Teams 導入後の落とし穴。テレワークでも生産性を下げない3つのポイント

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1. © Discoveries, Inc. ディスカバリーズ株式会社 「Teams 導⼊後の落とし⽳。テレワークでも⽣産性を下げない3つのポイント」 オンライン・セミナー
2. © Discoveries, Inc. 会社概要 ディスカバリーズ株式会社 設⽴ 2009 年 4 ⽉ 資本⾦ 3293 万円 オフィス 東京都港区北⻘⼭2-14-4 the ARGYLE aoyama 6F 代表者 代表取締役社⻑ 島⽥ 祐⼀朗 従業員数 37名 事業 • 法⼈向けクラウドサービスの開発/販売 • 組織と情報マネジメントのコンサルティングサービス ※2020年10⽉現在 ミッション 働くすべての⼈たちがイノベーションをもたらす世界を。 受賞歴 マイクロソフト パートナー オブ ザ イヤー 2011 デジタルマーケティング コンピテンシー部⾨ Innovation Leaders Summit TOP100 STARTUPS ベストモチベーションアワード2019 リンク＆モチベーション チームアワード セキュリティ JIS Q 27001 : 2014 ( ISO / IEC 27001 : 2013年版 ) パートナーシップ マイクロソフト ゴールド パートナー the ARGYLE ©WeWork 2
3. © Discoveries, Inc. 広がるテレワークと顕在化した課題 3 デジタル化環境 出勤しないと仕事ができない 従業員 意図が伝わらない マネジメント 仕事が進捗しているか⼼配 アフターコロナ、ウィズコロナとして否応なしに進んだテレワークは、事業継続性の観点でも、また多様な働き⽅としても市 ⺠権を得て、98%の企業*1が継続する意向を⽰しています。 ⼀⽅で、⽣産性が22ポイントも下がったり*2、企業が従業員を管理しにくいという課題が顕在化しています。 お互いの様⼦が分からない中コミュニケーションやコラボレーションでつまずくことで、成果を出すまでに時間がかかり ⽣産性が落ちている実態が浮かび上がっています。 *1 ⽇本経済新聞 「テレワークで⽣産性向上 2割 従業員管理難しく 社⻑100⼈アンケート」 2020年9⽉28⽇ *2 公益財団法⼈ NIRA 総合研究開発機構 「新型コロナウイルスの感染拡⼤がテレワークを活⽤した働き⽅、 ⽣活・意識などに及ぼす影響に関するアンケート調査結果 (速報) 」 2020年4⽉
4. © Discoveries, Inc. テレワークで⽣産性を上げる3つのアプローチ 4 テレワーク下でもコミュニケーション・コラボレーションが促進できるかどうかが、⽣産性を⾼めるカギとなります。 3つのアプローチを意識することで、テレワークでの⽣産性を上げることができます。 01. ペーパーレス 02. エンゲージメント 03. リモートマネジメント 社内情報のデジタル化と⼀元化で、 オフィスワークでもテレワークでも チームの⽣産性とエンゲージメントを 下げる「知らなかった」をなくす リモートでも、3⼤資源を有効に 活⽤して成果を出す
5. © Discoveries, Inc. 5 ストックした情報をチャットボットですばやく引き出す ⼀元管理したストック情報を誰もが探せる社内ポータル リアルタイムな共同作業で時間をかけず成果を出す 紙の契約書や資料など、アナログ情報はその業務を終えるまでに時間がかかり過ぎ、コミュニケーション・コラボレーション をも妨げます。オフィスワーカーとテレワーカーが場所を問わずデジタル環境から情報を探し、活⽤できる環境は必須で す。ペーパーレスによって業務時間が短縮でき、早く次の業務に取り掛かれるので⽣産性が⾼まります。 with powered by 01. ペーパーレス
