Atelier d'introduction aux OKR d'équipe - "Bienvenue à Springfield !"

Atelier présenté lors de la conférence Agile Tour Toulouse 2021.

Nous vous proposons une découverte et une mise en pratique ludique de cette approche qui permet d'aligner des équipes sur des objectifs communs, au service de la stratégie d'une organisation. Nous aborderons aussi à cette occasion les principes fondamentaux du management par l'impact.

Après une présentation rapide des concepts vous serez amenés à vous familiariser avec la création d'OKR d'équipe via un cas pratique. Vous pourrez expérimenter l'utilisation de ces OKR dans le quotidien mouvementé d'une équipe chargée d'une mission à forts enjeux !

Cet atelier a été conçu dans le cadre de la mise en oeuvre de l'approche OKR au niveau organisation. Il est issu de plus de 2 ans d'accompagnement d'organisations vers l'adoption des OKR dans différents contextes.

Transcript

1. Bienvenue à Springfield !
   Atelier d’introduction aux OKR
   Octobre 2021
   PSTOYREVIEWS
   

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2. ● Coaching d’équipe, d’organisation / agilité à l’échelle et coaching OKR
   ● Ancienne développeuse, responsable d’équipe, chef de projet et
   directrice de projets informatiques
   ● Agiliste depuis 2008 (Scrum Master, PO et coach)
   ● Participation au développement de la simulation d’apprentissage
   ● Conférencière agile depuis 2012
   ● Organisation de conférences agiles depuis 2012
   linkedin.com/in/agabrillagues
   Anne Gabrillagues
   @agabrillagues
   

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3. ● Coaching d’équipe, agilité à l’échelle (mais pas SAFe)
   ● Passionné de facilitation dans tous les sens
   ● Ancien Product Owner
   ● Agiliste depuis 2010 (Scrum Master, Product Owner puis Coach)
   ● Même pas là pour cette conférence, mais vous allez voir : Anne est
   géniale ^^
   https://www.linkedin.com/in/yohan-bo
   uffandeau-90976052/
   Yohan Bouffandeau
   @YohanAvecUnN
   

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4. Pour bien
   commencer ...
   

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5. Tour de table des attentes
   Que voudriez-vous savoir / avoir compris à la fin de cet atelier ?
   Comment qualifieriez-vous votre niveau de connaissance de l’approche OKR ?
   5 minutes
   

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6. Les OKR :
   pour garder le cap
   

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7. Un monde incertain et changeant
   

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8. 8
   achieve
   

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9. Une difficulté majeure
   C’est d’arriver à rester focalisé sur l’essentiel, sur l’objectif à
   terme.
   Et donc sur les travaux à mener afin d’atteindre cet objectif ou
   du moins de s’en rapprocher du mieux possible.
   Et ce malgré les urgences du quotidien, les sollicitations
   diverses et variées, les nouveaux sujets prioritaires, etc.
   

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10. Le premier principe concerne la façon de
    motiver les gens pour les amener à faire de leur
    mieux.
    Le second concerne la façon de mesurer de
    manière significative les progrès.
    Marty Cagan
    Extrait de la préface de Radical Focus par Christina Wodkte
    Deux principes fondamentaux
    

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11. L’approche OKR : un système en 3 parties
    1. Fixez-vous des objectifs inspirants et mesurables.
    2. Assurez-vous que votre équipe et vous-même progressez toujours
    vers l'état final souhaité, quelles que soient les perturbations
    rencontrées.
    3. Définissez une cadence, qui garantit que l’équipe se recentre
    régulièrement de ce qu'elle essaie d'accomplir et fait
    régulièrement une analyse critique de ses actions et des résultats
    obtenus.
    

