221019 “活きたマニュアル”作成・整備のコツと業務の棚卸_シイエム・シイ

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Transcript

1. “活きたマニュアル” 作成・整備のコツ ～業務の棚卸しを実践します～
2. 業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM”立ち上げメンバー。 KAIZEN FARM事業を通じて自治体や企業を対象とした、業務見える化 伴走支援・業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関連セミナー 講師など、業務改革を軸としたあらゆる支援を実施しています。 株式会社シイエム・シイ KAIZEN FARM事務局 竹内あゆ美 Twitter:@bamboo_gaga 自己紹介
3. シイエム・シイとは
4. アジェンダ マニュアル制作の肝となる 業務の棚卸しの方法（＊実践あり） “活きたマニュアル”の運用ポイント
5. 本日のゴール 業務棚卸しの方法がわかる マニュアル運用のポイントがわかる
6. 業務改善フロー Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 対象業務の 可視化 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 業務標準化
7. 業務改善フロー 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 業務標準化研修 ハンズオン セミナー DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 対象業務の 可視化 業務標準化 KAIZEN FARM 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 各種 DX 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 ＜属人化の解消＞
8. アジェンダ マニュアル制作の肝となる 業務の棚卸しの方法（＊実践あり） “活きたマニュアル”の運用ポイント
9. 業務手順の棚卸表で体系整理する 縦：業務の流れ 大分類 中分類 小分類 詳細手順 横：業務の詳細・ 分析指標 手順 使用ツール 作業場所 作業タイミング など
10. 棚卸しの方法 ~業務を分解する(小分類まで)~ カレーライスをつくる 炊飯 カレー調理 大分類
11. 棚卸しの方法 ~業務を分解する(小分類まで)~ カレーライスをつくる 炊飯 お米を炊く 材料の下準備 炒める カレー調理 煮込む 大分類 中分類
12. 棚卸しの方法 ~業務を分解する(小分類まで)~ カレーライスをつくる 炊飯 お米を炊く 洗浄 計量 炊飯 材料の下準備 野菜の皮むき 野菜の洗浄 野菜のカット お肉のカット お肉の下味 炒める 野菜を炒める お肉を炒める カレー調理 … 煮込む 大分類 中分類 小分類
13. 棚卸しの方法 ~業務を分解する(小分類まで)~ カレーライスをつくる 炊飯 お米を炊く 洗浄 計量 炊飯 材料の下準備 野菜の皮むき 野菜の洗浄 野菜のカット お肉のカット お肉の下味 炒める 野菜を炒める お肉を炒める カレー調理 … 煮込む 大分類 中分類 小分類 “縦で見る“ ・言葉の長さ ・言葉尻 ・使用している単語の意味合い 大体そろってる？ ・縦でみて流れになってる？ 抜け漏れはない？ を確認 言葉の粒度をチェック！
14. 棚卸しの方法 ~業務を分解する(小分類まで)~ カレーライスをつくる 炊飯 お米を炊く 洗浄 計量 炊飯 材料の下準備 野菜の皮むき 野菜の洗浄 野菜のカット お肉のカット お肉の下味 炒める 野菜を炒める お肉を炒める カレー調理 … 煮込む 大分類 中分類 小分類 “縦で見る“ ・言葉の長さ ・言葉尻 ・使用している単語の意味合い 大体そろってる？ ・縦でみて流れになってる？ 抜け漏れはない？ を確認 言葉の粒度をチェック！ まとまった 業務の 種類 業務フロー （数個） 実行タスク
15. 実践します！