6. © Discoveries, Inc. 01. チームのファイルを⼀元管理する Teams で共有されるファイルは探しずらく、ファイルサーバーに保存したファイルは投稿者しかわららない…。 探せる⼈、探せない⼈の情報検索リテラシーに依存したくない…。こんな課題を解決！ 必要な情報が素早く⾒つけられる⽂書管理サイトを「15分」で作成できます。 検索ボックスに検索のヒントを 表⽰させて、使い始めたばか りのユーザーでも利⽤しやすく 情報が素早く⾒つけられま す。 モダンUIに対応した階層Web パーツからは、ファイルサーバー 同様のツリー構造で素早く情 報を⾒つけられます。 ライブラリは複数設定できま す。全社共通、案件、規定 など、ライブラリを分ければ素 早く情報を⾒つけられます。 ⽤語セット(プロパティ)を付与 して、ライブラリやフォルダーを 横断したサイトコレクション全 体の⽂書検索も可能。
7. © Discoveries, Inc. 02.よくある質問はボットで⾃動回答 同じ質問を受け答えするのは時間のムダ。 よくある質問をQ&A形式で保存して、後はチャットボットに⾃動回答させる社内ヘルプデスクサイトを 「15」分で作成できます。Teams との親和性が⾼く、チームごとのQAサイトをTeams上に表⽰できます。 ボット搭載社内ヘルプデスクサ イトは15分で出来上がります。 ⾃社⽤FAQをインポートして公 開できます。 よくある質問をQ&A形式で 保存すれば、後はチャットボッ トが⾃動回答してくれます。
8. © Discoveries, Inc. 03.チームの情報共有と成果を発信する 「効率よく必要な情報に辿り着くこと」「ナレッジをすばやく検索すること」は⽣産性向上に必要不可⽋。 Teamsからアクセスできる全社ポータル、事業部ポータル、部⾨ポータルで情報共有を促進しましょう。 モダンUI・スマホ対応の社内ポータルを「15分」で作成、⾃社テンプレートとして登録・複製が出来ます。 直感的に情報が探せる、デザ イン性と操作性に優れたポー タルで情報を⼀元化します。 ニュースをタイムラインで表⽰、 クリック数でバナーやアイコンを 管理など、豊富な機能で活⽤ されるポータルに。 ⾃社テンプレートを展開すれ ば現場部⾨に権限委譲しや すく、運⽤コストを軽減しま す。 経営や現場の「イマ」を共 有。リモートワーク中でも成果 が共有しやすく、⼀緒に働く 仲間同⼠をつなげます。
9. © Discoveries, Inc. 5. 創造化 イノベーション 4. 熟成化 アイディエーション 3. 共有化 コンテキスト 2. 効率化 プロダクティビティ 1. デジタル化 デジタライゼーション ディスカバリーズの考える DX への5つのステップ DX推進事例 業務効率化・効果の⾒える化を⽬指した社内ポータル。 毎⽉600件超の FAX もゼロに 東横インでは、業務の「効率化」と「⾒える化」を⽬指して Microsoft 365 の導⼊を決定。しかし課題となったのが 「SharePoint Online の ⾃由度が⾼すぎて、初⼼者にはハードルが⾼い」ことでした。 これを解決するため InSite を採⽤。プロジェクト開始から半年後の 2016 年 4 ⽉からには「T-net」と名付けられた社内ポータルの運⽤を開 始しました。FAXで運⽤されていた業務も「T-net」の活⽤で円滑になり、 毎⽉ 600 〜 700 件ものFAXがすべて電⼦化されたことに加え、これま ではDVDで各店に配布していたトレーニング等の映像コンテンツをT-net 上に掲載することで、再⽣回数を把握できるようになりました。 https://discoveries.co.jp/case/toyoko-inn/ 豊橋駅東横INN 三河安城駅新幹線南⼝ ⽀配⼈ 熊澤 加代⼦ ⽒ 「私たちが⽬指すべき社内ポータルの姿を明確にする作業や、ワークフローの整備などは特に、ディスカバリー ズさんの知⾒を借りることで、予想しなかったほどスムーズに完了しました。InSite は SharePoint の標準機 能に準じているため、メンテナンスも容易です。今では簡単な改修であればディスカバリーズさんの⼿を借りる ことなく、実施できるようになっています」