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12. Définition(s)
    OKR est un acronyme composé de 2 parties
    indissociables :
    ● Objectif ambitieux : indique la direction
    vers laquelle on souhaite progresser
    ● Key Results : indicateurs assortis de la
    valeur cible permettant de vérifier que
    vous êtes sur la bonne trajectoire pour
    atteindre l’objectif
    

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13. Un objectif mesurable
    Chaque objectif devrait être associé à un
    ensemble de 2 à 5 résultats clefs.
    Vous devez pouvoir calculer régulièrement ces
    indicateurs et vous devez savoir les analyser.
    “If it does not have a number it is not a Key
    Result”
    Marissa Mayer - ancienne VP de Google
    

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14. Un OKR de qualité
    ● vous incite à sortir de votre zone de confort
    ● vous incite à viser des cibles que vous
    pensez ne pas pouvoir atteindre (du moins
    pas tout de suite)
    ● vous conduit à réussir des choses que vous
    ne pouviez pas faire auparavant
    ● doit être dur à atteindre, mais pas au point
    de vous démotiver ou de vous pousser trop
    au delà de vos limites
    

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15. Exemple d’OKR
    Objectif que nous souhaitons atteindre :
    ● O : Lancer avec succès notre nouveau service
    L’atteinte de l’objectif sera validée par les résultats suivants :
    ● KR1 : 25 commentaires positifs sur les stores applicatifs à la fin du
    1er jour
    ● KR2 : 10 mentions sur des blogs professionnels non sponsorisés
    publiées avant la date du lancement
    ● KR3 : 1000 utilisateurs enregistrés en 1 semaine
    ● KR4 : 25% des utilisateurs enregistrés utilisent encore l’application
    dans le mois qui suit leur inscription
    

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16. Place à l’atelier !
    

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17. Le contexte
    Diamond Joseph "Joe" Quimby vient d'être réélu à la
    Mairie de Springfield sur une promesse de
    campagne forte (et passablement débile de l'avis de
    Lisa Simpson) : réduire le budget d’entretien des
    espaces verts de Springfield en remplaçant les
    arbres de la ville par des arbres en plastique !
    Pour faire comme Mapple (l'entreprise qui fabrique
    les MyPod, les MyPhones et les MyPads), il a décidé
    de mettre en place des OKR pour réaliser son grand
    projet !
    

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18. Les OKR du Maire Quimby
    Déraciner 100% des
    arbres naturels d’ici 1 an
    Remplacer tous les arbres
    par des arbres en plastique
    Obtenir le label Ville Fleurie
    Emmener Miss Springfield en
    vacances aux Bahamas
    "Planter" 700 arbres en
    plastique
    Les réunions à la mairie
    sur le sujet des arbres en
    plastique sont suivies par
    50% des citoyens
    Au moins 4 actions sont
    mises en place sur l'année à
    destination des touristes
    Au moins 8 types d'arbre
    différents sont présents
    dans la ville
    Pas plus de 20 arbres avec
    les mauvaises fleurs sur
    toute l'année
    “Financer” au moins 25% du
    budget prévu pour payer le
    voyage via la Mairie
    Occuper Mme Quimby au
    moins deux semaines en
    février
    

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19. Votre rôle
    Répartissez-vous en 3 équipes, chacun incarnant un service différent :
    ● Le Service Communication, qui a la lourde tâche de gérer à la fois Miss
    Springfield (la maîtresse du maire), gentille mais, enfin vous voyez quoi...
    et la communication un peu défaillante (en grande partie à cause de la
    corruption) du Maire et de ses projets ...
    ● La Police de Springfield : l'incroyablement incompétent Chef Wiggum en
    est le chef et ce ne sera pas évident de réussir à accoucher d'OKR
    Tactiques avec lui
    ● Le Service Scolaire, dirigé par l'Inspecteur Chalmers (qui hurle
    régulièrement sur le principal Skinner) et qui se demande bien ce que
    l'école a à faire là dedans !
    

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20. Première étape : définir vos OKR d’équipe
    Chaque équipe est invitée à définir ses propres OKR en s’ancrant sur les OKR
    du Maire et en tenant compte des éléments suivants :
    ● vos OKR sont liés à vos spécialités et votre domaine de compétence
    ● les OKR des équipes sont tactiques : ils sont beaucoup plus opérationnels
    et s’inscrivent dans une durée plus courte que ceux du Maire
    (typiquement le trimestre)
    ● vos OKR doivent représenter les challenges que vous vous proposez de
    relever, et permettent de communiquer vos ambitions concernant
    notamment vos contributions aux objectifs partagés par le Maire
    

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21. Quelques idées d’objectifs tactiques
    Objectifs tactiques du Service Espaces Verts :
    ● Etiqueter tous les arbres naturels
    ● Choisir un fournisseur d'arbres en plastique.
    ● Arrêter d'entretenir les arbres naturels
    ● Soudoyer le comité de sélection "Ville fleurie"
    Objectifs tactiques du Service Informatique :
    ● Mise à disposition d’un jeu vidéo sur le thème du remplacement des
    arbres.
    ● Publication d’une application mobile pour collecter les QR code des
    arbres déjà remplacés.
    ● Lancement d'une crypto monnaie "SpringCoin", chaque arbre rapporté
    donne droit à 1 SpringCoin.
    

