Оформлення кадрової документації підприємством / підприємцем

Оформлення кадрової документації підприємством / підприємцем

Презентація юрист-консульта компанії Бей-Транс Юлії Крупки на конференції "Ефективне управління підприємством транспортної галузі" (28.03.2013)

758d7dbeeeaf997f6fb120d8f6ac9e50?s=128

Bei-Trans LLC

April 22, 2013
Tweet

Transcript

  1. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Оформлення кадрової документації підприємством / підприємцем
  2. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Закон про зайнятість 2013р. З 1 січня 2013 р. вступили в дію зміни до ЗУ “Про зайнятість населення ” і ЗУ “Про рекламу ”. Законодавець вперше заборонив роботодавцям: • Обмежувати вік кандидатів; • Пропонувати роботу лише жінкам або лише чоловікам (за винятком специфічної роботи, яка може виконуватися виключно особами певної статі); • Висувати вимоги, що надають перевагу одній із статей; • Вимагати від осіб, які працевлаштовуються, надання відомостей про особисте життя. Помилки в оголошеннях про вакансії можуть коштувати підприємству більш як 11000 гривень.
  3. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Здійснюючи свою господарську діяльність підприємства, а також багато приватних підприємців використовують працю штатних найманих працівників. Для оформлення трудових відносин із такими працівниками роботодавець зобов’язаний оформляти і вести кадрову документацію. Чинне законодавство України про працю вимагає від роботодавця оформлення певного обсягу документів, різноманітних як за формою, так і за змістом, що відображають різні аспекти трудових відносин з працівниками. Крім того, оформлені кадрові документи повинні відповідати встановленим законодавчим нормам.
  4. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Штраф за порушення вимог законодавства про працю Ведення підприємцем окремих кадрових документів є якщо не обов’язковим, то дуже доцільним. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУАП) за порушення вимог законодавства про працю на роботодавців накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510 - 1700 грн.).
  5. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Кадрові документи, які повинно вести підприємство та підприємець 1. Правила внутрішнього трудового розпорядку; 2. Трудовий договір; 3. Трудові книжки; 4. Заяви, Накази (Розпорядження); 5. Табелі обліку використаного робочого часу; 6. Посадові інструкції; 7. Особові картки та Особові справи.
  6. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Правила внутрішнього трудового розпорядку
  7. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Правила внутрішнього трудового розпорядку Правила внутрішнього трудового розпорядку розробляються на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку. Правила складаються в довільній формі й повинні містити:  порядок прийняття на роботу й звільнення з роботи;  права й обов'язки роботодавця;  права й обов'язки працівників;  режим роботи, відпочинок;  порядок заохочення за роботу, час і місце отримання заробітної плати;  порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни й ін. Крім цього, у зазначеному документі можуть міститися відомості про порядок використання службових телефонів і автомобілів, оплати за користування ними, а також правила спілкування між працівниками, тобто правила корпоративної поведінки.
  8. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Трудовий договір
  9. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Трудовий договір • паспорт підприємця і працівника; • свідоцтво про реєстрацію підприємницької діяльності; • три екземпляри трудового договору; • виписка з ЄДР; • трудова книжка працівника; • довідки про присвоєння ідентифікаційних номерів підприємцю і працівнику. Трудове законодавство вимагає від приватного підприємця обов'язкового укладання із працівником письмового трудового договору (ст. 24 і 24-1 КЗпП). Форма трудового договору і Порядок його оформлення затвердженні Наказом Мінсоцполітики від 08.06.01 № 260. Для реєстрації трудового договору до служби зайнятості подаються:
  10. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Протягом тижня із дня допущення найманого працівника до роботи підприємець зобов’язаний зареєструвати Трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання ( ст. 241 КЗпП, п. 2 Порядку №260). На підставі даних Трудового договору заповнюється трудова книжка працівника. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Відповідальна особа служби зайнятості наступного дня після реєстрації (зняття з реєстрації) Трудового договору інформує про це Пенсійний фонд. Тобто, Трудовий договір, стаж найманого працівника знаходиться під контролем Пенсійного фонду. Трудовий договір
  11. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com У яких випадках потрібні Додаткові угоди до Трудових договорів? Додаткові угоди до Трудових договорів оформлюються у разі зміни умов договору за угодою сторін. Такими умовами можуть бути зміни:  Розміру заробітної плати;  Найменування професійної характеристики роботи;  Часу або місця роботи;  Підстав для застосування пільг при обчисленні податку з доходів та ін. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Громадяни, які виконують роботи (надають послуги) підприємцеві за Договорами цивільно-правового характеру, не є найманими працівниками у межах таких договорів, тому Трудовий договір не укладається, трудова книжка не заповнюється. Трудовий договір
  12. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Трудова книжка
  13. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Порядок ведення трудових книжок в Україні визначається двома документами — Постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58). Порядок ведення трудових книжок на працівників, які працюють у приватних підприємців, визначено пунктом 2.20-1 Інструкції № 58. Згідно зі статтею 48 КЗпП роботодавець зобов’язаний вести трудові книжки на всіх найманих працівників, які пропрацювали в них понад п’ять днів, окрім сумісників. Трудова книжка
  14. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Внесені підприємцем у трудову книжку записи підтверджуються підписом службової особи центру зайнятості, який зареєстрував Трудовий договір, та завіряються його печаткою (лист Держкомпідприємництва від 20 вересня 2001 року № 3-422-246/5750 та п. 14,15 Порядку №260). ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: датою прийняття на роботу (звільнення з роботи), яка вказується в трудовій книжці, вважається дата укладення (розірвання) Трудового договору, а не дата реєстрації (зняття з реєстрації) договору в службі зайнятості. Трудовий договір
  15. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Заяви, Накази (Розпорядження)
  16. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:  повне найменування підприємства / ПІП приватного підприємця;  назву виду документа — розпорядження, наказ;  дату та місце складання, підписання;  заголовок до тексту;  текст;  підстава;  Підпис директора / приватного підприємця;  на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення. Заяви, Накази (Розпорядження)
  17. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки Статтею 45 Конституції України передбачено: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки. Згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи. Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року. Заяви, Накази (Розпорядження)
  18. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Табель обліку використаного робочого часу
  19. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Табель обліку використаного робочого часу Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та оплати. Табель (форми № П-5), затверджений наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489). Табель складається в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.
  20. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Табелі обліку використання робочого часу повинні зберігатися у роботодавця на протязі трьох років з дня проведення перевірки працівниками податкового органу (відповідно до ст. 315 Наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41). Табель обліку використаного робочого часу ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, складання статистичної і податкової звітності. Виправлення в них не допускаються.
  21. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Доцільно вести… Посадові інструкції Перш ніж працівник приступить до виконання роботи, роботодавець (у т.ч. і підприємець) повинен ознайомити його з правами і посадовими обов’язками (ст. 29 КЗпП). Ці права та обов’язки працівника прописані в посадовій інструкції. Крім того, даний документ може виручити підприємця в суді при виникненні трудових спорів. Особова картка та особова справа працівника. Підприємець не зобов’язаний вести ці документи. Проте вони дадуть можливість збирати і фіксувати всю необхідну інформацію про працівника, яка може йому стати в пригоді (наприклад, спеціальна освіта, сімейний стан, відомості щодо відпустки тощо). Це є корисним особливо в умовах великої плинності кадрів. Типова форма № П-2 «Особова картка працівника» затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656. В особову справу працівника можна покласти його заяву про те, чи дає він згоду на використання й обробку його персональних даних підприємцем.
  22. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Терміни зберігання кадрових документів
  23. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Терміни зберігання кадрових документів Підприємство / підприємець зобов’язаний дотримуватися термінів збереження документації, передання її в архів та знищення. Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік № 41). Якщо підприємство/ підприємець веде документацію в електронному вигляді, то, згідно зі статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.
  24. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Терміни зберігання: 1.Трудові договори мають зберігатися 3 роки після закінчення строку дії таких договорів (п. 345 Переліку №41); 2. Накази з особового складу – 75 років, Накази про відпустку – 5 років, Наказ про відрядження і стягнення – 3 роки; 3.Табель обліку використаного часу – 3 роки; 4.Особові справи працівників та Особові картки форми П-2 – 75 років – В (де В – це вік особи на момент завершення справи). Терміни зберігання кадрових документів
  25. ТзОВ “БЕЙ-ТРАНС”| вул. Юнаківа 9. Львів, 79039, Україна | Tел.:

    +38 (032) 245 0505 | Факс: +38 (032) 245 0508 E-mail: office@beitrans.com | WEB: www.beitrans.com Дякуємо за увагу! yulia.krupka@beitrans.com тел.: 097 4404464 032 2450502