07 - UFRGS - Roteiro para Implantação do BPM

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1. Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas

   em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES

2. Introdução 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI

   WTICIFES 2 • Business Process Management (BPM) – Modelo de gestão – Abordagem de implantação de longo prazo – Deve ser prática permanente • Objetivo do trabalho – apresentar um roteiro para implantação do BPM a partir da experiência da UFRGS e das lições aprendidas ao longo dos cinco anos de existência do Escritório de Processo

3. Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 3 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo

4. Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 4 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo

5. Vender a ideia • Orientação estratégica – PDTI 2011-2016: “definição

   de padrões (normas, regras e processos) de procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição” – TCU: “identificação dos processos” 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 5 Objetivo: • convencer a alta gestão de que BPM funciona • identificar sponsors para sua implantação

6. Case de Sucesso: Diplomação (2011) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios

   de Processos / XI WTICIFES 6 Antes Depois Procedimento para pegar o Diploma 6 meses depois!!

7. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

   7 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

8. Criação do EP • Março 2012 • Inciativa (sponsors) –

   CPD, PROGESP e PROPLAN • Perfil da Equipe – Engenheiros de Produção • Local – PROPLAN (BPM) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 8

9. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

   9 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

10. Metodologia e Ferramentas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos

    / XI WTICIFES 10 Método de trabalho do EP Método de trabalho do EP/CPD

11. Principais Projetos • Aquisição de Bens e Serviços • Gestão

    de Contratos • Interações Acadêmicas • Gestão de Pessoas • Ingresso Calouros • Agendamento de Veículos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 11

12. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    12 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

13. Disseminar Cultura BPM • Capacitação – Formação de multiplicadores •

    Ampliar a documentação dos processos – Gestão de conhecimento 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 13

14. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    14 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

15. Rede com IFES • Objetivo – Troca de experiências e

    boas práticas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 15 Encontro dos Escritórios de Processos das Universidades Federais

16. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    16 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

17. Arquitetura de Processos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos

    / XI WTICIFES 17 Nível 1 Nível 2

18. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    18 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM

19. Indicadores, Donos de Processo e Portal 30/05/2017 II Encontro dos

    Escritórios de Processos / XI WTICIFES 19 Macroprocesso: 1. Processo: 1.1 (selecionar um ou deixar geral do macro) Ação Processos Indicadores Responsável Escopo Prazo Resultado Esperado Resultado alcançado Status nome da ação vincular a n processos vincular a n indicadores (opcional) Indicador 1 Indicador 2 Ações/Projetos de Melhoria Portal de Processos (Indicadores / Repositório de Processos) Grupo de Gestão de Processos e Sistemas

20. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES

    20 Vender a Ideia Criar o EP Estabelecer Métodos Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Capacitação do EP Roteiro para Implantação do BPM

21. Conclusão • Implantação do BPM – mudança cultural – gradual,

    conforme a maturidade da organização evolui • A implantação não acaba neste roteiro – Ex: governança e auditoria de processos • Qualquer iniciativa de implantação do BPM deve considerar o contexto e a cultura da organização 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 21

22. Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas

    em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira escritorioprocessos@ufrgs.br II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES