MANUAL DÚS DE LES TIC A SANT CUGAT

Normativa d'ús de les tecnologies de la comunicació

Transcript

1. NORMATIVA D’ÚS DE LES EINES DE COMUNICACIÓ DE L’AJUNTAMENT DE SANT CUGAT Santi CoCa Xavier Ludevid Víctor Martínez Carles Miró 20-nov-2020
2. NORMATIVA D’ÚS DE LES EINES DE COMUNICACIÓ DE L’AJUNTAMENT DE SANT CUGAT L’objectiu del projecte és: • Desenvolupar una normativa senzilla i pràctica sobre l’ús correcte de les tecnologies de la comunicació [mail, whatsapp, telegram, videoconferències, etc.] a l’organització. • Proposar la manera d’implantar aquesta normativa i fer-ne un seguiment del seu grau d’acompliment. Criteris: 1. efectivitat/productivitat 2. optimització recursos 3. benestar de les persones 4. seguretat
3. 1. Correu electrònic • Normativa: • Seguirem fent servir l’Outlook (seguretat) • Es farà servir per la comunicació corporativa i per la comunicació amb els contactes externs (seguretat) • Haurem d’indicar l’objecte del correu al camp «Assumpte» per facilitar la posterior gestió (efectivitat/productivitat) • No es pot fer servir per seguir fils de conversa.(optimització de recursos) • Els correus tindran un màxim de 10 línies de text. Lo bueno si breve, dos veces bueno (efectivitat/benestar de les persones) • Recomanacions:  Evitarem • Adjuntar fitxers [afavorir ús del núvol] per evitar duplicar la capacitat d’emmagatzematge, fils de conversa llargs, ... (optimització de recursos) • Comentaris que no aportin informació addicional (efectivitat/productivitat) • Respondre si no hem estat interpel·lats o bé per afegir informació de rellevància, així evitem crear fils de conversa innecessaris (efectivitat/productivitat) • Respondre temes no relacionats amb l’assumpte del correu (efectivitat/productivitat) • Posar en «cc» a persones que no siguin estrictament necessàries. (efectivitat/productivitat) • Textos extensos, els missatges han de ser concrets i de fàcil lectura. (optimització de recursos) • Enviar correus fora de l’horari laboral (programarem l’enviament) per facilitar la «desconnexió digital» (benestar de les persones) • Respondre a tothom quan volem agrair una gestió o una tramesa d’informació. Només respondrem o saludarem a qui envia el correu. (benestar de les persones)
4. 2. Missatgeria instantània • Normativa: • Utilitzarem prioritàriament l’eina Parla del núvol o Telegram com a eina de missatgeria ràpida. S’autoritza l’ús del Whatsapp per ser una aplicació més popular i pràctica tot i ser menys segura (seguretat) (benestar de les persones) • Per ús de comunicació immediata i informació de seguiment de projectes amb caràcter únicament informatiu (optimització de recursos) • Per l’enviament de tasques, urgències, enviament documents i arxius d’ús temporal, etc... (efectivitat/productivitat) • Recomanacions:  Evitarem • Converses llargues. Cal mirar de sintetitzar el missatge (efectivitat/productivitat) Fils de conversa (optimització de recursos) • Comentaris que no aportin informació (optimització dels recursos) • Grups/missatges que no siguin pròpiament de feina en horari laboral (benestar de les persones)  Aconsellem • S’aconsella establir horaris de comunicació per facilitar la «desconnexió digital» (Benestar de les persones) • Pensar abans el missatge per sintetitzar la idea que volem transmetre. Només idees clau (efectivitat/productivitat) • Preguntar al col·laborador si vol utilitzar el seu número de telèfon personal (seguretat)
