Bizer team：Use cases to make BPO successful

アウトソーシング、シェアード、BPO・・・呼び方は様々ではあるが、企業内の非コア業務を外部に出して、スリム化する動きが日本企業においても加速している。しかし、以前とは違いITツールは発達し、業務プロセスはより複雑化する中での業務の切り出しは容易ではなく、業務改善とセットでのアウトソーシングでなければアウトソーシングの効果がでない。
Bizer teamの本質はチーム内でのタスクの共有と可視化。最初から詳細なマニュアルや業務フローを作ろうとすると、かなりの準備期間が必要となり、現場の協力もなかなか進まない。まずはBizer teamを使って「何をやっているか」を可視化し、それを「なぜやっているのか」「こういう風に改善できないか」という風にブラッシュアップしていければ、自然と業務プロセスが整理されていく。Bizer teamをうまく活用してチームでの共有と可視化をすぐに実現することが成功への近道だ。

Transcript

1. by Libero Consulting LLC. アウトソーシング を成功させる活⽤事例 2019/12/02 @BPO事業者向けサービス⼒強化セミナー
2. © Libero Consulting LLC. 1 代表プロフィール ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、ベンチャーのバックオフィスを経て、独⽴。 現在の業務やシステムの使⽤⽅法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、 業務からシステムまでの再構築の実績多数。 業務設計のノウハウをパッケージ化したバックオフィスおまかせサービス「Brownies Works」をリリース。 リベロ・コンサルティング代表 業務設計⼠、税理⼠ 武内 俊介 TAKEUCHI SHUNSUKE @Libero_shunsuke
3. © Libero Consulting LLC. 2 キャリアの変遷 新商品についての業務フロー構築やシステムの要件定義を担当。 主に交通系（⾶⾏機、⾞、電⾞）の提携クレカの開発を⾏う。 税理⼠試験の勉強をしながら税理⼠補助業務を⾏う。 年商数億円前後の中⼩企業を中⼼に担当。 バックオフィスを含む社内業務全体の設計と構築を複数社で担当。 SFDCの導⼊や会計ソフトの⼊れ替え、請求システムの再構築、IPO準備などを⾏う。 SaaSを活⽤したバックオフィス全体の業務設計を⾏う会社を創業。 SFDC・kintoneを⽤いたCRM構築と会計への連係を中⼼に⼿掛ける。 ⾦融系 会計事務所 ベンチャー
4. © Libero Consulting LLC. 3 弊社のサービス 業務と システムの設計 チェックリスト、 マニュアルの整備 ツールの設定と 初期設定 バックオフィス 業務全体の受託
5. Agenda 1. 業務改善の必要性 2. タスクの可視化 3. タスクの型化 4. Brownies Worksのご紹介
6. © Libero Consulting LLC. 5 業務改善の必要性
7. © Libero Consulting LLC. 6 アウトソーシングに求められる 提供価値が変わってきている リソースの 提供 改善施策の 提案
8. © Libero Consulting LLC. 7 ビジネスモデルの４要素 ターゲット バリュー ケイパビリティ 収益モデル （顧客） （提供価値） （オペレーション/リソース） （プロフィット） 誰に対して どんな 価値を どうやって 提供するのか 採算は どうとるのか 『新しい経営学』三⾕宏治より
9. © Libero Consulting LLC. 8 ⼈不⾜ スキル格差 ITの⾼度化 競争の激化 業務改善の 必要性 ⼈材サイド 企業サイド ビジネス課題の変化
10. ©2019 Libero Consulting LLC. 9 当初はきちんと構築されていた 業務プロセスも、 時間とともにバランスは崩れる
11. 「CAPDo」サイクル ©2018 Shunsuke Takeuchi 10
12. © Libero Consulting LLC. 11 現状の問題点の発⾒ そこがスタート地点になる
