02 - UFRGS - Disseminação do BPM na Cultura Organizacional através das Capacitações

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1. Disseminação do BPM na Cultura
   Organizacional de uma IFES através das
   Capacitações
   Isaac da Silva Torres
   Engenheiro do Escritório de Processos da UFRGS
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 1
   

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2. Princípios do BPM
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 2
   BPM orienta as organizações no desenvolvimento de princípios e boas práticas para
   gerenciar recursos, mas não prescreve estruturas de trabalho, metodologias ou
   ferramentas específicas – ABPMP, 2013
   O paradigma da orientação por processo do BPM abrange as dimensões organizacionais,
   incluindo pessoas, processos e tecnologia, e considera estrategicamente as ligações entre
   elas e o ambiente de negócios – TORRES, 2015
   

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3. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 3
   

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4. Forma de Atuação
   PROCESSOS NÃO CRÍTICOS
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 4
   Capacitação
   Diagramação
   pelo Usuário
   Publicação no
   Portal (padrão)
   Orientação
   Validação
   Integração com demais
   áreas e processos
   

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5. Disseminar Cultura BPM
   • Capacitação
   Objetivos:
   - Formação de multiplicadores
   Parceria EDUFRGS/PROGESP – Progressão Funcional
   - Ampliar a documentação dos processos
   Gestão de conhecimento
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 5
   

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6. Capacitação em Diagramação
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 6
   Aulas
   teóricas
   Elaboração
   do Projeto
   Validação Publicação
   

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7. • Aulas presenciais e EAD
   – 24hrs presenciais e 16hrs EAD
   – Requisitos para aprovação:
   • 75% de assiduidade
   • Entrega do Projeto completo
   Aulas Teóricas
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 7
   

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8. Conteúdo Programático
   • Aula 1: Conceitos básicos, Visão por processos, BPM, BPMn; Introdução
   ao Bizagi, Notação Básica, Diagramação de um processo;
   • Aula 2: Exercício de diagramação de um processo; Gestão por processos
   na UFRGS; Seleção do processo;
   • Aula 3: Notação Intermediárias, Padrão do Escritório de Processos para
   diagramação dos processos UFRGS
   • Aula 4: Elementos avançados do Bizagi; Notação Avançada, Erros
   Comuns na Diagramação
   • Aula 5: Elaboração do Projeto
   30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 8
   

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9. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 9
   

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10. Elaboração do Projeto
    • Composto por 4 documentos:
    – Seleção do processo;
    – Caracterização do processo;
    – Diagramação as is;
    – Ata de validação;
    30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 10
    

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11. Seleção do processo
    30/05/2017
    Processo
    Impacto no
    negócio
    Atraso Falta de controle
    Falta de
    padronização
    Total
    Processo A
    Processo B
    Processo C
    Processo D
    5 – Muito Alto
    4 - Alto
    3 – Médio
    2 – Baixo
    1 – Muito Baixo
    Impacto no Negócio – impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex:
    matrícula x manutenção de veículos).
    Atraso – diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao
    executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo /
    cliente interno.
    Falta de controle – não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios
    de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do
    processo é a desejada).
    Falta de padronização – não há documentação do processo (não há nada que
    diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria.
    II Encontro de Escritório de Processos 11
    

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12. Matrícula Graduação
    Currículo / Plano de
    Ensino
    Conceitos
    atribuídos
    Inputs
    Matrícula
    efetivada
    Outputs
    Dono(s) do processo:
    PROGRAD
    Enablers
    Políticas, legislação, normas:
    Legislação MEC, Resoluções CEPE
    Guides
    Aluno
    • Programação / Oferta de turmas
    • Alocação dos espaços físicos
    • Ordenamento
    • Encomenda de matrícula
    • Ajuste de Matrícula
    • Efetivação da matrícula
    Sistemas de Informação:
    SISGRAD
    Áreas Envolvidas:
    Unidades Acadêmicas;
    COMGRAD
    Indicadores / Metas:
    Nível de ocupação
    Indicadores do CENSO e TCU
    Processos
    Alt. Curricular /
    Alt. Plano de
    Ensino
    Realização
    das
    Atividades
    Acadêmicas
    Realização das
    Atividades
    Acadêmicas
    30/05/2017
    II Encontro de Escritório de Processos 12
    

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13. Validação
    • Após o processo ser diagramado é
    necessário validar o mesmo com todos
    os atores do processo (sem exceção);
    • Registrar em ata (assinada por todos os
    atores do processo);
    • O EP pode participar da reunião de
    validação ou intermediar a mesma;
    Publicação
    • Gestão do conhecimento
    – Manual do Processo;
    – Padrão;
    • Transparência
    – Torna público o processo
    30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 13
    

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14. 30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 14
    

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15. Metodologia de diagramação –
    EP/UFRGS
    30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 15
    Análise Inicial
    (Diagramação
    do as is)
    Análise do
    Processo atual
    Modelagem do
    novo processo
    (to be)
    Implantação do
    novo processo
    Gerenciamento
    do Processo
    Seleção do
    Processo
    AS IS
    Validação
    MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro
    Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade
    (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo
    automação das certidões negativas e verificação do estado
    "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.
    Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no
    sistema
    A
    (b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,
    por tipo de processo
    A
    (c) estudar a legalidade do processo eletrônico A
    Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela
    UGRs
    Revisão das especificações dos itens com as demandas das
    UGRs
    A
    (a) estudo dos itens que são comuns
    A
    (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,
    para gerenciar uma compra, contratação e controle de
    contratos UFRGS
    M
    (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão
    (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento
    existentes com as UGRs M
    (b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão
    M
    (c) UGRs realizar processo de planejamento M
    Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de
    um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)
    planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto
    com o planejamento do orçamento
    Múltiplos Sistemas em cada
    Processo
    Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e
    da UFRGS
    Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal,
    verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma
    única
    Requisitar assistência e treinametno do SERPRO
    A
    Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,
    disponibilidade do processo
    Serviços Comuns (informática,
    manutenção ar condicionado,
    seguro de carros, etc.)
    Compras fracionadas - problemas legais e de custos
    Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs,
    pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e
    outras não)
    Oportunidades de
    Melhoria
    (Problemas)
    Ações
    Treinamento
    Gerenciar Desempenho
    Ações de Melhoria
    TO BE
    

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16. Capacitação em Diagramação de Processos
    30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 16
    14 turmas concluídas
    212 servidores capacitados
    66,51% área administrativa
    54% PROPLAN, PROGESP e CPD
    28,30% unidades acadêmicas
    3,30% inativo
    70 processos publicados
    7 projetos gerados
    3,87% da força de trabalho
    

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17. Capacitação externa
    – Sensibilização;
    – Criar ambientes colaborativos entre EPs de
    diversas IFES;
    Palestra de sensibilização – UFPEL 2016
    Rede com IFES
    30/05/2017 II Encontro de Escritório de Processos 17
    

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18. http://www.ufrgs.br/proplan/departamentos/dgi/ep
    Contato:
    (51) 3308-3701
    isaac.torres@proplan.ufrgs.br
    30/05/2017 18
    II Encontro de Escritório de Processos
    OBRIGADO
    

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