Agile_Grenoble_-_Toyota_Kata_-_Atelier.pdf

Un des piliers du fonctionnement efficace d’une équipe agile est l’amélioration continue. On pense alors recueil de feedbacks, organisation de rétrospectives, suivi de plans d’actions, etc.
Mais pourquoi attendre la rétrospective et son plan d’actions mis à jour pour améliorer une pratique ? Comment passer à la vitesse supérieure ? Comment passer d’une démarche soutenue par une méthode à une culture de l’amélioration continue ?

Le “modèle” Toyota est une source d’inspiration classique, souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes, développés et mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs disciplinés. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer des solutions intelligentes. Mais comment aider ses collaborateurs, ses collègues à développer cette capacité d’analyse et ce mode de pensée ?

Les Toyota Kata, formalisés par Mike Rother, peuvent vous aider. Ces Kata sont des routines structurées qui incitent les personnes à développer une activité d’amélioration par la résolution de problème quotidienne et non plus périodique, réalisée par tous et dont l’objectif n’est plus l’élimination des sources de gaspillage mais l’atteinte d’objectifs stratégiques ambitieux.

Venez découvrir le “Improvement Kata Exercise”, qui vous permettra d’expérimenter la démarche de l’un de ces Kata en moins de 50mn afin de développer :
- La pensée scientifique et créative afin de générer et affiner des solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation.
- La collaboration : travail en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un défi plus ambitieux.
- La communication : organisez vos idées, vos données et les résultats et partagez-les efficacement.

Bénéfices de la session :
- Présentation rapide des Toyota Kata, routines permettant d’intégrer les démarches d’amélioration continue dans la culture d’une organisation
- Expérimentation de la démarche du Improvement Kata, utilisé pour former les personnes à la résolution de problème et à l’amélioration continue au quotidien
- Fourniture des références permettant de rejouer l’atelier dans son propre contexte

Documents à imprimer disponibles ici : https://drive.google.com/file/d/1_o7dl2MzaaYvhBZr_orHPCOGSJ0B82NO/view?usp=sharing

Transcript

1. Faire de l’amélioration continue
   une habitude quotidienne
   Atelier découverte des Toyota Kata
   Anne Gabrillagues - @agabrillagues - #AgileGrenoble
   

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2. IPPON 2019
   Merci aux sponsors !
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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3. IPPON 2019
   Mini bio.
   ● Ancienne développeuse et chef de projet IT
   ● Découverte de Scrum en 2008
   ● Actuellement coach agile chez
   ● Participation au développement du serious game
   ● Impliquée dans la communauté agile française depuis 2011
   ● Organisation des conférences ScrumDay puis Lean Kanban France/FlowCon
   Anne Gabrillagues
   @agabrillagues
   agabrillagues@ippon.fr
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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4. Les origines.
   

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5. IPPON 2019
   Les origines.
   Les Toyota Kata ont été formalisés par Mike Rother, chercheur
   américain connu notamment pour avoir introduit le Value
   Stream Mapping, à partir de ses travaux sur le fonctionnement
   de Toyota.
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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6. IPPON 2019
   Les origines.
   Il s’est penché sur la question de savoir pourquoi les
   organisations qui ont cherché à copier Toyota n’atteignent en
   général pas les mêmes résultats.
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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7. IPPON 2019
   Une source d’inspiration.
   Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un
   ensemble d’outils et de méthodes
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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8. IPPON 2019
   Une source d’inspiration.
   Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un
   ensemble d’outils et de méthodes
   Il est mis en oeuvre avec succès grâce à des
   collaborateurs formés et disciplinés.
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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9. IPPON 2019
   Les origines.
   Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à
   s’améliorer en continu
   tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs
   à comprendre les situations et les problèmes
   et à développer eux même des solutions intelligentes.
   @agabrillagues #AgileGrenoble
   

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10. IPPON 2019
    Les origines.
    Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage,
    pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
    permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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11. IPPON 2019
    Les origines.
    Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage,
    pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
    permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
    ● le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”), pratiqué par
    l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder
    plus en détail lors de cet atelier
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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12. IPPON 2019
    Les origines.
    Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage,
    pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
    permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
    ● le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”), pratiqué par
    l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder
    plus en détail lors de cet atelier
    ● le Kata de coaching (“Coaching Kata)”, pensé pour la
    transmission (par les managers entre autres)
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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13. IPPON 2019
    Kata in the Classroom.
    L’atelier
    

