02 - UFRGS - Disseminação do BPM na Cultura Organizacional através das Capacitações

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1. Disseminação do BPM na Cultura Organizacional de uma IFES através

   das Capacitações Isaac da Silva Torres Engenheiro do Escritório de Processos da UFRGS 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 1

2. Princípios do BPM 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos

   2 BPM orienta as organizações no desenvolvimento de princípios e boas práticas para gerenciar recursos, mas não prescreve estruturas de trabalho, metodologias ou ferramentas específicas – ABPMP, 2013 O paradigma da orientação por processo do BPM abrange as dimensões organizacionais, incluindo pessoas, processos e tecnologia, e considera estrategicamente as ligações entre elas e o ambiente de negócios – TORRES, 2015

3. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 3

4. Forma de Atuação PROCESSOS NÃO CRÍTICOS 30/05/2017 II Encontro de

   Escritório de Processos 4 Capacitação Diagramação pelo Usuário Publicação no Portal (padrão) Orientação Validação Integração com demais áreas e processos

5. Disseminar Cultura BPM • Capacitação Objetivos: - Formação de multiplicadores

   Parceria EDUFRGS/PROGESP – Progressão Funcional - Ampliar a documentação dos processos Gestão de conhecimento 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 5

6. Capacitação em Diagramação 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos

   6 Aulas teóricas Elaboração do Projeto Validação Publicação

7. • Aulas presenciais e EAD – 24hrs presenciais e 16hrs

   EAD – Requisitos para aprovação: • 75% de assiduidade • Entrega do Projeto completo Aulas Teóricas 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 7

8. Conteúdo Programático • Aula 1: Conceitos básicos, Visão por processos,

   BPM, BPMn; Introdução ao Bizagi, Notação Básica, Diagramação de um processo; • Aula 2: Exercício de diagramação de um processo; Gestão por processos na UFRGS; Seleção do processo; • Aula 3: Notação Intermediárias, Padrão do Escritório de Processos para diagramação dos processos UFRGS • Aula 4: Elementos avançados do Bizagi; Notação Avançada, Erros Comuns na Diagramação • Aula 5: Elaboração do Projeto 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 8

9. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 9

10. Elaboração do Projeto • Composto por 4 documentos: – Seleção

    do processo; – Caracterização do processo; – Diagramação as is; – Ata de validação; 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 10

11. Seleção do processo 30/05/2017 Processo Impacto no negócio Atraso Falta

    de controle Falta de padronização Total Processo A Processo B Processo C Processo D 5 – Muito Alto 4 - Alto 3 – Médio 2 – Baixo 1 – Muito Baixo Impacto no Negócio – impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex: matrícula x manutenção de veículos). Atraso – diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo / cliente interno. Falta de controle – não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do processo é a desejada). Falta de padronização – não há documentação do processo (não há nada que diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria. II Encontro de Escritório de Processos 11

12. Matrícula Graduação Currículo / Plano de Ensino Conceitos atribuídos Inputs

    Matrícula efetivada Outputs Dono(s) do processo: PROGRAD Enablers Políticas, legislação, normas: Legislação MEC, Resoluções CEPE Guides Aluno • Programação / Oferta de turmas • Alocação dos espaços físicos • Ordenamento • Encomenda de matrícula • Ajuste de Matrícula • Efetivação da matrícula Sistemas de Informação: SISGRAD Áreas Envolvidas: Unidades Acadêmicas; COMGRAD Indicadores / Metas: Nível de ocupação Indicadores do CENSO e TCU Processos Alt. Curricular / Alt. Plano de Ensino Realização das Atividades Acadêmicas Realização das Atividades Acadêmicas 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 12

13. Validação • Após o processo ser diagramado é necessário validar

    o mesmo com todos os atores do processo (sem exceção); • Registrar em ata (assinada por todos os atores do processo); • O EP pode participar da reunião de validação ou intermediar a mesma; Publicação • Gestão do conhecimento – Manual do Processo; – Padrão; • Transparência – Torna público o processo 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 13

14. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 14

15. Metodologia de diagramação – EP/UFRGS 30/05/2017 II Encontro de Escritório

    de Processos 15 Análise Inicial (Diagramação do as is) Análise do Processo atual Modelagem do novo processo (to be) Implantação do novo processo Gerenciamento do Processo Seleção do Processo AS IS Validação MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo automação das certidões negativas e verificação do estado "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc. Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no sistema A (b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico, por tipo de processo A (c) estudar a legalidade do processo eletrônico A Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs Revisão das especificações dos itens com as demandas das UGRs A (a) estudo dos itens que são comuns A (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS M (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento existentes com as UGRs M (b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão M (c) UGRs realizar processo de planejamento M Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Múltiplos Sistemas em cada Processo Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única Requisitar assistência e treinametno do SERPRO A Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, disponibilidade do processo Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.) Compras fracionadas - problemas legais e de custos Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e outras não) Oportunidades de Melhoria (Problemas) Ações Treinamento Gerenciar Desempenho Ações de Melhoria TO BE

16. Capacitação em Diagramação de Processos 30/05/2017 II Encontro de Escritório

    de Processos 16 14 turmas concluídas 212 servidores capacitados 66,51% área administrativa 54% PROPLAN, PROGESP e CPD 28,30% unidades acadêmicas 3,30% inativo 70 processos publicados 7 projetos gerados 3,87% da força de trabalho

17. Capacitação externa – Sensibilização; – Criar ambientes colaborativos entre EPs

    de diversas IFES; Palestra de sensibilização – UFPEL 2016 Rede com IFES 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 17

18. http://www.ufrgs.br/proplan/departamentos/dgi/ep Contato: (51) 3308-3701 isaac.torres@proplan.ufrgs.br 30/05/2017 18 II Encontro de

    Escritório de Processos OBRIGADO