13. ©2019 Libero Consulting LLC. 12 可視化してから、型化する タスクの 可視化 タスクの 型化
14. © Libero Consulting LLC. 13 タスクの可視化
15. ©2019 Libero Consulting LLC. 14 可視化の⼿順 ①現状のタスクをすべて書き出す ②タスクを整理する
16. ©2019 Libero Consulting LLC. 15 事例① 急成⻑中のスタートアップ企業。 売上の拡⼤にあわせて、事務処理量も増加。 業務の再設計、アウトソーシングによる⽴て直しが急務。 しかし、ベテラン社員にあらゆる業務が集中し、 すべての処理内容がブラックボックス化。 業務 業務 業務
17. ©2019 Libero Consulting LLC. 16 事例① • １営業⽇⽬ • 新規契約のチェック • エビデンス確認 • 不⾜資料の回収 • ２営業⽇⽬ • 請求⾦額のチェック • 担当者に確認依頼 • 請求リスト作成 ・ ・ ・ ベテラン社員の業務を真横で観察し、 チェックリストに落とし込む
18. ©2019 Libero Consulting LLC. 17 事例① • １営業⽇⽬ • 新規契約のチェック • エビデンス確認 • 不⾜資料の回収 • ２営業⽇⽬ • 請求⾦額のチェック • 担当者に確認依頼 • 請求リスト作成 ・ ・ ・ チェックリストをもとにヒアリング。 業務を詳細なマニュアルに落とし込む。
19. ©2019 Libero Consulting LLC. 18 の役割 タスクの可視化と状況の共有 マニュアルへのリンク集 →マネジメント層 →チームメンバー →探す時間の短縮 →情報の集約
20. © Libero Consulting LLC. 19 タスクの型化
21. ©2019 Libero Consulting LLC. 20 型を作る際に意識すること ・再現可能性 ・代替可能性 ・改善可能性
22. © Libero Consulting LLC. 21 可視化 型化 標準化
23. ©2019 Libero Consulting LLC. 22 事例② 経理業務のアウトソーシング企業。 顧客の増加に合わせて、対応スタッフも急増。 スタッフのスキルにバラツキが⽣じ、 社内でのノウハウ共有や教育が急務だが、 ⽇々の業務に追われてなかなか進まない
24. ©2019 Libero Consulting LLC. 23 事例② • 売掛⾦ • 請求書取込 • クレカ取込 • EC取込 • 買掛⾦ • ⽀払請求書取込 • クレカ取込 • 前払費⽤の償却 ・ ・ ・ マネージャーが汎⽤的な チェックリストを作成
25. ©2019 Libero Consulting LLC. 24 事例② • 売掛⾦ • 請求書取込 • クレカ取込 • EC取込 • 買掛⾦ • ⽀払請求書取込 • クレカ取込 • 前払費⽤の償却 ・ ・ ・ スタッフが使いながら チェックリストをブラッシュアップ
26. ©2019 Libero Consulting LLC. 25 の役割 各⾃のノウハウの集積 継続的な振り返り →常にアップデートされる →組織のノウハウの蓄積
27. ©2019 Libero Consulting LLC. 26 の３つの特徴 使い始めた⽇から業務の可視化ができる タスク/チェックリストを登録するだけで、業務を可視化しチームに 共有できます。業務整理の時間がなくても問題ありません。 わかりやすいデザインでカンタン シンプルな画⾯で迷うことなく、誰でも使うことができます。 仕事がどこまで進んでいて何をやればよいのか、⼀⽬瞭然です。 ⼀度作ったタスクをチームの資産として利⽤ 作成したタスクは繰り返し使うことができます。チームで共有したタスクを アップデートすることで、タスクが運⽤型マニュアルとして機能します。
28. © Libero Consulting LLC. 27 のご紹介
