Atelier d'introduction aux OKR d'équipe - "Bienvenue à Springfield !"

Atelier présenté lors de la conférence Agile Tour Toulouse 2021.

Nous vous proposons une découverte et une mise en pratique ludique de cette approche qui permet d'aligner des équipes sur des objectifs communs, au service de la stratégie d'une organisation. Nous aborderons aussi à cette occasion les principes fondamentaux du management par l'impact.

Après une présentation rapide des concepts vous serez amenés à vous familiariser avec la création d'OKR d'équipe via un cas pratique. Vous pourrez expérimenter l'utilisation de ces OKR dans le quotidien mouvementé d'une équipe chargée d'une mission à forts enjeux !

Cet atelier a été conçu dans le cadre de la mise en oeuvre de l'approche OKR au niveau organisation. Il est issu de plus de 2 ans d'accompagnement d'organisations vers l'adoption des OKR dans différents contextes.

Transcript

1. Bienvenue à Springfield ! Atelier d’introduction aux OKR Octobre 2021 PSTOYREVIEWS
2. • Coaching d’équipe, d’organisation / agilité à l’échelle et coaching OKR • Ancienne développeuse, responsable d’équipe, chef de projet et directrice de projets informatiques • Agiliste depuis 2008 (Scrum Master, PO et coach) • Participation au développement de la simulation d’apprentissage • Conférencière agile depuis 2012 • Organisation de conférences agiles depuis 2012 linkedin.com/in/agabrillagues Anne Gabrillagues @agabrillagues
3. • Coaching d’équipe, agilité à l’échelle (mais pas SAFe) • Passionné de facilitation dans tous les sens • Ancien Product Owner • Agiliste depuis 2010 (Scrum Master, Product Owner puis Coach) • Même pas là pour cette conférence, mais vous allez voir : Anne est géniale ^^ https://www.linkedin.com/in/yohan-bo uffandeau-90976052/ Yohan Bouffandeau @YohanAvecUnN
4. Pour bien commencer ...
5. Tour de table des attentes Que voudriez-vous savoir / avoir compris à la fin de cet atelier ? Comment qualifieriez-vous votre niveau de connaissance de l’approche OKR ? 5 minutes
6. Les OKR : pour garder le cap
7. Un monde incertain et changeant
8. 8 achieve
9. Une difficulté majeure C’est d’arriver à rester focalisé sur l’essentiel, sur l’objectif à terme. Et donc sur les travaux à mener afin d’atteindre cet objectif ou du moins de s’en rapprocher du mieux possible. Et ce malgré les urgences du quotidien, les sollicitations diverses et variées, les nouveaux sujets prioritaires, etc.
10. Le premier principe concerne la façon de motiver les gens pour les amener à faire de leur mieux. Le second concerne la façon de mesurer de manière significative les progrès. Marty Cagan Extrait de la préface de Radical Focus par Christina Wodkte Deux principes fondamentaux
11. L’approche OKR : un système en 3 parties 1. Fixez-vous des objectifs inspirants et mesurables. 2. Assurez-vous que votre équipe et vous-même progressez toujours vers l'état final souhaité, quelles que soient les perturbations rencontrées. 3. Définissez une cadence, qui garantit que l’équipe se recentre régulièrement de ce qu'elle essaie d'accomplir et fait régulièrement une analyse critique de ses actions et des résultats obtenus.
12. Définition(s) OKR est un acronyme composé de 2 parties indissociables : • Objectif ambitieux : indique la direction vers laquelle on souhaite progresser • Key Results : indicateurs assortis de la valeur cible permettant de vérifier que vous êtes sur la bonne trajectoire pour atteindre l’objectif
13. Un objectif mesurable Chaque objectif devrait être associé à un ensemble de 2 à 5 résultats clefs. Vous devez pouvoir calculer régulièrement ces indicateurs et vous devez savoir les analyser. “If it does not have a number it is not a Key Result” Marissa Mayer - ancienne VP de Google
14. Un OKR de qualité • vous incite à sortir de votre zone de confort • vous incite à viser des cibles que vous pensez ne pas pouvoir atteindre (du moins pas tout de suite) • vous conduit à réussir des choses que vous ne pouviez pas faire auparavant • doit être dur à atteindre, mais pas au point de vous démotiver ou de vous pousser trop au delà de vos limites
15. Exemple d’OKR Objectif que nous souhaitons atteindre : • O : Lancer avec succès notre nouveau service L’atteinte de l’objectif sera validée par les résultats suivants : • KR1 : 25 commentaires positifs sur les stores applicatifs à la fin du 1er jour • KR2 : 10 mentions sur des blogs professionnels non sponsorisés publiées avant la date du lancement • KR3 : 1000 utilisateurs enregistrés en 1 semaine • KR4 : 25% des utilisateurs enregistrés utilisent encore l’application dans le mois qui suit leur inscription
16. Place à l’atelier !
