07 - UFRGS - Roteiro para Implantação do BPM

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1. Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES
2. Introdução 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 2 • Business Process Management (BPM) – Modelo de gestão – Abordagem de implantação de longo prazo – Deve ser prática permanente • Objetivo do trabalho – apresentar um roteiro para implantação do BPM a partir da experiência da UFRGS e das lições aprendidas ao longo dos cinco anos de existência do Escritório de Processo
3. Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 3 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo
4. Roteiro para Implantação do BPM 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 4 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo
5. Vender a ideia • Orientação estratégica – PDTI 2011-2016: “definição de padrões (normas, regras e processos) de procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição” – TCU: “identificação dos processos” 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 5 Objetivo: • convencer a alta gestão de que BPM funciona • identificar sponsors para sua implantação
6. Case de Sucesso: Diplomação (2011) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 6 Antes Depois Procedimento para pegar o Diploma 6 meses depois!!
7. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 7 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
8. Criação do EP • Março 2012 • Inciativa (sponsors) – CPD, PROGESP e PROPLAN • Perfil da Equipe – Engenheiros de Produção • Local – PROPLAN (BPM) 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 8
9. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 9 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
10. Metodologia e Ferramentas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 10 Método de trabalho do EP Método de trabalho do EP/CPD
11. Principais Projetos • Aquisição de Bens e Serviços • Gestão de Contratos • Interações Acadêmicas • Gestão de Pessoas • Ingresso Calouros • Agendamento de Veículos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 11
12. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 12 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
13. Disseminar Cultura BPM • Capacitação – Formação de multiplicadores • Ampliar a documentação dos processos – Gestão de conhecimento 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 13
14. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 14 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
15. Rede com IFES • Objetivo – Troca de experiências e boas práticas 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 15 Encontro dos Escritórios de Processos das Universidades Federais
16. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 16 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
17. Arquitetura de Processos 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 17 Nível 1 Nível 2
18. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 18 Vender a Ideia Criar o EP Metodologia e Ferramentas Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Roteiro para Implantação do BPM
19. Indicadores, Donos de Processo e Portal 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 19 Macroprocesso: 1. Processo: 1.1 (selecionar um ou deixar geral do macro) Ação Processos Indicadores Responsável Escopo Prazo Resultado Esperado Resultado alcançado Status nome da ação vincular a n processos vincular a n indicadores (opcional) Indicador 1 Indicador 2 Ações/Projetos de Melhoria Portal de Processos (Indicadores / Repositório de Processos) Grupo de Gestão de Processos e Sistemas
20. 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 20 Vender a Ideia Criar o EP Estabelecer Métodos Disseminar Cultura BPM Rede com IFES Construir a Arquitetura de Processos Indicadores Portal de Processos Donos de Processo Capacitação do EP Roteiro para Implantação do BPM
21. Conclusão • Implantação do BPM – mudança cultural – gradual, conforme a maturidade da organização evolui • A implantação não acaba neste roteiro – Ex: governança e auditoria de processos • Qualquer iniciativa de implantação do BPM deve considerar o contexto e a cultura da organização 30/05/2017 II Encontro dos Escritórios de Processos / XI WTICIFES 21
22. Roteiro para Implantação do BPM em uma IFES: lições aprendidas em cinco anos de Escritório de Processos Gabriela Musse Branco, Isaac da Silva Torres, João Francisco Vieira escritorioprocessos@ufrgs.br II Encontro dos Escritórios de Processos XI WTICIFES