・改善可能性
22. ©2019 Libero Consulting LLC. 21 再現可能性
23. ©2019 Libero Consulting LLC. 22 代替可能性
24. ©2019 Libero Consulting LLC. 23 改善可能性
25. ©2019 Libero Consulting LLC. 24 可視化 型化 標準化
26. ©2019 Libero Consulting LLC. 25 チームで仕事をする タスクの可視化と標準化 が必要不可⽋
27. 4.Bizer teamの活⽤ ©2019 Libero Consulting LLC. 26
28. Bizer teamの構造 ©2019 Libero Consulting LLC. 27 グループ タスク 親リスト ⼦リスト ⼦リスト ⼦リスト
29. グループとタスク ©2019 Libero Consulting LLC. 28 グループ 部署やチームごとが⼀般的だが、 通知を共有する範囲という⾵に定 義すると、組織図にこだわらなく ても良い。 タスク チェックリストの固まりで、通常 は1ヵ⽉以内に完了するもの。ク ライアントワークは、クライアン トごとにタスクを作る。
30. ©2019 Libero Consulting LLC. 29 作業ではなく通過する点を意識する ・あえてガチガチに作らない ・やり⽅は創意⼯夫があってもいい チェックリストの使い⽅①
31. ©2019 Libero Consulting LLC. 30 時間 前⼯程の完了 トリガーがどちらかを意識する チェックリストの使い⽅②
32. ©2019 Libero Consulting LLC. 31 仕事が進んでいる感じを意識する ・進捗を感じられることが重要 （本⼈、上司ともに） チェックリストの使い⽅③
33. ©2019 Libero Consulting LLC. 32 例：確定申告作業のチェックリスト
34. ©2019 Libero Consulting LLC. 33 応⽤：カラの親タスク 今⽉の特記事項 修正事項 タスクを完了させるにあたって注意するべきこと、先⽉ からの変更になったことなどをリスト化する。 確認した結果、修正するべきことをリスト化する。 コメントには指⽰は記載しない。
35. Bizer teamで標準化 ©2019 Libero Consulting LLC. 34 タスク 親リスト ⼦リスト テンプレ 全部書き出す チェックポイント ⼿順の明確化 型化する
36. ©2019 Libero Consulting LLC. 35 経理はチームで対応する仕事。 すべてのタスクは標準化できる。 まずは可視化からはじめよう。