09 - UFAL - Práticas de Gerenciamento de Portfólio Aplicadas à Gestão de Processos

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1. Práticas de Gerenciamento de Portfólio Aplicadas à Gestão de Processos Reinaldo Cabral, Renata Mendes, Bianca Jacintho e Jouber Lessa Universidade Federal de Alagoas Pró-reitoria de Gestão Institucional Coordenadoria de Planejamento e Avaliação Institucional XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
2. Roteiro - Motivação - Contexto da Experiência - Dificuldades e lições aprendidas XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
3. Motivação - Demanda reprimida por melhoria nos processos organizacionais nos diversos níveis - Problemas de natureza histórica, com cultura bastante sedimentada e ambiente muito resistente a mudanças - Limite de pessoal para atuar em projetos de melhoria - Urgência no tratamento de demandas que causam muito impacto na Instituição, especialmente diante das restrições orçamentárias - Portanto, é preciso: - Escolher bem os projetos que deverão ser executados (maior retorno e menor risco) - Ser eficiente na execução e na alocação das pessoas que atuarão nos projetos XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
4. Contexto da Experiência Universidade Federal de Alagoas - Fundada em 1961. Possui 3 campi e unidades de ensino distribuídos em alguns municípios do território alagoano. - Comunidade de 31.021 pessoas, sendo 27.662 alunos (26.079 na graduação e 1.583 na pós-graduação) 3.359 servidores (1.599 docentes e 1.760 técnicos-administrativos), - Nos últimos dez anos, registrou um crescimento de 62,25% em número de alunos, 75,32% em número de docentes e de 25% no quantitativo de técnicos-administrativos - Aumento contínuo da demanda por novos serviços e melhoria dos serviços existentes. XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
5. Contexto da Experiência - Em julho/2016 houve uma iniciativa para formação de uma equipe de trabalho específica para Gestão de Processos e Informação - A equipe definiu seus processos de trabalho, dentre eles os processos de recepção de demandas e de avaliação do portfólio. Processo de Recepção de Demandas XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
6. Matriz de Qualificação das demandas (Risco x Retorno) XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
7. Contexto da Experiência Processo de Avaliação do Portfólio Participação da alta gestão. XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
8. Dificuldades e lições aprendidas - O portfólio tem uma dinâmica própria que pode afetar a qualificação e a priorização das demandas. - a) Os projetos podem ter sua prioridade aumentada a depender do conjunto de ações estratégicas em curso; - b) Mudanças no cenário externo também podem influenciar na avaliação para a priorização das demandas. - c) A caracterização inicial da demanda pode não condizer com a realidade das unidades demandantes no início do projeto - d) Aspectos políticos, como a mudança de gestores, podem impactar no andamento da demanda; - e) A mobilidade de servidores da unidade demandante pode implicar em perda de conhecimento sobre os processos de negócio; - A equipe GPI não se restringe a atuar como um escritório de processos. Ela também é responsável pela gestão da informação institucional. XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
9. Dificuldades e lições aprendidas - A participação da alta gestão na avaliação do portfólio aumenta o envolvimento dos demandantes na execução dos projetos; - Transparência nos procedimentos adotados na GPI minimiza transtornos nas relações com as unidades demandantes. - A cultura do exemplo é um forte argumento para minimizar as resistências às mudanças. XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil
10. Práticas de Gerenciamento de Portfólio Aplicadas à Gestão de Processos Reinaldo Cabral, Renata Mendes, Bianca Jacintho e Jouber Lessa Universidade Federal de Alagoas Pró-reitoria de Gestão Institucional Coordenadoria de Planejamento e Avaliação Institucional XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil