06 - UFMT - Metodologia para criação do escritório de processos

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1. Metodologia para criação do escritório de processos e a priorização de demandas: Case UFMT Nilton Hideki Takagi Anne Cristine Betoni Cardoso Thais Fernanda Bueno da Silva Recife-PE, 30 de maio de 2017 XI WTICIFES | 2º Encontro de Escritório de Processos
2. Agenda • A UFMT e o Escritório de Projetos e Processos (EPP) • Metodologia utilizada • Resultados, melhorias e lições aprendidas
3.  Quase 5 décadas (1970)  5 Campus  Mais de 21 mil alunos  101 cursos de graduação e 56 de pós Cultura Organizacional A Universidade Federal de Mato Grosso
4.  Quase 5 décadas (1970)  5 Campus  Mais de 21 mil alunos  101 cursos de graduação e 56 de pós Cultura Organizacional A Universidade Federal de Mato Grosso Vice-reitoria Escritórios
5. Stakeholders • Expectativas da alta gestão • Valor percebido • Benefícios esperados • Funções desejadas Metodologia utilizada - Conceitos
6. 1. Trâmites de Processos 2. Materialidade – despesas 2016 3. Indicação dos órgãos de controle Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
7. 1. Trâmites de Processos / área (últimos 20 meses) a) Quantidade de processos b) Tempo de atendimento dos processos Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
8. 1. Trâmites de Processos / área (últimos 20 meses) a) Quantidade de processos b) Tempo de atendimento dos processos Metodologia utilizada Abertos Concluídos Média (Abertos e Concluídos) Insumos da Priorização da área
9. 2. Materialidade – Despesas 2016 a. Área fim do orçamento b. Empenhos realizados em 2016 (liquidados e não liquidados inscritos em restos a pagar não processados) c. Fonte: Siafi Operacional (transação de consulta dos empenhos por natureza de despesa) d. Não considerado: Empenhos realizados em 2016 para despesas referentes ao exercício 2015 (~ 1%) Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
10. 2. Materialidade – Despesas 2016 Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
11. 3. Recomendações dos Órgãos de Controle •Recomendações expedidas pela Controladoria Geral da União (CGU); Fonte: Auditoria Interna •Recomendações expedidas pela Auditoria Interna da UFMT (2015, 2016 e 2017); Fonte: Auditoria Interna •Achados de Auditoria do Tribunal de Contas da União (TCU); Fonte: Site do TCU •Inquéritos civil instaurado pelo Ministério Público (2015, 2016 e 2017). Fonte: Sistema de protocolo da UFMT. Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
12. 3. Recomendações dos Órgãos de Controle Metodologia utilizada Insumos da Priorização da área
13. = MP + QP + R$ + (RE*4) + (RI * 2) MP - Média do tempo dos processos (%) QP - Quantidade de processos físicos (%) R$ - Materialidade (%) RE - Recomendações Órgão Externos (peso 4) RI - Recomendações Auditoria Interna (peso 2) Metodologia utilizada Racional da priorização da área
14. Unidade Tempo Processos* Qtde de Processos Materialidade Órgãos Externos (Peso 4) Aud Interna (Peso 2) TOTAL A 6,20% 22,10% 82,39% 1 11 136,69 B 7,71% 1,95% 6,18% 12 23 109,84 C 13,35% 2,60% 1,49% 13 6 81,44 D 8,83% 20,27% 0,48% 5 11 71,58 E 4,70% 18,82% 9,01% 2 13 66,53 F 3,57% 6,69% 0,00% 10 4 58,26 G 10,71% 1,43% 0,29% 6 24,43 H 4,70% 19,38% 0,00% 24,08 I 18,61% 0,17% 0,00% 18,78 J 3,57% 2,43% 0,10% 1 10,1 L 9,59% 0,30% 0,00% 9,89 M 5,83% 0,09% 0,03% 5,95 N 1,69% 3,75% 0,03% 5,47 O 0,94% 0,02% 0,00% 0,96 TOTAL 100,00% 100,00% 100,00% 44 74 624 Qtde Unidades Tempo Processos* Qtde de Processos Materialidade Recomendações Top 6 44,36% 72,44% 99,55% 95,06% Top 5 40,79% 65,74% 99,55% 80,25% Top 4 31,96% 46,93% 90,54% 69,49% 14
15. 14 Metodologia utilizada – Distribuição dos Processos por área •Base de Processos: Levantamento realizado pela auditoria interna em 2016 com as Pró-reitorias; •570 Processos e atividades indicadas agrupadas em 249 processos pelo EPP.
16. Metodologia utilizada – Priorização dos processos Oficinascom os Processos priorizados Base da Priorização: • Criticidade (recomendações dos órgãos de controle); • Materialidade (empenhos 2016); • Relevância (relatório de gestão); • Feeling do gestor da área.
17. Resultados, melhorias e lições aprendidas - Possibilidade de dedicação em pilotos e na formação da equipe; - Transparência com a alta gestão e foco no que foi priorizado; - Áreas não priorizadas também capacitadas indiretamente pelas oficinas; - Inclusão do “custo” das áreas no racional da priorização; - Evolução da forma de capacitação nas oficinas; - Reflexão sobre os stakeholders que conhecem o negócio: quem já tem muita demanda, “absorve mais” demanda inicial; - Como acionar as instâncias superiores sobre as necessidades de alterações nas resoluções e normativas; - Planejamento estratégico revisado no começo do próximo mês.
18. Obrigado! Universidade Federal de Mato Grosso Escritório de Projetos e Processos www.ufmt.br/epp epp@ufmt.br 65 3313 - 7340