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22. Tableau de suivi d’une équipe
    OKR 1 OKR 2 OKR 3
    KR1 en
    pourcentage
    KR3 en
    pourcentage
    KR2 en
    pourcentage
    KR1 en
    pourcentage
    KR3 en
    pourcentage
    KR2 en
    pourcentage
    KR1 en
    pourcentage
    KR3 en
    pourcentage
    KR2 en
    pourcentage
    Objectif que l’équipe
    se fixe, en relation
    avec les OKR du Maire
    Key Results
    permettant de suivre
    la progression vers
    l’objectif
    Simplification des
    modalités de calcul
    proposée :
    +10% ⇒ 110
    -5% ⇒ 95
    

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23. 1ere étape : définissez vos objectifs d’équipe
    Chaque service est maintenant invité à définir ses objectifs pour les 3 prochains mois :
    ● idéalement au moins 1 objectif en lien avec chacun des OKR du Maire
    ● 3 objectifs différents au maximum
    ● pensez impact et non moyen ou projet
    ● essayez d’utiliser une formulation inspirante, qui donne envie
    10 minutes
    

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24. Rappel : les OKR du Maire Quimby
    Déraciner 100% des
    arbres naturels d’ici 1 an
    Remplacer tous les arbres
    par des arbres en plastique
    Obtenir le label Ville Fleurie
    Emmener Miss Springfield en
    vacances aux Bahamas
    "Planter" 700 arbres en
    plastique
    Les réunions à la mairie
    sur le sujet des arbres en
    plastique sont suivies par
    50% des citoyens
    Au moins 4 actions sont
    mises en place sur l'année à
    destination des touristes
    Au moins 8 types d'arbre
    différents sont présents
    dans la ville
    Pas plus de 20 arbres avec
    les mauvaises fleurs sur
    toute l'année
    “Financer” au moins 25% du
    budget prévu pour payer le
    voyage via la Mairie
    Occuper Mme Quimby au
    moins deux semaines en
    février
    

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25. 2nde étape : identifiez vos Key Results
    Maintenant que vous avez vos objectifs, identifiez les Key Results associés :
    ● chaque OKR comporte entre 2 et 3 Key Results
    ● pensez encore une fois impact !
    ● les indicateurs doivent être calculables fréquemment et analysables par l’
    équipe
    10 minutes
    

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26. Vos premiers OKR - debrief
    Par table partagez vos OKR entre services :
    ● sont ils alignés avec les OKR du Maire ?
    ● sont-ils cohérents avec la mission et le périmètre de responsabilité du
    service ?
    10 minutes
    

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27. 3eme étape : les OKR au quotidien
    Nous allons maintenant simuler le suivi des OKR sur un trimestre :
    ● 10 minutes par trimestre
    ● Chaque période entre 2 points de suivi va être influencée par divers
    événements
    ● A chaque fin de période :
    ○ mettez à jour votre tableau de suivi
    ○ analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ?
    ○ quelles actions comptez-vous mettre en oeuvre à la lumière de vos
    apprentissages ?
    

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28. 1er point de suivi
    1. Tirez 1 ou 2 cartes événements par table
    2. Prenez connaissance des cartes et mettez à jour votre tableau de suivi
    3. Analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ?
    4. Chaque service tire 2 cartes actions et en conserve une seule (défaussez
    l’autre carte). Son effet s’appliquera jusqu’au prochain point de suivi.
    7 minutes
    

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29. 2nd point de suivi
    1. Tirez 1 ou 2 cartes événements par table
    2. Prenez connaissance des cartes et mettez à jour votre tableau de suivi
    3. Analyser la situation : êtes-vous bien partis pour atteindre vos objectifs ?
    4. Chaque service tire 2 cartes actions et en conserve une seule (défaussez
    l’autre carte). Son effet s’appliquera jusqu’au prochain point de suivi.
    7 minutes
    