29. © Libero Consulting LLC. 28 のコンセプト Brownie（ブラウニー）はスコットランド地⽅の「妖精」のこと。 「Brownieたちがバックオフィス業務を⽚付けてくれる」というコンセプト から命名。 経理や労務を中⼼に、リベロ・コンサルティングが最適と考える業務設計の もと、バックオフィスの仕事をおまかせできるサービスを提供します。 ⼀般的なオンライン秘書と違って、細かい指⽰出しは不要。 妖精さんがいつの間にか処理をしてくれるという状態を理想とします。 お客様の現在のツールや運⽤に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」 をそのまま導⼊していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運⽤を可能にするサービスです。
30. © Libero Consulting LLC. 29 の あらゆる業務⼿順をテンプレート化
31. © Libero Consulting LLC. 30 で標準化 タスク 親リスト ⼦リスト テンプレ 全部書き出す チェックポイント ⼿順の明確化 型化する
32. © Libero Consulting LLC. 31 31 バックオフィス系SaaSを駆使して 経理・労務などを丸っと運⽤します
33. © Libero Consulting LLC. 32 業務設計のパッケージ化 最適な運⽤を回せるリソースの提供 バックオフィスの 豊富な経験 ⾼いITリテラシー 運⽤や使⽤ツールともに すべてパッケージ化 （カスタマイズ不可）
34. © Libero Consulting LLC. 33 の真のメリット 毎⽉タイムリーに財務諸表を作成。 早期に経営判断をすることができ、銀⾏借⼊や投資家への説明もスムーズに。 ⽉次決算 経営者や従業員が作業から解放されることで、コア業務にリソースを集中するこ とができます。 本業集中 業務が最適な形に整備されることで、組織拡⼤時に混乱が起きにくい体制になり ます。 運⽤改善
35. © Libero Consulting LLC. 34 基本サービスの全体図 財務会計 給与計算 銀⾏ 受発注管理 明細データ 振込データ 売上データ 従業員データ 領収書 クレジット カード ECサイト 請求書 ⾒積書/発注書 スキャンして 取り込み
36. © Libero Consulting LLC. 35 ツールの選定から運⽤までお任せ ü 利⽤ツールや運⽤フローは御社の状況をヒアリングの上、弊社で最適と考えられるものを選定・構築いたします。 ü ⾃社で開発したツールなどの利⽤を希望される場合は、その部分はBrownies Worksでは運⽤の対応ができません。 運⽤及び会計処理に必要なデータの出⼒をお願いします。（それによる利⽤料⾦の減額等は⾏いません。） が最適な形で提供 初期設定、マニュアル作成はもちろん不要です。 利⽤ツール 運⽤フロー
37. © Libero Consulting LLC. 36 ならコスパがいい！ ⼈件費 教育費 採⽤費 ツール利⽤料 ⼀般的な バックオフィス 利⽤料 ツール利⽤料込み の料⾦設定！ トータルコストを⼤幅に削減‼
38. 本稼働 © Libero Consulting LLC. 37 なら稼働まで早い！ 最適な設計による運⽤が、 すぐに始められます 設計期間は約1ヵ⽉を予定しています 新しいスタッフ 採⽤後の改⾰ 採⽤期間 教育期間 習熟期間 運⽤検討 業務設計 本稼働
39. © Libero Consulting LLC. 38 なら並⾏稼働できる！ 既存業務を続けながら 新運⽤の設計が可能になります 切り替えまで2〜3ヵ⽉間を⾒ていただいております 御社スタッフ 既存の運⽤ 並⾏稼働 業務設計 本稼働 新運⽤に完全移⾏
40. © Libero Consulting LLC. 39 当⾯は社員50名以下の スモールビジネスをメインで サービスを提供していきます
41. © Libero Consulting LLC. 40 の料⾦プラン 現在、プロトタイプとして提供中です 個別にお⾒積もりをさせていただきます ⽉額料⾦ ⼈件費と同程度 初期費⽤ ⽉額料⾦１ヵ⽉分 移⾏費⽤ （会計ソフト移⾏時） ⽉額料⾦１ヵ⽉分 料⾦の⽬安
42. © Libero Consulting LLC. 41 Webサイト等も準備中です。 お問合せはこちらにDMください。 @Libero_shunsuke