05 - UFJF - A Trajetória do Surgimento da Área de Processos

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1. A Trajetória do Surgimento da Área de
   Processos:
   o estudo da implantação do Escritório de Processos em
   uma Instituição Federal de Ensino Superior
   Fábio Silva de Figueiredo
   Rafael Gurgel valente Papa
   Alcimar Honório
   

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3. DEMANDAS ESTRATÉGICS
   PROPLAN
   

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4. DEMANDAS ESTRATÉGICS
   PROPLAN
   

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5. Resultados Institucionais da Equipe
   

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6. Diagnóstico
   

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7. Diagnóstico
   

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8. Diagnóstico
   

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9. Diagnóstico
   

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10. i
    i
    Diagnóstico
    

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11. Controle de
    chaves
    Almoxarifado
    Serviços
    internos
    Garagem
    Diárias e
    passagens
    Funcionários
    da limpeza
    Biblioteca
    Gestão de
    Patrimônio
    Qualidade de
    atendimento
    Cantina
    RH
    Estrutura
    Física
    SIGA
    Segurança
    Estacionamento
    Requisição de
    Material Permanente
    Demandas
    Administrativas
    Levantadas
    

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12. 74%
    26%
    Gestão de TI
    Insatisfeito
    Satisfeito
    74%
    26%
    Requisição Mat. Permanente
    Insatisfeito
    Satisfeito
    89%
    11%
    Gestão do Patrimônio
    Insatisfeito
    Satisfeito
    SIGA
    •Falta de
    padronização;
    •Processo
    lento; •Bens
    Ociosos/inservíveis
    

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13. Seleção dos Processos para os Projetos-piloto do
    Escritório de Processos
    SRP Patrimônio SIGA
    “OLX” UFJF Automatização
    

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14. “OLX”
    Automatização
    SRP
    • Processo implantado;
    •Sucesso absoluto!
    •Ferramentas de Gestão de Processo
    • Projeto de fácil implementação;
    •Grande impacto!
    •Maior eficiência no uso de recursos.
    • Redução de retrabalhos;
    •Grande impacto!
    •Maior eficiência no uso da TI.
    

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15. Estratégia de Implantação do Escritório de Processos
    Definição dos Projetos-piloto
    Sensibilização da alta gestão
    Ações de Benchmarking
    Capacitação da Equipe
    Estruturação física do Escritório
    Formalização
    Implementação dos projetos-piloto
    Elaboração do MGOP
    Apresentação de resultados
    

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16. Modelo de Governança de Processos
    Objetivos
    Cadeia de valor da Organização
    Fundamentos do Modelo
    O Processo de Mapeamento
    Principais participantes
    Ciclos de Maturidade em Processos
    

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17. • Permite a compreensão do
    fluxo de agregação de valor ao
    cliente final;
    •Orienta as ações da Gestão
    por Processos;
    •Divulgar as regras de negócio
    da organização;
    •Permitir visualizar a estratégia
    da organização;
    •Disponibilizar uma visão
    completa fluxo de trabalho na e
    das relações entre os
    processos;
    •Promover a evolução do
    desempenho dos processos na
    organização.
    

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18. Processo de Mapeamento e Modelagem de Processos
    

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19. 01/2016 a 01/2017
    - Ações de benchmarking em BPM
    -Capacitação da equipe do Escritório
    de Processos em BPM;
    - Elaboração do Modelo de Governança
    de Processos;
    - Estruturação do EP;
    - Modelagem e Análise dos processos
    prioritários da PROPLAN (Projetos-
    piloto)
    02/2017 a 07/2018
    - Capacitação dos gestores de processos em BPM;
    - Ampliação do escopo de atuação do Escritório de
    Processos;
    - Gestão do portfólio de processos;
    - Implementação do Comitê de Integração;
    - Ações para fomentar a cultura BPM na UFJF;
    - Ações de treinamento em BPM na UFJF.
    1º
    2º
    3º
    1 ano
    1,5 ano
    1,5 ano
    08/2018 a 01/2020
    - Utilização de ferramentas de gestão integrada de processos
    - Gestão do dia-a-dia e dos riscos dos processos (de pessoas, de
    processos e de tecnologia)
    - Gestão de desempenho / painel de indicadores corporativos
    - Ampliação do Escritório e Integração do portfólio de processos
    - Implantação da agenda de melhoria contínua de processos e
    ciclos de revisão (de forma permanente e por tempo
    indeterminado)
    

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21. • Gestão por Processos plenamente
    implantada na UFJF (!)
    • 25 Processos Modelados;
    • 02 Processos automatizados;
    • 02 Processos em implementação
    (automatização);
    • Crescimento constante da
    conscientização de Técnicos e
    Docentes;
    • Gestão do Conhecimento
    Organizacional;
    • Implantação do SEI;
    •Gestão por Competências e
    dimensionamento.
    Resultados Alcançados
    

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22. Lições Aprendidas
    • NÃO É SIMPLES.
    • NÃO É FÁCIL.
    • EXIGE TEMPO.
    • EXIGE PACIÊNCIA.
    • EXIGE CONHECIMENTO.
    • EXIGE PARCERIA.
    • EXIGE HUMILDADE.
    • EXIGE CRIATIVIDADE.
    • EXIGE DEDICAÇÃO.
    • EXIGE ORIENTAÇÃO PARA
    RESULTADOS.
    • E EXIGE CONHECIMENTO DO QUE
    REALMENTE SE PODE MUDAR.
    1 ano e dois
    meses de
    implementação do
    Escritório de
    Processos;
    1 ano e três
    meses de
    planejamento
    

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23. Lições Aprendidas
    1. Nunca... Nunca desista!!
    2. Obtenha apoio da alta gestão;
    3. Tudo parte de um bom
    planejamento;
    4. Siga seu planejamento;
    5. Seja realista em seus objetivos;
    6. Seja flexível somente quando a
    situação realmente exigir!!
    7. Selecione bem sua equipe;
    8. Crie estratégias de
    convencimento;
    9. Seja resiliente;
    10.Esteja preparado para mudar.
    1 ano e dois
    meses de
    implementação do
    Escritório de
    Processos;
    1 ano e três
    meses de
    planejamento
    

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24. escritoriodeprocessos@ufjf.edu.br
    www.ufjf.br/escritoriodeprocessos
    

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