06 - UFMT - Metodologia para criação do escritório de processos

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1. Metodologia para criação do escritório de
   processos e a priorização de demandas: Case
   UFMT
   Nilton Hideki Takagi
   Anne Cristine Betoni Cardoso
   Thais Fernanda Bueno da Silva
   Recife-PE, 30 de maio de 2017
   XI WTICIFES | 2º Encontro de Escritório de Processos
   

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2. Agenda
   • A UFMT e o Escritório de Projetos e Processos (EPP)
   • Metodologia utilizada
   • Resultados, melhorias e lições aprendidas
   

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3.  Quase 5 décadas (1970)
    5 Campus
    Mais de 21 mil alunos
    101 cursos de graduação e 56 de pós
   Cultura Organizacional
   A Universidade Federal de Mato Grosso
   

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4.  Quase 5 décadas (1970)
    5 Campus
    Mais de 21 mil alunos
    101 cursos de graduação e 56 de pós
   Cultura Organizacional
   A Universidade Federal de Mato Grosso
   Vice-reitoria
   Escritórios
   

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5. Stakeholders
   • Expectativas da alta gestão
   • Valor percebido
   • Benefícios esperados
   • Funções desejadas
   Metodologia utilizada - Conceitos
   

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6. 1. Trâmites de Processos
   2. Materialidade – despesas 2016
   3. Indicação dos órgãos de controle
   Metodologia utilizada
   Insumos da Priorização da área
   

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7. 1. Trâmites de Processos / área (últimos 20 meses)
   a) Quantidade de processos
   b) Tempo de atendimento dos processos
   Metodologia utilizada
   Insumos da Priorização da área
   

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8. 1. Trâmites de Processos / área (últimos 20 meses)
   a) Quantidade de processos
   b) Tempo de atendimento dos processos
   Metodologia utilizada
   Abertos Concluídos
   Média
   (Abertos e Concluídos)
   Insumos da Priorização da área
   

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9. 2. Materialidade – Despesas 2016
   a. Área fim do orçamento
   b. Empenhos realizados em 2016 (liquidados e não liquidados inscritos em
   restos a pagar não processados)
   c. Fonte: Siafi Operacional (transação de consulta dos empenhos por
   natureza de despesa)
   d. Não considerado: Empenhos realizados em 2016 para despesas referentes
   ao exercício 2015 (~ 1%)
   Metodologia utilizada
   Insumos da Priorização da área
   

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10. 2. Materialidade – Despesas 2016
    Metodologia utilizada
    Insumos da Priorização da área
    

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11. 3. Recomendações dos Órgãos de Controle
    •Recomendações expedidas pela Controladoria Geral da União (CGU);
    Fonte: Auditoria Interna
    •Recomendações expedidas pela Auditoria Interna da UFMT (2015, 2016 e
    2017);
    Fonte: Auditoria Interna
    •Achados de Auditoria do Tribunal de Contas da União (TCU);
    Fonte: Site do TCU
    •Inquéritos civil instaurado pelo Ministério Público (2015, 2016 e 2017).
    Fonte: Sistema de protocolo da UFMT.
    Metodologia utilizada
    Insumos da Priorização da área
    

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12. 3. Recomendações dos Órgãos de Controle
    Metodologia utilizada
    Insumos da Priorização da área
    

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13. = MP + QP + R$ + (RE*4) + (RI * 2)
    MP - Média do tempo dos processos (%)
    QP - Quantidade de processos físicos (%)
    R$ - Materialidade (%)
    RE - Recomendações Órgão Externos (peso 4)
    RI - Recomendações Auditoria Interna (peso 2)
    Metodologia utilizada
    Racional da priorização da área
    

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14. Unidade Tempo Processos* Qtde de Processos Materialidade
    Órgãos Externos
    (Peso 4)
    Aud Interna
    (Peso 2) TOTAL
    A 6,20% 22,10% 82,39% 1 11 136,69
    B 7,71% 1,95% 6,18% 12 23 109,84
    C 13,35% 2,60% 1,49% 13 6 81,44
    D 8,83% 20,27% 0,48% 5 11 71,58
    E 4,70% 18,82% 9,01% 2 13 66,53
    F 3,57% 6,69% 0,00% 10 4 58,26
    G 10,71% 1,43% 0,29% 6 24,43
    H 4,70% 19,38% 0,00% 24,08
    I 18,61% 0,17% 0,00% 18,78
    J 3,57% 2,43% 0,10% 1 10,1
    L 9,59% 0,30% 0,00% 9,89
    M 5,83% 0,09% 0,03% 5,95
    N 1,69% 3,75% 0,03% 5,47
    O 0,94% 0,02% 0,00% 0,96
    TOTAL 100,00% 100,00% 100,00% 44 74 624
    Qtde Unidades Tempo Processos* Qtde de Processos Materialidade Recomendações
    Top 6 44,36% 72,44% 99,55% 95,06%
    Top 5 40,79% 65,74% 99,55% 80,25%
    Top 4 31,96% 46,93% 90,54% 69,49%
    14
    

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15. 14
    Metodologia utilizada – Distribuição dos Processos por área
    •Base de Processos: Levantamento realizado pela auditoria interna em 2016 com as Pró-reitorias;
    •570 Processos e atividades indicadas agrupadas em 249 processos pelo EPP.
    

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16. Metodologia utilizada – Priorização dos processos
    Oficinascom os
    Processos priorizados
    Base da Priorização:
    • Criticidade (recomendações dos órgãos de controle);
    • Materialidade (empenhos 2016);
    • Relevância (relatório de gestão);
    • Feeling do gestor da área.
    

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17. Resultados, melhorias e lições aprendidas
    - Possibilidade de dedicação em pilotos e na formação da equipe;
    - Transparência com a alta gestão e foco no que foi priorizado;
    - Áreas não priorizadas também capacitadas indiretamente pelas oficinas;
    - Inclusão do “custo” das áreas no racional da priorização;
    - Evolução da forma de capacitação nas oficinas;
    - Reflexão sobre os stakeholders que conhecem o negócio: quem já tem muita
    demanda, “absorve mais” demanda inicial;
    - Como acionar as instâncias superiores sobre as necessidades de alterações
    nas resoluções e normativas;
    - Planejamento estratégico revisado no começo do próximo mês.
    

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18. Obrigado!
    Universidade Federal de Mato Grosso
    Escritório de Projetos e Processos
    www.ufmt.br/epp
    epp@ufmt.br
    65 3313 - 7340
    

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