10. © Discoveries, Inc. 5. 創造化 イノベーション 4. 熟成化 アイディエーション 3. 共有化 コンテキスト 2. 効率化 プロダクティビティ 1. デジタル化 デジタライゼーション ディスカバリーズの考える DX への5つのステップ DX推進事例 InSite ポータルを活⽤して 情報検索が1/4まで改善 美容化粧品をサロンに販売する国内シェアNo.1のミルボンは、約700 名の社員間での、POP素材やプロモーション、お客様からのフィードバック などの情報共有を効率化するためノーツから Office365 へ移⾏。⾃社 でSharePoint のサイト構築や移⾏をしますが、情報検索性が課題に。 「どこにアクセスすれば良いのか」との問い合わせが殺到します。 そんな時、セミナーで InSite を知り、導⼊が決定されます。必要な情報 へナビゲートするクイックナビや、スライサーでコンテンツへ誘導するローテー ションバナーは、ビジュアルでわかりやすく「⽬から共有することができる」を 有効性が評価されています。業務に⽀障すらあった社内からの問い合 わせ件数は皆無となり、効果が顕著に表れています。 https://discoveries.co.jp/case/milbon/ 経営戦略部 情報企画グループ 情報企画室 岡﨑 鉄夫 ⽒ 「活⽤の幅が広げるためには『どこに何があるかがわかる』に尽きると思います。整理された情報をビジュア ルで直感的に理解できることは、利⽤者へメリットを訴求していることの１つです」
11. © Discoveries, Inc. 11 テレワークでは情報格差が発⽣し、 「知らなかった」がコラボレーションに⼿戻りを発⽣させたり、コミュニケーション・コラボ レーションにブレーキをかけます。 展開しているマーケティング活動や新しい営業ツール、社内ルールなど会社で起こってい る状況を素早くキャッチアップしてコラボレーションできる環境は、チームの⽣産性向上に必要不可⽋です。 オンライン社員総会や会議でも顔が⾒えて距離が縮まる 情報を持っている⼈、専⾨性のある⼈を探してコンタクト 会社のニュースをタイムライン形式で閲覧、ビジュアルに伝わる with powered by 02. エンゲージメント
12. © Discoveries, Inc. プロフィールを公開 属⼈化しやすい従業員の情報を組織で共有 同僚がどんなキャリアを持ち、何が得意なのか、 意外と知らないもの…。従業員の属性情報を ⾃分で登録でき、組織で共有できます。 01. 特定スキルなどの属性情報はタグで管理される ため検索しやすく、プロジェクトメンバーとして最適 な従業員を⾒つけたり、相談すべき⼈・連携すべ き⼈がすぐに探せます。 © Discoveries, Inc.
13. © Discoveries, Inc. ナレッジを共有 必要な情報だけが届くから、⽣産性が上がる 02. 従業員属性や⾏動履歴から、⼀⼈ひとりに必 要な情報だけを届けて情報過多を防ぎます。 情報収集の時間は最⼩限に、問題解決や新 しいアイデアといった⽣産性の⾼い仕事に集中 できます。 社員参加型ソーシャル・ニュースとして経験やナレッジ・ 理念や戦略などをストーリーで発信できます。 本社と⽀店/現場同⼠のつながりを作る デジタル社内報として機能します。 © Discoveries, Inc.
14. © Discoveries, Inc. アイデアを出し合う コンテキストの共有でコラボレーションが進む 03. いいね・コメントなどのソーシャル機能により 周囲からの評価や反応を実感できます。 組織横断的に共通認識が⾔語化（コン テキスト）されるため、スピーディーなコラボ レーションが可能になります。 これがアイディエーションの機会となり、 ビジネス成⻑につながります。 © Discoveries, Inc.