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30. Debrief de fin de période
    1. Où en êtes-vous en terme de progression vers vos objectifs tactiques ?
    2. Est-ce que vous avez des apprentissages à tirer de ce qui s’est passé, au
    sein de votre service comme dans le reste de votre “éco-système” ?
    3. Quels pourraient être des OKR tactiques intéressant pour la prochaine
    période ?
    10 minutes
    

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31. Débriefons
    ensemble
    

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32. Debrief de l’atelier
    Que s’est-il passé ?
    Comment avez-vous vécu l’expérience ?
    Quels sont les points clefs que vous en retenez ?
    10 minutes
    

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33. Rendons à César ...
    Merci à Thomas Clavier pour l’inspiration concernant l’univers de cet atelier !
    linkedin.com/in/thomasclavier
    @thomasclavier
    

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34. Pour aller plus loin
    

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35. Implémenter la vision
    Vision Stratégie Tactique
    

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36. De la vision aux OKR stratégiques
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 2
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 3
    Key Result
    Key Result Key Result
    Définissez des indicateurs que vous savez
    mesurer et interpréter
    Vision / Ambitions
    Définition
    annuelle
    

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37. Des OKR stratégiques aux OKR tactiques
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    Vision / Ambitions
    Définition
    annuelle
    OBJECTIF TACTIQUE 1
    Key Result
    Key Result Key Result
    Définition
    trimestrielle
    Déclinaison des OKR par l’équipe
    Validation des OKR
    d’équipe par le
    management
    OBJECTIF TACTIQUE 1
    OBJECTIF TACTIQUE 1
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    

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38. Des OKR stratégiques aux OKR tactiques
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    Vision / Ambitions
    Définition
    annuelle
    Déclinaison des OKR par les équipes
    Validation des OKR
    d’équipe par le
    management
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    OBJECTIF
    STRATÉGIQUE 1
    Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3
    Vérification de la cohérence Vérification de la cohérence
    

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39. 4 enjeux majeurs
    ● alignement
    ● transparence
    ● empowerment des équipes
    ● expérimentation
    

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40. Les bénéfices
    ● Une appropriation de la stratégie d’entreprise par tous
    ● Une priorisation claire et partagée des enjeux majeurs de l’entreprise
    ● L’identification des contributions des différentes équipes au niveau de la
    progression vers les objectifs proposés par la stratégie
    ● Un engagement et une responsabilisation de chaque collaborateur pour
    relever collectivement les défis de l'entreprise
    ● Un alignement du pilotage et des ambitions inter-équipes
    ● Une incitation à la performance collective
    

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41. Ce que les OKR ne sont pas
    ● Les OKR ne sont pas un dispositif de développement personnel ou un outil au
    service des ambitions d’une minorité
    ● Tous les OKR ont la même importance : le premier de la liste n’a pas plus de valeur
    ou d’importance que le dernier. L’ordre de présentation correspond en général à la
    façon dont ils sont partagés.
    ● Les KR (Key Results) ne sont pas de simples indicateurs :
    ○ c’est un moyen de compléter la description de l’ambition
    ○ c’est le couple indicateur et valeur cible qui a du sens
    ○ les KR n’ont de sens qu’associés à l’ambition
    

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42. Le suivi est un point clef !
    ● Les OKR doivent être suivis régulièrement :
    ○ Idéalement sur une cadence élevée, par exemple toutes les 2 semaines. Les
    valeurs courantes des indicateurs des KR doivent être mis à jour (sous réserve
    que les variations des indicateurs soient suffisamment notables)
    ○ Au pire prévoyez au moins 1 point de suivi intermédiaire pendant la durée de
    validité de l’OKR (tous les mois par exemple)
    ● Les OKR doivent permettre de prendre des décisions et de réorienter le travail
    ● La revue des KR est l'occasion de revoir le plan d'actions, les priorités des travaux
    et le fonctionnement de l'équipe (en mode rétrospective traditionnelle par exemple
    pour ce dernier point)
    

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43. Quelques lectures
    

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44. Les classiques
    

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45. Les nouveautés
    

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46. Questions ?
    

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47. Merci !
    

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