失敗しない！はじめてのワークフロー（サイボウズワークショップ） / 20180911_cybozuworkshop_workflow

2018/9/11にサイボウズ株式会社 東京オフィスにて開催した「失敗しない！はじめてのワークフロー（サイボウズワークショップ）」の資料です。

Transcript

1. 1 グループワークで共に学ぶ！ サイボウズワークショップ 失敗しない！はじめてのワークフロー 9/11 （火） スクリーン NHB 02 NHB ・・・ 日本橋の略
2. サイボウズワークショップの目的 サイボウズワークショップを通して、 ワークフローの使い方がわかった！ さっそくやってみよう！ と、行動するヒントを持ち帰っていただく。 本日の内容で詳しく説明しない部分 機能詳細や設定方法など → サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー → テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！ 2
3. 本日のアジェンダ 14:00-15:00 （60分） 1.導入失敗例に学ぶ！ スムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説 15:10-16:30 （80分） 2.実際にワークフローを作ってみよう！グループワーク 16:30-17:30 （60分） 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 3
4. 確認事項 1.サイボウズのWebサイトやSNSなどでご紹介するため写 真、動画撮影いたします。ご都合の悪い場合はお知ら せください。 2.本日の資料はサイボウズコミュニティの中で共有します。 お礼メールにてご案内いたします。 3.ワークショップに関するアンケートのご協力をお願いしま す。 4
5. 本日のアジェンダ 14:00-15:00 （60分） 1.導入失敗例に学ぶ！ スムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説 15:10-16:30 （80分） 2.実際にワークフローを作ってみよう！グループワーク 16:30-17:30 （60分） 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 5
6. 事前アンケートより • 会社の新設を予定しており、ゼロから複数のワーク フローを構築していかないといけない点を課題に感 じています。 • ワークフローをもっと活用できるようにしたい。 • 使用する人間の周知、教育 • 申請書類が多いので、少しでも改善できればと思 います。 6
7. そもそも、 なぜ「ワークフロー」導入したいんだっけ？ 7
8. 「ワークフロー」を利用する目的 • 承認をスムーズにするため • 記入の手間を減らすため • 過去の稟議書を検索しやすくするため – いろんな背景、目的ありますよね。 – 現在の「ワークフロー」を利用する目的を一言でいえますか？ 8
9. 現在の利用状況と持ち帰りたいことのシェア • ストラップにお名前記載いただき首からかけてください • 紙に書き出す個人ワーク 例) ・現在は「サイボウズ Office」 の◦◦の機能を利用しています。 ・ワークショップに参加して、 △△なことを持ち帰りたい • お隣と自己紹介してシェア お名前 ＋ 担当業務を一言で ＋ 書き出した内容説明 ＋ 現在利用している稟議書の紹介（あれば） 例）ボウズ太郎です。総務でIT部門も兼務しています。 ワークフローは~ 9 1分 2分× 人数
10. 配布用紙 ①現在は「サイボウズ Office」の◦◦の機能を利用しています。 ②「サイボウズ Office」のワークフローを□□の用途で使いたいと 考えています。 ③ワークショップに参加して、△△なことを持ち帰りたい。 ④今日のワークショップを通じて得た◎◎を個人/チームで試します。 10
11. さっそくワークフローを作ってみよう！ その前に、、おさえておいていただきたい 導入の流れをご紹介いたします。 11
12. 公開している上記資料をご確認ください 12
13. 導入の流れをふまえた上で、 実際にワークフローを作ってみましょう！ 13
14. 14 これからご紹介する稟議書
15. 15 ワークフローの作成手順 書類での稟議書 役割の設定 申請経路の設定 申請項目の設定
16. 詳細な設定方法につきましては「すぐできるBOOK-ワークフロー編-」を ご確認ください https://office-users.cybozu.co.jp/tips-more/_office_book/ 16
17. 本日のアジェンダ 14:00-15:00 （60分） 1.導入失敗例に学ぶ！ スムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説 15:10-16:30 （80分） 2.実際にワークフローを作ってみよう！グループワーク 16:30-17:30 （60分） 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 17