17. Le contexte Diamond Joseph "Joe" Quimby vient d'être réélu à la Mairie de Springfield sur une promesse de campagne forte (et passablement débile de l'avis de Lisa Simpson) : réduire le budget d’entretien des espaces verts de Springfield en remplaçant les arbres de la ville par des arbres en plastique ! Pour faire comme Mapple (l'entreprise qui fabrique les MyPod, les MyPhones et les MyPads), il a décidé de mettre en place des OKR pour réaliser son grand projet !
18. Les OKR du Maire Quimby Déraciner 100% des arbres naturels d’ici 1 an Remplacer tous les arbres par des arbres en plastique Obtenir le label Ville Fleurie Emmener Miss Springfield en vacances aux Bahamas "Planter" 700 arbres en plastique Les réunions à la mairie sur le sujet des arbres en plastique sont suivies par 50% des citoyens Au moins 4 actions sont mises en place sur l'année à destination des touristes Au moins 8 types d'arbre différents sont présents dans la ville Pas plus de 20 arbres avec les mauvaises fleurs sur toute l'année “Financer” au moins 25% du budget prévu pour payer le voyage via la Mairie Occuper Mme Quimby au moins deux semaines en février
19. Votre rôle Répartissez-vous en 3 équipes, chacun incarnant un service différent : • Le Service Communication, qui a la lourde tâche de gérer à la fois Miss Springfield (la maîtresse du maire), gentille mais, enfin vous voyez quoi... et la communication un peu défaillante (en grande partie à cause de la corruption) du Maire et de ses projets ... • La Police de Springfield : l'incroyablement incompétent Chef Wiggum en est le chef et ce ne sera pas évident de réussir à accoucher d'OKR Tactiques avec lui • Le Service Scolaire, dirigé par l'Inspecteur Chalmers (qui hurle régulièrement sur le principal Skinner) et qui se demande bien ce que l'école a à faire là dedans !
20. Première étape : définir vos OKR d’équipe Chaque équipe est invitée à définir ses propres OKR en s’ancrant sur les OKR du Maire et en tenant compte des éléments suivants : • vos OKR sont liés à vos spécialités et votre domaine de compétence • les OKR des équipes sont tactiques : ils sont beaucoup plus opérationnels et s’inscrivent dans une durée plus courte que ceux du Maire (typiquement le trimestre) • vos OKR doivent représenter les challenges que vous vous proposez de relever, et permettent de communiquer vos ambitions concernant notamment vos contributions aux objectifs partagés par le Maire
21. Quelques idées d’objectifs tactiques Objectifs tactiques du Service Espaces Verts : • Etiqueter tous les arbres naturels • Choisir un fournisseur d'arbres en plastique. • Arrêter d'entretenir les arbres naturels • Soudoyer le comité de sélection "Ville fleurie" Objectifs tactiques du Service Informatique : • Mise à disposition d’un jeu vidéo sur le thème du remplacement des arbres. • Publication d’une application mobile pour collecter les QR code des arbres déjà remplacés. • Lancement d'une crypto monnaie "SpringCoin", chaque arbre rapporté donne droit à 1 SpringCoin.
22. Tableau de suivi d’une équipe OKR 1 OKR 2 OKR 3 KR1 en pourcentage KR3 en pourcentage KR2 en pourcentage KR1 en pourcentage KR3 en pourcentage KR2 en pourcentage KR1 en pourcentage KR3 en pourcentage KR2 en pourcentage Objectif que l’équipe se fixe, en relation avec les OKR du Maire Key Results permettant de suivre la progression vers l’objectif Simplification des modalités de calcul proposée : +10% ⇒ 110 -5% ⇒ 95
23. 1ere étape : définissez vos objectifs d’équipe Chaque service est maintenant invité à définir ses objectifs pour les 3 prochains mois : • idéalement au moins 1 objectif en lien avec chacun des OKR du Maire • 3 objectifs différents au maximum • pensez impact et non moyen ou projet • essayez d’utiliser une formulation inspirante, qui donne envie 10 minutes
24. Rappel : les OKR du Maire Quimby Déraciner 100% des arbres naturels d’ici 1 an Remplacer tous les arbres par des arbres en plastique Obtenir le label Ville Fleurie Emmener Miss Springfield en vacances aux Bahamas "Planter" 700 arbres en plastique Les réunions à la mairie sur le sujet des arbres en plastique sont suivies par 50% des citoyens Au moins 4 actions sont mises en place sur l'année à destination des touristes Au moins 8 types d'arbre différents sont présents dans la ville Pas plus de 20 arbres avec les mauvaises fleurs sur toute l'année “Financer” au moins 25% du budget prévu pour payer le voyage via la Mairie Occuper Mme Quimby au moins deux semaines en février
25. 2nde étape : identifiez vos Key Results Maintenant que vous avez vos objectifs, identifiez les Key Results associés : • chaque OKR comporte entre 2 et 3 Key Results • pensez encore une fois impact ! • les indicateurs doivent être calculables fréquemment et analysables par l’ équipe 10 minutes
26. Vos premiers OKR - debrief Par table partagez vos OKR entre services : • sont ils alignés avec les OKR du Maire ? • sont-ils cohérents avec la mission et le périmètre de responsabilité du service ? 10 minutes