15. © Discoveries, Inc. ⾃分の経験や体験を社内に発信したり、 仲間とコラボすると、⾃動的にポイントが 付与され、貢献度の⾼い従業員はステー タスが⾼くなります。 評価されることで、ポジティブな⾏動が 習慣化。情報共有したり、コラボしたりす るモチベーションを⾼めます。 マイルをゲット ポジティブな⾏動習慣が、モチベーションを⾼める 04. シルバーステータスのユーザーです © Discoveries, Inc.
16. © Discoveries, Inc. 株式会社リンク＆モチベーション 主催 モチベーション チーム アワード 2019 を受賞 変化前の組織の状況 社員⼈数が増加する時期で、ビジョン浸透やオフィス環境の充実、連帯感が課題 となってきいました リモートワークなど働き⽅や価値観の多様性が増す中で、バックオ フィス機能として従業員の意⾒に⽿を傾け、対応していく必要がありました。 取り組み 明⽂化されてなかった事柄をガイドラインや記事にしてエンゲージ・ドットワークスで配 信し、閲覧やいいね！などのアクションを確認しながら、情報の可視化を進めました。 また従業員が集う Meet Up を企画して、エンゲージ・ドットワークスで事前周知から 事後レポートを発信。オフラインとオンラインを連携した企画は組織の⼀体感を⽣む ことにも貢献して、企画する部⾨のモチベーションも⾼まりました。 改善効果 ⽬に⾒えない「社員と社員」や「社員と情報」の関係性を良好にしたことで社員から の問い合わせの「量」と「質」が変化し、グループ内の業務推進が図られ、組織の バックアップ機能の強化につながり、結果的にグループのエンゲージメントスコアが⼤ きく改善しました。 30,000件超のノミネートの中から「オペレーション＆サービスグループ」が選出 バックオフィス部⾨「オペレーション＆サービスグループ」のエンゲージメントが 56.5 から 83.2 ポイントに⾶躍的に改善 16
17. © Discoveries, Inc. 17 マネージャーに⽬が届かないテレワークでも、情報・ヒト・時間を有効に活⽤できれば成果を出すことができます。マネージャー はレポートから不⾜したリソースを⾒つけ、適切な情報の提供したり、エキスパートなど仕事を進めるキーマンをつなげたり、無 駄な業務プロセスやルールを⾒直したりすことで、⽣産性を⾼めることができます。 限られた時間を無駄なく活⽤して成果を出す速度を上げる 幅広い仕事や成功に⽋かせないコラボレーターを把握 パフォーマンス向上に⽋かせないインプット度合いを把握 with powered by 03. リモートマネジメント
18. © Discoveries, Inc. サービス Discoveries InSite エンゲージ・ドットワークス インテリレポート ⽉額 基本料⾦│⽉額48,360円 + ⼈数課⾦│年額1,800円×ユーザー数 ユーザー ⽉額 600円 ユーザー ⽉額 600円 特徴 必要な情報が素早く探せる「社内ポータル」、申請書 やガイドライン、営業資料などの⽂書やファイルを⼀元 管理する「⽂書管理」、蓄積されたストック情報を引 き出す「チャットボット」などの社内サイトを、 SharePoint や社内ポサイト構築スキル無しに簡単に 作成できます。 経営・管理部⾨だけでなく営業やサポート・マーケティ ング部⾨でも、簡単にコンテンツを投稿して⾃分やチー ムの成果や取り組みを発信できます。会社の状況に 常にキャチアップでき、テレワークでも⽣産性を落としま せん。 社内リソースとなる「情報・ヒト・時間」の活⽤状況を ⾃動的に解析。⽣産性を下げている要因が発⾒でき ます。マネージャーは部下のレポートを⾒ながら、⻑時 間労働やパフォーマンスの改善に向けた必要な対策 やサポートができます。 主な機能 ・ポータルおよび⾃社独⾃サイト展開 ・⽂書管理サイト ・ヘルプデスクサイト ・ソーシャルニュースの閲覧、いいね、コメント ・ニュース配信 ・社員のタグ検索 ・時間帯別業務 レポート ・チャット分析 ネットワークレポート ・ファイル共有先部⾨レポート 連携 ・Office 365 サインイン認証 ・Teams / SharePoint 対応 ・Office 365 サインイン認証対応 ・Azure AD データ連携対応 ・Office 365 サインイン認証 ・Microsoft 365 / Teams 対応 18