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14. IPPON 2019
    Objectif de l’atelier.
    Familiariser en 50min les participants avec l’approche
    scientifique de résolution de problème proposée par le Kata
    d’amélioration (“Improvment Kata”).
    Initialement conçu par Mike Rother à destination des enfants,
    il est basé sur un exercice simple :
    ● reconstituer en équipe un puzzle de 15 pièces plusieurs
    fois
    ● expérimenter des façons de faire permettant d’aller
    plus vite
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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15. IPPON 2019
    L’exercice.
    Formez des équipes de 5 personnes (idéalement)
    Vous allez construire ce puzzle plusieurs fois en équipe, en cherchant à aller de plus en plus vite !
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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16. IPPON 2019
    Echauffement.
    1. Prenez le puzzle et étudiez l’illustration.
    2. Construisez le puzzle une fois, sans vous chronométrer.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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17. IPPON 2019
    Avant de commencer.
    Chaque équipe choisit :
    ● un nom
    ● un maître du temps, en charge du chronomètre
    ● un rapporteur, responsable du report des données sur les formulaires fournis à
    chaque équipe
    Attention !
    ● le maître du temps ne pourra pas participer à la construction du puzzle
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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18. IPPON 2019
    Les principes du jeu.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez prêts à démarrer au signal !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle sur la fiche des temps de référence
    N’écrivez pas sur le puzzle !
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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19. IPPON 2019
    Temps de référence.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    Enregistrez le temps
    obtenu sur cette fiche, par
    exemple en traçant un
    trait à la hauteur du temps
    obtenu, ou en grisant la
    zone correspondante.
    

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20. IPPON 2019
    Deuxième temps de référence.
    1. Revenez au point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez prêts à démarrer au signal !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle sur la fiche des temps de référence
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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21. IPPON 2019
    Deuxième temps de référence.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    Enregistrez le temps
    obtenu sur cette fiche, par
    exemple en traçant un
    trait à la hauteur du temps
    obtenu, ou en grisant la
    zone correspondante.
    

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22. IPPON 2019
    Présentation du Kata d’amélioration.
    Déroulons maintenant les 4 étapes du Kata d’amélioration
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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23. IPPON 2019
    Etape 1 du Kata.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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24. IPPON 2019
    Etape 1 du Kata.
    ● Objectif à long terme
    ● Objectif difficile à
    atteindre
    15s
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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25. IPPON 2019
    Etape 2 du Kata.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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26. IPPON 2019
    Etape 2 du Kata.
    Quel est le dernier temps de base constaté dans votre équipe ?
    Il est important de comprendre où vous en êtes avant de définir votre prochain objectif.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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27. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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28. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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29. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    Décomposez un défi ambitieux
    en une suite d’objectifs
    atteignables.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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30. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    Décomposez un défi ambitieux
    en une suite d’objectifs
    atteignables.
    Fixez-vous un objectif plus facile
    et plus proche sur le chemin de
    votre défi. Lorsque vous y
    arrivez, vous pouvez définir le
    prochain objectif.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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31. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Quel temps pensez-vous
    pouvoir atteindre d’ici la fin de
    l’atelier ?
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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32. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Quel temps pensez-vous
    pouvoir atteindre d’ici la fin de
    l’atelier ?
    Vous avez 90s pour vous mettre d’accord sur votre prochaine condition cible !
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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33. IPPON 2019
    Condition cible.
    Tracez une ligne
    correspondant à votre
    condition cible sur votre
    fiche d’expérimentation
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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34. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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35. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    Un bon moyen d’atteindre un
    objectif est d’expérimenter
    rapidement : essayez quelque
    chose, voyez ce qui se passe, puis
    ajustez en fonction de ce que vous
    avez appris.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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36. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    Un bon moyen d’atteindre un
    objectif est d’expérimenter
    rapidement : essayez quelque
    chose, voyez ce qui se passe, puis
    ajustez en fonction de ce que vous
    avez appris.
    Notez ce que vous attendez et ce
    qui se passe réellement, afin de
    pouvoir analyser le résultat.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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37. IPPON 2019
    L’expérimentation.
    Nous allons faire 5 tours d’expérimentation
    Chaque tour comporte 3 étapes et dure 3 minutes :
    1. A mon signal :
    a. Assemblez le puzzle à partir de la position de départ
    b. Notez le temps écoulé sur votre fiche d’expérimentation
    2. Discutez de ce que qui s’est passé, de ce que vous avez observez.
    a. Que pensez-vous tester la prochaine fois ?
    b. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation
    3. Une des équipes partagera avec le groupe les réponses aux
    questions posées sur la carte de réflexion
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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38. IPPON 2019
    La fiche d’expérimentation.
    Ce qu’il faut noter à chaque tour :
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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39. IPPON 2019
    La fiche d’expérimentation.
    Ce qu’il faut noter à chaque tour :
    (Avant le tour)
    Notez les idées que vous souhaitez
    tester
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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40. IPPON 2019
    La fiche d’expérimentation.
    Ce qu’il faut noter à chaque tour :
    (Avant le tour)
    Notez les idées que vous souhaitez
    tester
    (Après le tour)
    Notez le temps qu’il vous a fallu
    pour assembler le puzzle
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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41. IPPON 2019
    La fiche d’expérimentation.
    Ce qu’il faut noter à chaque tour :
    (Avant le tour)
    Notez les idées que vous souhaitez
    tester
    (Après le tour)
    Notez la différence de temps par
    rapport au tour précédent
    (Après le tour)
    Notez le temps qu’il vous a fallu
    pour assembler le puzzle
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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42. IPPON 2019
    Définition de la première expérimentation.
    1. Reprenez le formulaire sur lequel vous aviez noté votre premier temps de référence
    2. Réfléchissez au sein de chaque groupe à ce que vous pourriez mettre en place pour améliorer le temps de
    construction du puzzle
    3. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation
    90 secondes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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43. IPPON 2019
    Expérimentation n°1.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez attentifs et prêts à démarrer !
    2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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44. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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45. IPPON 2019
    Expérimentation n°2.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez attentifs et prêts à démarrer !
    2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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46. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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47. IPPON 2019
    Expérimentation n°3.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez attentifs et prêts à démarrer !
    2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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48. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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49. IPPON 2019
    Expérimentation n°4.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez attentifs et prêts à démarrer !
    2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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50. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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51. IPPON 2019
    Expérimentation n°5.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez attentifs et prêts à démarrer !
    2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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52. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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53. IPPON 2019
    Debrief.
    