18. ワークショップの効果を高めるコツ • お互い対等に接しましょう – グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として ディスカッションしましょう。 • 自分が話すときはコンパクトに話しましょう – 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく 多くの人が発言できるようにしましょう。 • 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま しょう – グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご 自身で納得できる方法を発見しましょう。 • 気楽に、そして楽しくやりましょう！ – 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！ 18
19. サイボウズワークショップの目的 徹底解説とグループワークを通して、 ワークフローの使い方がわかった！ さっそくやってみよう！ と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。 19 再掲
20. グループワークの流れ 付箋に今回のシナ リオの問題点を解 決する解決案を 書き出してください。 できるだけたくさん 書き出します。 20 【個人】 シナリオに 沿って解決案 を書き出す 【グループ】 ベン図で 解決案を 整理する 発表 共通 シナリオの 共有 今回のシナリオは「コレベンリ株式会社」という架空の会社で「業務改善プロジェクト」として改善提 案を作成するというものです。提案の中で改善案に合わせたワークフローを作成いただきます。 最後に、グループ毎にどのような案を出したのか、デモを踏まえてご紹介いただきます。 ワークフロー 構築 運用ルール 策定 フセンに書き出し た解決案を「機 能で解決」「運用 ルールで解決」の 内容に沿って整 理します。 ワークフローの構 築と運用ルール (ルール・会議体 など)策定を実施 します。 グループ毎に業務改 善の内容を発表しま す。 5 分 5 分 10 分 30 分 10 分
21. グループワークを進めるための役割分担 グループ内で役割分担をします。下記太枠線の中に名前を記載してください。 21 役割 役割 名前 進行 1名 グループ内のディスカッションを進め、時間内に各成果物 が完成するようにコントロールします。 ワークフロー作成 1名 今回のワークショップ用の環境に、ワークフローを作成し ます。(ワークフローを触ったことがある方がおススメです。) 工夫した点を メモする 1名 今回の対象業務に関して「誰が」「いつ」「何をするか」を 整理して、発表資料にまとめます。 発表 1～2名 グループ活動の内容を発表します。
22. 本日のシナリオ 22 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 『コレベンリ株式会社』の状況 • 本社は東京にあり、大阪・愛媛にそれぞれ支社 がある日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ 東京20名、大阪10名、愛媛30名で合計60 名。東京と大阪は営業拠点、愛媛は製造工場。 • 業績は好調で、離れた拠点同士のやり取りも増 え、これまでの仕事のやり方に無駄を感じる部分 も増えてきた。 • 今後さらに業績をあげるには、社内の業務効率 化が必要だという話が持ち上がり、「業務改善プ ロジェクト」が立ち上がった。 5 分
23. 本日のシナリオ 23 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 5 分 『コレベンリ株式会社』の状況 • 「業務改善プロジェクト」の1つの目的は 「社内の情報共有をスムーズにする」こと。 • 改善できる業務を検討したところ、 話に上がったのが社内の稟議だった。 • 稟議の業務改善の目標を 「これまで承認に約1週間 かかっていた稟議を3日に短縮する」と 設定し、プロジェクトメンバーは各社員に ヒアリングを実施した。 • ヒアリング結果を集めて 会議に集まってきた。 年 9 月 日 用途 総務確認欄 部長 課長 購入先 販促資料作成のため 住所 〒XXX-XXXX 　　 東京都中央区日本橋〇〇◦-◦ 会社名 サイボウズ株式会社 担当者 ボウズ 太郎 TEL 03-0000-0000 FAX 03-0000-0000 見積書 2018年9月21日 物品購入申請書 所属 商品 デジカメ プリンター 単価 50,000 氏名 数量 合計 68,000 印 金額 50,000 1 備考 添付書類 納入期日 2018 11 18,000 1 18,000 山田 太郎 営業部
24. 申請者 承認者（課長、部長） 総務担当 やること 紙の申請書に必要情報 を入力し、見積書も合わ せて上司に提出する ・申請書類に判子を押して次の人に回す。 ・承認時に補足コメントがあれば 赤ペンで追記する 承認された書類を確認 し、とりまとめて、発注す る。 困り事 それぞれの立場の困り事 24 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 5 分 承認に時間がか かる。 必要事項の 記入漏れが ある。再確認 が大変 社内業務を のほとんどが 稟議の承認 で時間が取 られてしまう。 該当の稟議書を 探すのに時間がか かる 必要書類も 合わせて確 認したい 誰の承認を 貰えばいいのか わからない 記入ミスが 多く差し戻し が手間。 営業部 山田さん 営業部:課長 佐藤さん 営業部:部長 田中さん 総務部： 鈴木さん
25. 紙の申請書をワークフローに！ 必要な作業を洗い出すための付箋ワーク 25 ✓ 困りごととして明記されていなくても、「これは業務改善につな がる」と考えられるものは、ご自身の経験・想像も踏まえて質 より量で書き出してください ✓ このあと実際にワークフローを構築するため、なるべく具体的な 必要な作業を書き出してください。 (現時点でワークフローの機能制約を考慮する必要はありません。) 例：記入ミスを減らすために◦◦の項目を追加する ✓ 現在の申請書の変更に伴う作業も必要です。 例えば、ワークフローの展開に当たって、誰に話を通しておくべ きでしょうか？利用者にどんな説明が必要でしょうか。 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 5 分 業務改善プロジェクトの全社目的： 「社内の情報共有をスムーズにする」 稟議の業務改善目標： 「これまで承認に約1週間かかっていた稟議を3日に短縮する」 現在利用している紙の稟議書、立場ごとの困り事を参考にしながら、 この目標を実現するために必要な解決案を5分間で出来るだけたくさん付箋に書き出してください。
26. 紙の申請書をワークフローに！ 今回の対応範囲を明確にするためのベン図 26 運用ルールで 解決 機能で解決 のりづけ部分を上に 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 10 分 書き出した付箋を一枚ずつ グループ内で共有しましょう。 共有方法： 1 イーゼルパッドに「ベン図」の図を書きます。 2 一人ずつ付箋に書いた内容を口頭で発表しながら、 共有しましょう。 ✓ 「機能で解決」の円の中には、 この時間に構築できそうな 機能に関する付箋を貼ります ✓ 「運用ルールで解決」の円の中には、 ワークフローの構築以外で必要な作業 の付箋を貼ります。 ◦◦を ワークフロー の項目に入れる 締切日を関係者 全員のスケジュール に登録する
27. 紙の申請書をワークフローに！ ワークフローを作成、こだわりポイントをまとめましょう 「機能で解決」欄に書き出した内容を 実際のワークフローに落とし込みましょう。 作っていただいたワークフローはこの後発表します。 こだわりポイントをまとめ、発表できる状態に準備しましょう。 27 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 30 分 ✓ ワークフローの詳細な設定方法は 「すぐできるBOOK」をご利用ください。 ✓ わからないことがあればお気軽にスタッフに質問してください。 ✓ 目安時間 25分 ワークフローの作成 5分 発表するためのこだわりポイントをまとめる ※「発表用メモ」をご利用ください 必ずしも機能、運用すべてアイデアを出す必要は ありません
28. 紙の申請書をワークフローに！ ワークフローを作成する環境について • 環境 – URL → https://cytown03.cybozu.com/ – ID/パスワード → NHB01 / NHB01,NHB02 / NHB02, ・・・ NHB03 / NHB03 ※グループ番号に合わせてログインしてください。大文字です。 • 申請フォーム名は各アカウントのID＋物品購入申請書 としてください。 例）「【NHB01】物品購入申請書」 • ワークフローは「2018/09/11 ワークショップ」フォルダに作成してください • 備考 – ワークショップ終了後、こちらに登録いただいたアプリはサイボウズコミュニティサイトで公開します。 – 個人情報や社内の情報などは入力しないようにご留意ください。 – この環境はデモ用の環境の為、本日以降は上記ID/パスワードではアクセスできなくなります。 28 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 30 分
29. 発表用メモ ①機能のこだわりポイントはここです ②運用のこだわりポイントはここです 29
30. 各チームで作成したワークフローを発表しましょう。 発表方法： モニターに作成したワークフローを投影。 （運用管理画面を投影してください。） ワークフローを見せながら、こだわりポイントを紹介しましょう。 紙の申請書をワークフローに！ 発表しましょう！ 30 構築 付箋 ベン図 発表 説明 プロセス 10 分
31. こんなときはどうする？ 他にもある困り事と解決アイデア 31 ・システム管理者以外にワークフローの 管理者は増やせる？ ・ワークフローのテンプレートはある？ ・申請者ごとに自動で承認者を分けることはできる？ ・代理承認はできる？ ・交通費を自動入力できる？ ・外出先でもワークフローを確認できる？
