05 - UFJF - A Trajetória do Surgimento da Área de Processos

Transcript

1. A Trajetória do Surgimento da Área de Processos: o estudo da implantação do Escritório de Processos em uma Instituição Federal de Ensino Superior Fábio Silva de Figueiredo Rafael Gurgel valente Papa Alcimar Honório
3. DEMANDAS ESTRATÉGICS PROPLAN
4. DEMANDAS ESTRATÉGICS PROPLAN
5. Resultados Institucionais da Equipe
6. Diagnóstico
7. Diagnóstico
8. Diagnóstico
9. Diagnóstico
10. i i Diagnóstico
11. Controle de chaves Almoxarifado Serviços internos Garagem Diárias e passagens Funcionários da limpeza Biblioteca Gestão de Patrimônio Qualidade de atendimento Cantina RH Estrutura Física SIGA Segurança Estacionamento Requisição de Material Permanente Demandas Administrativas Levantadas
12. 74% 26% Gestão de TI Insatisfeito Satisfeito 74% 26% Requisição Mat. Permanente Insatisfeito Satisfeito 89% 11% Gestão do Patrimônio Insatisfeito Satisfeito SIGA •Falta de padronização; •Processo lento; •Bens Ociosos/inservíveis
13. Seleção dos Processos para os Projetos-piloto do Escritório de Processos SRP Patrimônio SIGA “OLX” UFJF Automatização
14. “OLX” Automatização SRP • Processo implantado; •Sucesso absoluto! •Ferramentas de Gestão de Processo • Projeto de fácil implementação; •Grande impacto! •Maior eficiência no uso de recursos. • Redução de retrabalhos; •Grande impacto! •Maior eficiência no uso da TI.
15. Estratégia de Implantação do Escritório de Processos Definição dos Projetos-piloto Sensibilização da alta gestão Ações de Benchmarking Capacitação da Equipe Estruturação física do Escritório Formalização Implementação dos projetos-piloto Elaboração do MGOP Apresentação de resultados
16. Modelo de Governança de Processos Objetivos Cadeia de valor da Organização Fundamentos do Modelo O Processo de Mapeamento Principais participantes Ciclos de Maturidade em Processos
17. • Permite a compreensão do fluxo de agregação de valor ao cliente final; •Orienta as ações da Gestão por Processos; •Divulgar as regras de negócio da organização; •Permitir visualizar a estratégia da organização; •Disponibilizar uma visão completa fluxo de trabalho na e das relações entre os processos; •Promover a evolução do desempenho dos processos na organização.
18. Processo de Mapeamento e Modelagem de Processos
19. 01/2016 a 01/2017 - Ações de benchmarking em BPM -Capacitação da equipe do Escritório de Processos em BPM; - Elaboração do Modelo de Governança de Processos; - Estruturação do EP; - Modelagem e Análise dos processos prioritários da PROPLAN (Projetos- piloto) 02/2017 a 07/2018 - Capacitação dos gestores de processos em BPM; - Ampliação do escopo de atuação do Escritório de Processos; - Gestão do portfólio de processos; - Implementação do Comitê de Integração; - Ações para fomentar a cultura BPM na UFJF; - Ações de treinamento em BPM na UFJF. 1º 2º 3º 1 ano 1,5 ano 1,5 ano 08/2018 a 01/2020 - Utilização de ferramentas de gestão integrada de processos - Gestão do dia-a-dia e dos riscos dos processos (de pessoas, de processos e de tecnologia) - Gestão de desempenho / painel de indicadores corporativos - Ampliação do Escritório e Integração do portfólio de processos - Implantação da agenda de melhoria contínua de processos e ciclos de revisão (de forma permanente e por tempo indeterminado)
21. • Gestão por Processos plenamente implantada na UFJF (!) • 25 Processos Modelados; • 02 Processos automatizados; • 02 Processos em implementação (automatização); • Crescimento constante da conscientização de Técnicos e Docentes; • Gestão do Conhecimento Organizacional; • Implantação do SEI; •Gestão por Competências e dimensionamento. Resultados Alcançados
22. Lições Aprendidas • NÃO É SIMPLES. • NÃO É FÁCIL. • EXIGE TEMPO. • EXIGE PACIÊNCIA. • EXIGE CONHECIMENTO. • EXIGE PARCERIA. • EXIGE HUMILDADE. • EXIGE CRIATIVIDADE. • EXIGE DEDICAÇÃO. • EXIGE ORIENTAÇÃO PARA RESULTADOS. • E EXIGE CONHECIMENTO DO QUE REALMENTE SE PODE MUDAR. 1 ano e dois meses de implementação do Escritório de Processos; 1 ano e três meses de planejamento
23. Lições Aprendidas 1. Nunca... Nunca desista!! 2. Obtenha apoio da alta gestão; 3. Tudo parte de um bom planejamento; 4. Siga seu planejamento; 5. Seja realista em seus objetivos; 6. Seja flexível somente quando a situação realmente exigir!! 7. Selecione bem sua equipe; 8. Crie estratégias de convencimento; 9. Seja resiliente; 10.Esteja preparado para mudar. 1 ano e dois meses de implementação do Escritório de Processos; 1 ano e três meses de planejamento
24. escritoriodeprocessos@ufjf.edu.br www.ufjf.br/escritoriodeprocessos