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54. IPPON 2019
    Debrief.
    ● Avez-vous retenu les 4 étapes du Kata d’amélioration ?
    ● Que s’est-il passé ? Qu’avez-vous vécu ?
    ● Voyez-vous des applications de cette approche dans votre quotidien ?
    ● Pensez-vous pouvoir l’appliquer dès la semaine prochaine ?
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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55. IPPON 2019
    Messages clefs.
    

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56. IPPON 2019
    Pourquoi cet atelier ?
    L’atelier “Kata in the Classroom” est une adaptation du Kata
    d’amélioration permettant de le vulgariser, y compris auprès
    d’enfants.
    En équipe les participants :
    ● établissent une base de référence,
    ● relèvent un défi,
    ● définissent une condition cible,
    ● expérimentent afin d’atteindre cette condition cible
    ● progressent pas à pas vers l’objectif final sans établir au
    préalable de trajectoire.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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57. IPPON 2019
    Voyager en terre inconnue.
    Cet atelier vous aide à enseigner des compétences nécessaires à
    l’atteinte d’objectifs ambitieux dans un environnement
    complexe, inconnu et changeant :
    ● Pensée scientifique et créative : mettre au point des
    solutions aux obstacles et problèmes grâce à
    l'expérimentation.
    ● Collaboration : travailler en équipe pour atteindre un
    prochain objectif sur la voie d'un challenge plus ambitieux.
    ● Communication : organiser les pensées, les données et les
    résultats et les partager efficacement.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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58. IPPON 2019
    Vue d’ensemble de la démarche.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    Objectif
    Condition
    cible
    actuelle
    Prochaine
    condition
    cible ?
    Prochaine
    expérimentation
    Expérimentations
    Situation
    initiale
    

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59. Rejouer l’atelier.
    La documentation officielle de l’atelier est disponible ici :
    https://www.katatogrow.com/
    ●
    ●
    ● Documentation originale en anglais
    ● Publiée sous licence Creative Commons
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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60. Pour aller plus loin.
    

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61. IPPON 2019
    Toyota Kata.
    ● Travaux de Mike Rother : http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html
    ● Livres :
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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62. IPPON 2019
    Toyota System et Toyota Production System.
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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63. Merci à tous !
    &
    Merci à Agile Grenoble !
    @agabrillagues #AgileGrenoble
    

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64. Questions ?
    

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