32. 32 ⇒可能です。 システム管理者は、ワークフローのカテゴリごとに 運用管理者を設定することができます。 「運用管理者の登録」画面で、 ワークフローの運用管理者を 一覧で確認できます。 システム管理者以外に、 ワークフローの管理者を増やすことはできますか？ ▼ ワークフローの運用管理者 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/first/administrator
33. 33 ⇒テンプレートをご用意しております。 交通費精算書 / 備品・消耗品購入届(単品 有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届 住所変更届/ 押印申請押/ 休日出勤申請 給与振込口座変更届/ 在宅勤務事前申請 出張申請/ 新入社員登録申請/退職届 ワークフローのテンプレートはありますか？ ▼ FAQ：ワークフローの申請フォームのテンプレートが欲しいです。 https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/office/Detail.aspx?id=1859
34. 34 ⇒申請者に合わせて自動で 承認者を分ける機能は 搭載しておりません。 部署ごとに申請フォームを分け、 承認者の初期値を設定する ことをおすすめいたします。 申請者ごとに自動で承認者を分けることは できますか？ 事例：豊資会様 申請書は同じで 部署が違う ▼ 事例豊資会グループ様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/houshikai/index.html
35. 35 ⇒申請フォームを管理する運用管理者であれば「申請 データの管理」から処理者を変更することができます。 代理承認はできますか？ ▼管理者による申請の経路変更 https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/request/edit
36. 36 ⇒ワークフロー項目の路線ナビ連携を利用すると 電車経路と運賃を取り込むことができます！ 交通費を自動入力できますか？ ▼ 路線検索 https://jp.cybozu.help/ja/o/option/net/index.html#option_net_index_02
37. 37 ⇒モバイルを使うと、 移動時間にワークフロー処理を進めることができます ワークフロー 一覧画面 申請、決裁、確認、却下、 差し戻しなどの処理が可能 外出先でもワークフローを確認することはできますか？ ▼ 各種モバイルアプリのご紹介 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/product/mobile/
38. 【個人ワーク】振り返りとシェア 他のグループからの提案を踏まえて、ワークをふりかえりましょう。 「今日のワークショップを通じて得た ◎◎を個人/チームで試します。」 記入した内容をお隣とシェア。 振返り 問題 解決 参照 1分 1分/人 ×人数 10分
39. 配布用紙 ①現在は「サイボウズ Office」の◦◦を利用しています。 ②「サイボウズ Office」のワークフローを□□の用途で使いたいと 考えています。 ③ワークショップに参加して、△△なことを持ち帰りたい。 ④今日のワークショップを通じて得た◎◎を個人/チームで試します。 39
40. 【まとめ】 本日のゴール 徹底解説とグループワークを通して、 ワークフローの使い方がわかった！ さっそくやってみよう！ と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。 40 再掲
41. 本日の内容振り返り 1.導入失敗例に学ぶ！ スムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説 ワークフローを利用する目的は？ スムーズな導入のコツとは？ どんな機能があるの？ 2.実際にワークフローを作ってみよう！グループワーク 共通シナリオの問題点共有 解決案出しの個人ワーク ベン図で解決案を整理するグループワーク アプリ構築と運用ルールの策定 発表 41
42. サイボウズコミュニティ 42
43. サイボウズコミュニティ 43
44. ワークショップPARKのご紹介 44
45. 次回のワークショップ開催予定 45
46. 本日はサイボウズワークショップへのご参加 誠にありがとうございました。 アンケートの記入にご協力ください。 46
47. 本日のアジェンダ 14:00-15:00 （60分） 1.導入失敗例に学ぶ！ スムーズな導入のためのコツと機能を徹底解説 15:10-16:30 （80分） 2.実際にワークフローを作ってみよう！グループワーク 16:30-17:30 （60分） 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 47