05 - UFJF - A Trajetória do Surgimento da Área de Processos

05 - UFJF - A Trajetória do Surgimento da Área de Processos

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WTICIFES 2017 Recife

June 16, 2017
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Transcript

  1. A Trajetória do Surgimento da Área de Processos: o estudo

    da implantação do Escritório de Processos em uma Instituição Federal de Ensino Superior Fábio Silva de Figueiredo Rafael Gurgel valente Papa Alcimar Honório
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  3. DEMANDAS ESTRATÉGICS PROPLAN

  4. DEMANDAS ESTRATÉGICS PROPLAN

  5. Resultados Institucionais da Equipe

  6. Diagnóstico

  7. Diagnóstico

  8. Diagnóstico

  9. Diagnóstico

  10. i i Diagnóstico

  11. Controle de chaves Almoxarifado Serviços internos Garagem Diárias e passagens

    Funcionários da limpeza Biblioteca Gestão de Patrimônio Qualidade de atendimento Cantina RH Estrutura Física SIGA Segurança Estacionamento Requisição de Material Permanente Demandas Administrativas Levantadas
  12. 74% 26% Gestão de TI Insatisfeito Satisfeito 74% 26% Requisição

    Mat. Permanente Insatisfeito Satisfeito 89% 11% Gestão do Patrimônio Insatisfeito Satisfeito SIGA •Falta de padronização; •Processo lento; •Bens Ociosos/inservíveis
  13. Seleção dos Processos para os Projetos-piloto do Escritório de Processos

    SRP Patrimônio SIGA “OLX” UFJF Automatização
  14. “OLX” Automatização SRP • Processo implantado; •Sucesso absoluto! •Ferramentas de

    Gestão de Processo • Projeto de fácil implementação; •Grande impacto! •Maior eficiência no uso de recursos. • Redução de retrabalhos; •Grande impacto! •Maior eficiência no uso da TI.
  15. Estratégia de Implantação do Escritório de Processos Definição dos Projetos-piloto

    Sensibilização da alta gestão Ações de Benchmarking Capacitação da Equipe Estruturação física do Escritório Formalização Implementação dos projetos-piloto Elaboração do MGOP Apresentação de resultados
  16. Modelo de Governança de Processos Objetivos Cadeia de valor da

    Organização Fundamentos do Modelo O Processo de Mapeamento Principais participantes Ciclos de Maturidade em Processos
  17. • Permite a compreensão do fluxo de agregação de valor

    ao cliente final; •Orienta as ações da Gestão por Processos; •Divulgar as regras de negócio da organização; •Permitir visualizar a estratégia da organização; •Disponibilizar uma visão completa fluxo de trabalho na e das relações entre os processos; •Promover a evolução do desempenho dos processos na organização.
  18. Processo de Mapeamento e Modelagem de Processos

  19. 01/2016 a 01/2017 - Ações de benchmarking em BPM -Capacitação

    da equipe do Escritório de Processos em BPM; - Elaboração do Modelo de Governança de Processos; - Estruturação do EP; - Modelagem e Análise dos processos prioritários da PROPLAN (Projetos- piloto) 02/2017 a 07/2018 - Capacitação dos gestores de processos em BPM; - Ampliação do escopo de atuação do Escritório de Processos; - Gestão do portfólio de processos; - Implementação do Comitê de Integração; - Ações para fomentar a cultura BPM na UFJF; - Ações de treinamento em BPM na UFJF. 1º 2º 3º 1 ano 1,5 ano 1,5 ano 08/2018 a 01/2020 - Utilização de ferramentas de gestão integrada de processos - Gestão do dia-a-dia e dos riscos dos processos (de pessoas, de processos e de tecnologia) - Gestão de desempenho / painel de indicadores corporativos - Ampliação do Escritório e Integração do portfólio de processos - Implantação da agenda de melhoria contínua de processos e ciclos de revisão (de forma permanente e por tempo indeterminado)
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  21. • Gestão por Processos plenamente implantada na UFJF (!) •

    25 Processos Modelados; • 02 Processos automatizados; • 02 Processos em implementação (automatização); • Crescimento constante da conscientização de Técnicos e Docentes; • Gestão do Conhecimento Organizacional; • Implantação do SEI; •Gestão por Competências e dimensionamento. Resultados Alcançados
  22. Lições Aprendidas • NÃO É SIMPLES. • NÃO É FÁCIL.

    • EXIGE TEMPO. • EXIGE PACIÊNCIA. • EXIGE CONHECIMENTO. • EXIGE PARCERIA. • EXIGE HUMILDADE. • EXIGE CRIATIVIDADE. • EXIGE DEDICAÇÃO. • EXIGE ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS. • E EXIGE CONHECIMENTO DO QUE REALMENTE SE PODE MUDAR. 1 ano e dois meses de implementação do Escritório de Processos; 1 ano e três meses de planejamento
  23. Lições Aprendidas 1. Nunca... Nunca desista!! 2. Obtenha apoio da

    alta gestão; 3. Tudo parte de um bom planejamento; 4. Siga seu planejamento; 5. Seja realista em seus objetivos; 6. Seja flexível somente quando a situação realmente exigir!! 7. Selecione bem sua equipe; 8. Crie estratégias de convencimento; 9. Seja resiliente; 10.Esteja preparado para mudar. 1 ano e dois meses de implementação do Escritório de Processos; 1 ano e três meses de planejamento
  24. escritoriodeprocessos@ufjf.edu.br www.ufjf.br/escritoriodeprocessos