5. 3. Videoconferència • Normativa: • utilitzarem el jitsi corporatiu www.meeting.santcugat.cat/(NomSala) (seguretat) • per reunions de petits grups de treball (efectivitat/productivitat) • relació amb proveïdors i ciutadania (benestar de les persones) • Crearem noms de sala curts i sense símbols i caràcters estranys (seguretat) • Posarem el nom i cognom a l’entrar a la sala per ser acceptats pel moderador (seguretat) • Recomanacions: • Sigueu puntuals perquè el temps dels altres és tant valuós com el vostre (benestar de les persones) • El que es pot resoldre en mitja hora no ho allarguem innecessàriament. Caldria fixar una durada determinada i l’ordre del dia (efectivitat/productivitat) • Intenteu acabar 10 minuts abans de l’hora programada de fi per desconnectar mental i físicament (benestar de les persones) • Respecteu el torn paraules i apagueu el micròfon mentre no es parla, això ajudarà a una millor comunicació (benestar de les persones) • Baixeu la resolució de la pantalla per aprofitar millor la connexió (optimització de recursos) • Connecteu-vos uns minuts abans per fer proves de connexió, així podrem ser puntuals (benestar de les persones) • Qui convoca la reunió fa de moderador repartint els torns de paraula i garantint que els micros dels participants estan tancats quan no es parla (efectivitat/productivitat)
6. 4. gestió projectes • Normativa: • Utilitzarem tot l’ecosistema corporatiu de https://elnuvol.santcugat.cat [Fitxers, Parla, Notes, Tauler, ...] (seguretat) • Per al seguiment de tasques i projectes dins de l’àmbit o entre àmbits de forma transversal (efectivitat/productivitat) • Per a la compartició de documents, amb companys i/o proveïdors s’utilitzarà «Fitxers» (seguretat + optimització recursos) • Per al seguiment de projectes i tasques utilitzarem el «Tauler» (efectivitat/productivitat)  Es crearà un tauler per cada projecte definint les «Llistes» adequades i s’afegiran les tasques en format «Targeta» on s’hi poden afegir comentaris, documents, ... (efectivitat/productivitat)  Es pot crear un «Tauler» global en el que les «Targetes» siguin els diferents projectes assignats a les «Llistes» per fases d’evolució (efectivitat/productivitat)  Compartirem el «Tauler» amb els col·laboradors del mateix (efectivitat/productivitat) • Recomanacions: • Marqueu una metodologia de treball a l’inici del projecte perquè tothom conegui les regles del joc (benestar de les persones) • Poseu només la informació imprescindible, simple i clara (optimització de recursos) • No vulgueu informar tot el detall. El manteniment de la informació ha de ser fàcil i no farragosa (benestar de les persones) • Utilitzeu el sistema de comunicació/missatgeria Parla que ofereix l’aplicatiu. Tota conversa quedarà recollida allí per un millor seguiment (efectivitat/productivitat)
7. Com implantarem aquesta normativa? 1. Com es fa saber? o S’elaborarà una instrucció tècnica/procediment/decret que servirà d’homologació de la normativa dins la casa 2. Com es comunica? o S’informa a la corporació a través de comunicació interna amb infografies o S’elaboraran petites píndoles d’ús per cada proposta a mode de formació o Cada departament tindrà un referent/formador que ajudarà als companys a l’adaptació quan sigui necessari 3. Com es fa el seguiment? o Cada responsable farà un seguiment de la implantació i ús de la normativa entre el personal del seu departament per tal d’assolir un correcte funcionament comunicatiu 4. Com s’avalua? o S’elaborarà una enquesta periòdica [1 mes, 3 mesos, 6 mesos i 1 any] que permetrà l’avaluació de:  L’ús que es fa de la normativa  L'adaptació del personal de la corporació  L’adequació de la normativa a la nova cultura de la casa
8. Com implantarem aquesta normativa? 5. Quan s’implanta? o De forma immediata:  Correu electrònic  Missatgeria instantània  Videoconferència o Prèvia formació: • Gestió de projectes − Per grups de treball: Àmbits, Serveis, Seccions, ... − Calendari d’implantació:  Formació: 1T2021 iniciar en tornar del Nadal  Plena implantació: 1S2021  Enquestes d’avaluació: 4T2021 i successius