E-book-16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP

Sabendo que a tecnologia pode e deve ser a sua melhor aliada, é necessário tomar algumas precauções para que qualquer adesão não traga
mais dores de cabeça do que soluções à organização.
Dessa forma, você terá consciência de, não apenas um, mas de 16 erros para se evitar ao escolher um ERP, aumentando a performance da sua empresa e, consequentemente, a lucratividade do seu negócio.
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1. e-book 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP Evite-os e desfrute de bons resultados! 1
2. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 2 Introdução Caro(a) leitor(a), Este e-book tem como principal objetivo te auxiliar quanto à adoção de um software ERP, essencial para a tomada de decisão mais estratégica em sua empresa. Sabendo que a tecnologia pode e deve ser a sua melhor aliada, é necessário tomar algumas precauções para que qualquer adesão não traga mais dores de cabeça do que soluções à organização. Dessa forma, você terá consciência de, não apenas um, mas de 16 erros para se evitar ao adotar um ERP, aumentando a performance da sua empresa e, consequentemente, a lucratividade do seu negócio. Boa Leitura!
3. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 3 Você está por dentro dos erros dos gestores, e que parecem superficiais, quando o assunto é software ERP? Adotar uma ferramenta digital, como é o caso de um sistema ERP, por exemplo, é uma decisão estratégica. Obrigatória, por assim dizer. Como em vários outros segmentos, contextualizar o empreendimento garante benefícios a quem o faz. Porém, apesar de promissora, a implantação do sistema deve ser assertiva para evitar possíveis transtornos. Acompanhe e observe se você, ou algum gestor conhecido, se encaixa em um dos perfis de erros aqui levantados. Atente-se, sobretudo, às sugestões e ao conselho de quem já viu esses equívocos serem cometidos várias vezes. Vamos descobrir juntos?
4. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 4 Como bastante observado, as opções no mercado, não apenas em soluções ERP, são inúmeras. Por isso, é natural que alguns gestores fiquem na dúvida sobre qual sistema adotar. O que é esperado, uma vez que a adoção virá com a premissa de melhorias à empresa contratante. Muitas vezes, a empresa faz uma simples e breve avaliação do fornecedor, dando mais atenção, principalmente, à parte financeira de aquisição do software, mas se esquece de avaliar se ele possui experiência suficiente para atender à grande demanda. 01Optar por um software sem expertise de mercado
5. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 5 01 Optar por um software sem expertise de mercado Avaliar a metodologia utilizada, o nível de conhecimento e o comprometimento da equipe de implantação envolvida são algumas das vertentes a serem observadas. Verificar se o software e o fornecedor são aderentes aos processos da sua empresa também é essencial no momento da pesquisa. Entretanto, muitas vezes, alguns gestores, ou tomadores de decisões, acabam optando por um software embasando-se, unicamente, na proposta de menor custo. Ou até mesmo mais facilidade em seu manuseio. Resultado? Muitos transtornos e dores de cabeça à organização. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 5
6. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 6 É claro que, enquanto gestores, e seres humanos, buscamos por opções mais em conta. Porém, o produto ou serviço de menor custo não anula a sua qualidade de execução. Mediante pesquisas de mercado, alternativas já se encontram inseridas no mercado há algum tempo, e, com expertise, podem, e devem, ser consideradas. Não se esqueça também de procurar por boas referências do software. Com o acesso à tecnologia, a visualização dos feedbacks tornou-se ainda mais tangível. E tudo isso contribui, é claro, para uma decisão mais acertada por parte do consumidor interessado. 02Não optar por um sistema ERP que atenda ao negócio
7. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 7 02 Não optar por um sistema ERP que atenda ao negócio Muitas vezes, acontece o contrário, isto é, os gestores também tendem a optar por um sistema ERP comercializado por preços elevados, julgando que são mais completos. Estes softwares, sem dúvida, possuem alta performance, mas as empresas que os comercializam não se atentam às necessidades específicas da organização deste gestor. Muitas companhias, em alguns casos, se tornam apenas meros números na perspectiva das empresas contratadas. Por isso, priorize empresas onde cada cliente é tratado de maneira diferenciada. Prova disso são os vídeos de cases, em que cada companhia ressalta os benefícios trazidos pela parceria, destacando as melhorias em todos os setores após a implementação do sistema ERP. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 7
8. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 8 Outro erro dos gestores é a dificuldade em entender como se usa completamente o sistema ERP. Este item nos convoca a uma reflexão e nos faz retornar ao erro de número 1, em que ponderamos a importância de optar por um sistema com expertise de mercado. Um software ERP com layout intuitivo e de fácil acesso permite um entendimento mais assertivo por parte dos gestores e dos colaboradores que farão uso da ferramenta. 03Não compreender ou utilizar o software ERP corretamente
9. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 9 03 Não compreender ou utilizar o software ERP corretamente 03 A usabilidade pouco entendível pode acarretar dores de cabeça aos gestores, levando-os a, inclusive, abandonarem o software por completo. Lembre-se: a tecnologia surge para agregar praticidade à rotina, e não para deixá-la ainda mais trabalhosa. Por isso, antes de assinar qualquer contrato, exija um free trial (teste gratuito) do software de gestão à empresa que o esteja oferecendo, e analise se o sistema, de fato, irá se adequar ao seu uso. Foque na usabilidade simples e intuitiva. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 9
10. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 10 Estamos na era digital, ponto. Partimos do pressuposto que quaisquer ferramentas digitais, se já não existentes, serão adaptadas ao formato mobile. Por isso, é preciso atentar-se, no momento da pesquisa, se o software ERP pode ser executado em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Opções que disponibilizam o sistema por meio de sites responsivos, que se adaptam à tela portátil e/ou aplicativos asseguram uma gestão mais assertiva. E aqui estamos falando de praticidade em todos os âmbitos, direcionada tanto a gestores como também colaboradores. Em referência ao item anterior, atente-se se a usabilidade do software nas plataformas móveis também é eficaz e intuitiva. 04Adotar um software ERP que não oferece mobilidade
11. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 11 04 Adotar um software ERP que não oferece mobilidade Opções que disponibilizam o sistema por meio de sites responsivos, que se adaptam à tela portátil, e/ou poder gerir o empreendimento de qualquer lugar também é essencial para gestores, principalmente os que não se encontram, na maioria das vezes, na sede da organização. Mais um ponto a favor do software que se adaptar ao contexto móvel. Além disso, a mobilidade ajuda com o acesso a informações e dados relevantes no momento de reuniões de prospecção, eventos, dentre outros contextos. Pensar e agir local e globalmente. E, claro, com agilidade. Aplicativos asseguram uma gestão mais assertiva. E aqui estamos falando de praticidade em todos os âmbitos, direcionada tanto a gestores como também colaboradores. Em referência ao item anterior, atente-se se a usabilidade do software nas plataformas móveis também é eficaz e intuitiva. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 11
12. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 12 Mais importante que adotar um sistema de gestão empresarial é poder contar com um suporte eficaz. Uma equipe de atendimento em tempo integral para sanar dúvidas sobre o sistema faz toda a diferença no processo como um todo. É sabido que 66% dos consumidores trocam de empresa por causa de um atendimento ruim, por isso, evite transtornos. Avalie não apenas a qualidade do suporte, mas todo o contato com a empresa antes da contratação de seus serviços. Pesquise sobre, converse com quem já fez uso e faça um apanhado dos benefícios oferecidos pelo sistema. 05Adotar um software ERP que não oferece suporte com excelência
13. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 13 05 Adotar um software ERP que não oferece suporte com excelência Por isso, é importante contar com uma equipe de suporte que possui parceria com provedores que possibilitam a abertura de chamados com mais agilidade, permitindo que os colaboradores e clientes interajam e acompanhem todas as movimentações por e-mail, além do acesso a uma rica base de conhecimento, alimentada por conteúdos de textos e vídeos didáticos. Processos emergenciais e de contingência, acesso a relatórios das requisições, atendimento por meio de videochamadas e personalizados também agregam eficácia ao processo do suporte. Suas opções em vista possuem tais diferenciais? Vale a pena pesquisar! 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 13
14. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 14 O sistema de gestão auxilia a empresa com todos os seus processos internos. No entanto, a ferramenta não atua sem as métricas e/ou dados que só podem ser fornecidos pelos gestores. Assim, o software irá trabalhar com as informações de forma mais apurada, que a leva, naturalmente, à exatidão dos cálculos. O sistema de gestão auxilia a empresa com seus processos internos de maneira geral. Porém, a ferramenta não atua sem que possua as diretrizes de um profissional conhecedor do potencial da ferramenta. 06Pensar que o software ERP irá aumentar a lucratividade por si só
15. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 15 O conceito de rastreabilidade lhe parece familiar? A definição surge como um termo que designa a capacidade de poder rastrear um objeto. Em outras palavras, é poder identificar a localização de um produto, seus componentes, ou serviço, nas etapas da produção. A rastreabilidade viabiliza o acesso ao histórico da mercadoria, por exemplo, tornando o controle ainda mais apurado. Assim, evita-se a perda de informações sobre aquele produto em específico, assegurando ainda mais a procedência e segurança aos consumidores. Se a sua empresa possui processos de produção, certifique-se que eles estão acessíveis às pessoas corretas. Um controle é fundamental, mas com a devida eficiência, é um diferencial mesmo em um ambiente delicado. 07Não se atentar à rastreabilidade como diferencial de mercado
16. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 16 07 Não se atentar à rastreabilidade como diferencial de mercado Tenha certeza que, por meio do software, você conseguirá rastrear um lote em segundos, trazendo informações essenciais como: lote da matéria-prima de entrada, fornecedor, datas de validade de cada item, todos os equipamentos utilizados na produção, cada colaborador que participou do processo, incluindo assinaturas e autenticação, com informações de qual cliente o dado se destina. Um bom software ERP deve, não apenas se atentar à esta questão, como também viabilizá-la como ferramenta no sistema. Por isso, dê preferência a empresas que também encontram-se atentas ao conceito de rastreabilidade, oferecendo uma pesquisa mais apurada e em menor tempo hábil em relação aos seus concorrentes. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 16
17. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 17 Integração, como não pensar sobre isso? Pois é, muitos gestores acabam optando por mais de um sistema para fazer a gestão empresarial. Você há de convir que seria providencial que o software para gestão do capital humano da empresa, do relacionamento com o cliente e da gestão de serviços prestados — que envolvem propostas, contratos, recursos e faturamento — e que fizessem parte de um só conjunto de sistemas, consistiria em uma estratégica mais prática e em conta. Isso sem falar no suporte técnico, na consultoria, no treinamento, etc. Dessa forma, atente-se às empresas em que todas as ferramentas de gestão empresarial estejam integradas. Assim, sua organização estará prestes a fazer uma escolha que elevará, ainda mais, o nível competitivo frente ao mercado. 08Optar por softwares de vários fornecedores simultâneos
18. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 18 É comum que, enquanto consumidores, optamos por preços mais em conta de um produto ou serviço. No entanto, muitas vezes, somos conduzidos pela falsa premissa de que “o que possui menor custo é de pouca qualidade”. O que não é, necessariamente, verdade. Quando dialogamos sobre a adoção de um software ERP, é pertinente afirmar que os gestores encontram-se vulneráveis a cometer este erro. O tomador de decisão pode ser orientado a optar pelo sistema por um grande custo, tendo em mente que a ferramenta será mais eficaz, ou adotar um de menor valor pensando em economizar o orçamento da empresa. 09Não comparar preços
19. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 19 09 Não comparar preços 09 Independente da batida do martelo, deixar de realizar uma pesquisa de preços entre os softwares ERP, comparando o que cada um tem a oferecer, é um erro cometido por gestores. O ideal é procurar saber sobre a empresa que intermedia a ferramenta, se os clientes estão satisfeitos com seu uso e se o preço realmente é justificável. Dessa forma, são evitados gastos desnecessários e dores de cabeça em longo prazo. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 19
20. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 20 Da mesma forma que gestores optam por softwares ERP mais em conta, outros acabam adquirindo a ferramenta sem analisar o próprio orçamento de sua empresa. Por isso, para evitar o prejuízo financeiro por parte da organização contratante, é importante avaliar os seguintes custos imbuídos no contrato de implantação: • Custos com manutenção mensal; • Custos com as customizações para adequar o sistema aos processos da empresa; • Custos de acompanhamento após a fase de implantação inicial; • Custos com melhoria da infraestrutura atual e seu crescimento futuro. Atente-se a cada variante, faça uma análise dos gastos e opte por um software ERP que atenda às suas necessidades sem comprometer o próprio orçamento. 10Não avaliar as variáveis financeiras de aquisição
21. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 21 A adoção do software ERP pode, e deve, envolver os colaboradores que trabalharão diretamente com a ferramenta. Por isso, não deixá-los a par da implantação, e não investir em um treinamento eficaz também são erros cometidos por gestores. Por isso, é essencial que, durante o processo de implementação do software na empresa, os funcionários sejam devidamente apresentados ao novo sistema. 11Não envolver os colaboradores na implantação
22. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 22 11 Não envolver os colaboradores na implantação É neste momento em que as dúvidas aparecerão e deverão ser esclarecidas pelos gestores. A percepção dos colaboradores sobre a ferramenta auxilia os líderes a identificarem soluções para possíveis problemas nas funcionalidades apresentadas. Além disso, permite que os futuros usuários visualizem o software ERP funcionando na prática. Essa estratégia economiza tempo dos gestores, evitando assim, queda na produtividade dos funcionários-chave. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 22
23. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 23 Antes da adoção do software ERP na empresa, você, enquanto gestor, deve levar em consideração os seguintes questionamentos: quais são os objetivos e resultados esperados com a aquisição do sistema? A ferramenta será capaz de suprir cada lacuna? Quais os benefícios a serem alcançados? Não ter em mente a projeção dos processos internos que poderão ser contemplados pelo software ERP também consiste em um erro. Dessa forma, para evitar gastos que não serão revertidos em soluções efetivas, faça uma análise do panorama interno da empresa e conclua se a adoção do sistema resolverá cada questão levantada. 12Falta de definição prévia das necessidades da empresa
24. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 24 Como todo processo de implantação de um software, é possível que determinado tempo seja exigido para que tudo ocorra de forma mais assertiva. E, no caso do sistema ERP, a realidade não é diferente. Diante de inúmeras opções no mercado que garantem aos interessados uma instalação em um prazo recorde, muitos gestores acabam se frustrando ao perceberem que todo o processo pode levar mais tempo do que se imagina. 13Acreditar que a implantação do ERP é um processo ágil
25. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 25 13 Acreditar que a implantação do ERP é um processo ágil Até porque, a implantação do software também contempla etapas como a execução do sistema, a integração de dados importantes, além do treinamento dos colaboradores que irão utilizar a ferramenta. Ou seja, todo esse período pode não ser relativamente longo, mas, tampouco curto. Aqui, o importante é garantir que tudo funcione da melhor forma possível, assegurando o sucesso das funcionalidades do software e, naturalmente, da sua organização. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 25
26. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 26 Todo software necessita de atualizações que aprimoram seu funcionamento, além de corrigir determinados erros que prejudicam sua execução. No entanto, muitos gestores acabam não dando a devida atenção a esse processo, evitando realizar a manutenção preventiva do sistema. Como resultado, ocorrem falhas técnicas, além de tornar o ERP desatualizado, impedindo-o de realizar funções com mais eficácia. 14Não realizar manutenção preventiva e contínua
27. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 27 14 Não realizar manutenção preventiva e contínua A dificuldade ocasionada pela não manutenção preventiva e contínua do ERP compromete a utilização da ferramenta, dificultando o acesso e a integração de dados essenciais à empresa. Deste modo, as decisões não serão tomadas tão rapidamente e tampouco com a mesma assertividade. Por isso, ao adotar o ERP, certifique-se de atualizá-lo sempre que possível, antecipando sua manutenção com o auxílio do fornecedor. Assim, você evita transtornos, perda de informações relevantes à sua organização e, consequentemente, prejuízos financeiros. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 27
28. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 28 É claro que a segurança dos dados da sua empresa deve ser prioridade, certo? Até porque, o acesso não autorizado às informações podem comprometer, e muito, a sua organização. Deste modo, outro erro a ser evitado é não contar com fornecedores que garantem a segurança em cada processo associado ao ERP, como a definição de senhas de acesso, além de backups regulares das informações e arquivos, evitando que dados valiosos se percam. 15Deixar a segurança de lado
29. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 29 15 Deixar a segurança de lado Sem esse cuidado, sua empresa ficará vulnerável a ataques e invasões no sistema, que podem gerar prejuízos financeiros de grande escala à sua organização. Dito isso, atente-se e exija uma atenção especial do fornecedor do ERP em relação à segurança de cada processo envolvido. 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 29
30. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 30 Apesar de reforçarmos, a todo instante, a importância de optar por um ERP que seja referência no mercado, é essencial que você, enquanto gestor ou colaborador, se assegure de utilizar todas as funcionalidades do software. Para isso, realize pesquisas, faça perguntas à empresa fornecedora, questione o que o software é capaz de fazer e peça uma demonstração. Entenda se o sistema se adapta ao modelo da sua organização e se a ferramenta é capaz de agregar benefícios em curto e em longo prazo, além de mais lucratividade ao negócio. 16Não aproveitar todo o potencial do ERP
31. www.teknisa.com 16 erros simples que você deve evitar ao adotar um ERP 31 Agora que você já conhece os erros mais comuns durante o período de busca e implementação do ERP, é hora de atentar-se e aplicar as estratégias antes de qualquer adesão. Mais do que estar a par de cada detalhe é poder contar com empresas com expertise de mercado que oferecem soluções tecnológicas capazes de agregar inúmeros benefícios ao seu empreendimento. Se você precisar de alguma indicação de empresa que oferece soluções ERP, teremos o maior prazer de ajudá-lo nesta busca. Entre em contato com um de nossos consultores! Lembre-se:
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