19. © Discoveries, Inc. Microsoft Teams 導⼊＆活⽤⽀援サービス フレームワーク ワークショップ ステークホルダーを対象に全5回の Teams ワークショップを実施して活⽤シナリオを策定 します。 トレーニング Teamsの基本操作のみならず業務シーンに おけるTeamsの便利な使い⽅をハンズオン形 式で実施するトレーニング。 運⽤設計 Teamsのチームの単位、チャネルや権限、IT 管理者が注意すべき運⽤管理を設計して、 ドキュメント化します。 インテリレポート ワークスタイルアナリストプラン Teams のログから 組織のコミュニケーションやピープルアナリティクスをレポートするSaaS製品です。カスタマーサクセスマネージャーが利⽤メリットを最⼤化する⽀援を⾏います。 フェーズ1 試験運⽤ 特定組織/メンバーを対象に試験運⽤を開 始して、利⽤のベストプラクティスと運⽤の課 題を洗い出し、全社展開へ向けたラーニング を収集します。 ベストプラクティス 試験運⽤で成功した活⽤のシナリオを2-3つ ピックアップして、Tipsおよびユーザーメリットと して全社展開のコンテンツとします。 ジャーニー設計と展開 メインターゲットのタッチポイントからエンプロ イージャーニーを設計することで、いつ、どんな ときに効果的に活⽤できるかをを伝える展 開計画やKPIを策定します。 フェーズ2 全社展開 エンプロイジャーニーに沿って、活⽤シナリオを使って利⽤イメージを伝えながら、全社で利 ⽤できる環境を開放する。試験運⽤の対象者が中⼼となり、利⽤するユーザーを巻き 込んで使いながら使い⽅を伝授していきます。 プロモーション 利⽤拡⼤に関する周知・ 広報活動を⽀援します。 例 ・利⽤者向けのメリットの資 料作成 ・分かりやすい⼿順書 ・社内勉強会のサポート ・デジタルツールを使った広 報 サービス連携 利⽤者の課題を、 Microsoft 365 や 他の SaaS製品と連携するな ど、テクノロジーによる解決 を⽀援します。 例 ・Power Automate 連携に よる⾃動化 ・SharePoint による情報共 有の拡張 アナリティクス インテリレポートで収集し たワークログや、⾃社シス テム/データと組み合わせ、 新しい価値を発⾒します。 例 ・ハイパフォーマー分析による できる営業マンのロールがモ デル作り ・無駄が発⽣している箇所 を特定するプロセス・マイニン グ カスタマーサクセス Teamsの社内導⼊から浸透、活⽤を通して、お客様の課題解決に向けた⽀援を通して伴⾛します。 19
20. © Discoveries, Inc. 延べ 250社 100万⼈を超える企業の DX を⽀援 20
21. © Discoveries, Inc. 問い合わせ 製品のトライアル（30⽇間無償） ご不明な点やご相談はお気軽にお問い合わせ下さい ディスカバリーズ株式会社 TEL : 03-6433-5372 （平⽇9-18時） Email : contact@discoveries.co.jp Web : https://discoveries.co.jp 21
22. © Discoveries, Inc. © Discoveries Inc. All rights reserved. Discoveries Inc. および、Discoveries InSte 、IntelliReport、engauge.works は、ディスカバリーズ株式会社の商標です。その他、記載されている会社名および製品名は、各社の商標または 商標登録です。この資料の内容は2020年11⽉現在のものです。内容については予告なく変更する場合があります。