27. 3eme étape : les OKR au quotidien Nous allons maintenant simuler le suivi des OKR sur un trimestre : • 10 minutes par trimestre • Chaque période entre 2 points de suivi va être influencée par divers événements • A chaque fin de période : ◦ mettez à jour votre tableau de suivi ◦ analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ? ◦ quelles actions comptez-vous mettre en oeuvre à la lumière de vos apprentissages ?
28. 1er point de suivi 1. Tirez 1 ou 2 cartes événements par table 2. Prenez connaissance des cartes et mettez à jour votre tableau de suivi 3. Analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ? 4. Chaque service tire 2 cartes actions et en conserve une seule (défaussez l’autre carte). Son effet s’appliquera jusqu’au prochain point de suivi. 7 minutes
29. 2nd point de suivi 1. Tirez 1 ou 2 cartes événements par table 2. Prenez connaissance des cartes et mettez à jour votre tableau de suivi 3. Analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ? 4. Chaque service tire 2 cartes actions et en conserve une seule (défaussez l’autre carte). Son effet s’appliquera jusqu’au prochain point de suivi. 7 minutes
30. Debrief de fin de période 1. Où en êtes-vous en terme de progression vers vos objectifs tactiques ? 2. Est-ce que vous avez des apprentissages à tirer de ce qui s’est passé, au sein de votre service comme dans le reste de votre “éco-système” ? 3. Quels pourraient être des OKR tactiques intéressant pour la prochaine période ? 10 minutes
31. Débriefons ensemble
32. Debrief de l’atelier Que s’est-il passé ? Comment avez-vous vécu l’expérience ? Quels sont les points clefs que vous en retenez ? 10 minutes
33. Rendons à César ... Merci à Thomas Clavier pour l’inspiration concernant l’univers de cet atelier ! linkedin.com/in/thomasclavier @thomasclavier
34. Pour aller plus loin
35. Implémenter la vision Vision Stratégie Tactique
36. De la vision aux OKR stratégiques OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 OBJECTIF STRATÉGIQUE 2 OBJECTIF STRATÉGIQUE 3 Key Result Key Result Key Result Définissez des indicateurs que vous savez mesurer et interpréter Vision / Ambitions Définition annuelle
37. Des OKR stratégiques aux OKR tactiques OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 Vision / Ambitions Définition annuelle OBJECTIF TACTIQUE 1 Key Result Key Result Key Result Définition trimestrielle Déclinaison des OKR par l’équipe Validation des OKR d’équipe par le management OBJECTIF TACTIQUE 1 OBJECTIF TACTIQUE 1 OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 OBJECTIF STRATÉGIQUE 1
38. Des OKR stratégiques aux OKR tactiques OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 Vision / Ambitions Définition annuelle Déclinaison des OKR par les équipes Validation des OKR d’équipe par le management OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3 Vérification de la cohérence Vérification de la cohérence
39. 4 enjeux majeurs • alignement • transparence • empowerment des équipes • expérimentation
40. Les bénéfices • Une appropriation de la stratégie d’entreprise par tous • Une priorisation claire et partagée des enjeux majeurs de l’entreprise • L’identification des contributions des différentes équipes au niveau de la progression vers les objectifs proposés par la stratégie • Un engagement et une responsabilisation de chaque collaborateur pour relever collectivement les défis de l'entreprise • Un alignement du pilotage et des ambitions inter-équipes • Une incitation à la performance collective
41. Ce que les OKR ne sont pas • Les OKR ne sont pas un dispositif de développement personnel ou un outil au service des ambitions d’une minorité • Tous les OKR ont la même importance : le premier de la liste n’a pas plus de valeur ou d’importance que le dernier. L’ordre de présentation correspond en général à la façon dont ils sont partagés. • Les KR (Key Results) ne sont pas de simples indicateurs : ◦ c’est un moyen de compléter la description de l’ambition ◦ c’est le couple indicateur et valeur cible qui a du sens ◦ les KR n’ont de sens qu’associés à l’ambition
42. Le suivi est un point clef ! • Les OKR doivent être suivis régulièrement : ◦ Idéalement sur une cadence élevée, par exemple toutes les 2 semaines. Les valeurs courantes des indicateurs des KR doivent être mis à jour (sous réserve que les variations des indicateurs soient suffisamment notables) ◦ Au pire prévoyez au moins 1 point de suivi intermédiaire pendant la durée de validité de l’OKR (tous les mois par exemple) • Les OKR doivent permettre de prendre des décisions et de réorienter le travail • La revue des KR est l'occasion de revoir le plan d'actions, les priorités des travaux et le fonctionnement de l'équipe (en mode rétrospective traditionnelle par exemple pour ce dernier point)
43. Quelques lectures
44. Les classiques
45. Les nouveautés
46. Questions ?
47. Merci !