16. 大中小分類の整理 対象業務名：インターンシップ業務 インターンシップ業務 社内準備 学生への案内 進捗確認 事後対応 社内での振り返り 日程を決定する 社員と場所の予 定を確保する システムに募集案 内を掲載する 該当する学生を 検索する メールを送付する 予約状況の進捗 を確認する 【予約に空きがあ る場合】 再度該当する学 生を検索する 当日対応 ・・・
17. 棚卸しの方法 ~実践～ 付箋（パワーポイント）で 大中小分類を整理 KAIZEN FARMで 詳細手順・項目を整理
18. アジェンダ マニュアル制作の肝となる 業務の棚卸しの方法（＊実践あり） “活きたマニュアル”の運用ポイント
19. “活きたマニュアル”の運用ポイント ①デザイン性よりも内容の階層分けを重視する ②マニュアルの活用状況を定期的に確認する ③データは一元管理して検索性を高める つくる 管理 する みる
20. 内容とデザインは分けてつくろう！ 骨組みを つくってから デザインへ “活きたマニュアル”の運用ポイント ① デザイン性よりも内容の階層分けを重視する
21. “活きたマニュアル”の運用ポイント 大分類 中分類 小分類 詳細手順 画像・ イメージ 1お米を炊く 1お米を洗う 1お米を計量する 1お米を4合量る 2お米を水で洗う 1ボールにお米を入れる 2ボールに水を入れる 3お米を研ぐ 2お米を炊く 1水を入れる 1お米の量に合わせて水を入れる ※炊飯器内のメモリを参照 2炊飯器にセットする 1「早炊き」に設定をする 2炊飯器の「炊飯」ボタンをおして炊飯する 2カレーを作る 1材料を切る 1野菜を切る 1じゃがいも2個、にんじん1本、玉ねぎ1個、にんにく1片を用意し、水で洗う 2じゃがいもの皮をピーラーでむき、芽は包丁のかかとでとる 3にんじんの皮をピーラーでむく 4玉ねぎの頭と根っこを包丁でカットし、皮を手でむく 5にんにくの根っこを包丁でカットし、皮を手でむく 6玉ねぎを1cm幅に切る 7じゃがいも、ニンジンを1cm幅で扇切りにする 8じゃがいもを面取りする 9にんにくをみじん切りにする 2肉を切る 1豚バラ肉200グラムを一口サイズ（約2cm）に切る 2軽く塩コショウをしておく 2材料を炒める 1肉を炒める 1鍋に油を入れてにんにくを炒めて香りを出す 内容は棚卸表で整理 ① デザイン性よりも内容の階層分けを重視する
22. “活きたマニュアル”の運用ポイント 1-1-1 お米を計量する ①お米を4合量る 1-1 お米を洗う 1 お米を炊く 1-1-1 お米を水で洗う ①ボールにお米を入れる ②ボールに水を入れる ③お米を研ぐ ① デザイン性よりも内容の階層分けを重視する デザインは後から流し込む
23. “活きたマニュアル”の運用ポイント ② マニュアルの活用状況を定期的に確認する つくったけど 本当にみてる？ 見てないのは なぜ？ 内容が古い？ 検索性が悪い？ どのタイミングで どこを よく見られている？ 活用状況の可視化から改善へつなげる 手順内容の修正 見出しの修正 繁忙期の確認・業務改善
24. “活きたマニュアル”の運用ポイント マニュアル Database どこに マニュアル あるの？ 聞いたほう が早いな。 困ったら ここ！ 一元管理⇒ルール化⇒周知化がカギ ③ データは一元管理して検索性を高める 検索
25. “活きたマニュアル”の運用ポイント ① デザイン性よりも内容の階層分けを重視する
26. “活きたマニュアル”の運用ポイント ② マニュアルの活用状況を定期的に確認する 活用状況の可視化から改善へつなげる
27. “活きたマニュアル”の運用ポイント ② マニュアルの活用状況を定期的に確認する 活用状況の可視化から改善へつなげる
28. “活きたマニュアル”の運用ポイント ③ データは一元管理して検索性を高める
29. “活きたマニュアル”の運用ポイント ①デザイン性よりも内容の階層分けを重視する ②マニュアルの活用状況を可視化する ③データは一元管理して検索性を高める つくる 管理 する みる つくる・管理する・みる 3者にとってのメリットが必要
30. Knowledge Connectのご紹介 業務マニュアル・社内文書・ドキュメントの 「つくる」「見る」「管理する」を円滑に進めるDXツールです 資料ダウンロードはコチラ↓
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