07 - UFRGS - Roteiro para Implantação do BPM

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   Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas

   em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES
2. 2.

   Introdução 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI

   WTICIFES 2 • Business Process Management (BPM) – Modelo de gestão – Abordagem de implantação de longo prazo – Deve ser prática permanente • Objetivo do trabalho – apresentar um roteiro para implantação do BPM a partir da experiência da UFRGS e das lições aprendidas ao longo dos cinco anos de existência do Escritório de Processo
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   Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 3 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo
4. 4.

   Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 4 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo
5. 5.

   Vender a ideia • Orientação estratégica – PDTI 2011-2016: “definição

   de padrões (normas, regras e processos) de procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição” – TCU: “identificação dos processos” 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 5 Objetivo: • convencer a alta gestão de que BPM funciona • identificar sponsors para sua implantação
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   Case de Sucesso: Diplomação (2011) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 6 Antes Depois Procedimento para pegar o Diploma 6 meses depois!!
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   30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

   7 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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   Criação do EP • Março 2012 • Inciativa (sponsors) –

   CPD, PROGESP e PROPLAN • Perfil da Equipe – Engenheiros de Produção • Local – PROPLAN (BPM) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 8
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   9 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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    Metodologia e Ferramentas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos

    / XI WTICIFES 10 Método de trabalho do EP Método de trabalho do EP/CPD
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    Principais Projetos • Aquisição de Bens e Serviços • Gestão

    de Contratos • Interações Acadêmicas • Gestão de Pessoas • Ingresso Calouros • Agendamento de Veículos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 11
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    30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    12 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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    Disseminar Cultura BPM • Capacitação – Formação de multiplicadores •

    Ampliar a documentação dos processos – Gestão de conhecimento 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 13
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    14 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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    Rede com IFES • Objetivo – Troca de experiências e

    boas práticas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 15 Encontro dos Escritórios de Processos das Universidades Federais
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    16 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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    Arquitetura de Processos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos

    / XI WTICIFES 17 Nível 1 Nível 2
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    18 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
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    Indicadores, Donos de Processo e Portal 30/05/2017 II Encontro dos

    Escritórios de Processos / XI WTICIFES 19 Macroprocesso: 1. Processo: 1.1 (selecionar um ou deixar geral do macro) Ação Processos Indicadores Responsável Escopo Prazo Resultado Esperado Resultado alcançado Status nome da ação vincular a n processos vincular a n indicadores (opcional) Indicador 1 Indicador 2 Ações/Projetos de Melhoria Portal de Processos (Indicadores / Repositório de Processos) Grupo de Gestão de Processos e Sistemas
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    20 Vender a Ideia Criar o EP Estabelecer Métodos Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Capacitação do EP Roteiro para Implantação do BPM
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    Conclusão • Implantação do BPM – mudança cultural – gradual,

    conforme a maturidade da organização evolui • A implantação não acaba neste roteiro – Ex: governança e auditoria de processos • Qualquer iniciativa de implantação do BPM deve considerar o contexto e a cultura da organização 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 21
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    Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas

    em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira escritorioprocessos@ufrgs.br II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES