Outlook と Teams を使い倒してメッチャ マルチタスクをこなす方法

私が普段どのようにホワイトワーカー的なタスクを行っているかの説明です。ツールの機能の話を聞いたところで、自分の仕事に当てはめた時に、どの様に使えばいいのかのアイディアが無い方もいらっしゃると思います。そのための事例としてのお話です。

ツールは、Microsoft 365 に拘る必要は無いです。

そして、Workshopつまり演習のテキストも入っています。是非、3-4人のグループで演習を体験してみてください。

- 戦略・戦術
- メールを捌く
- 日程調整
- チャットとチャネル
- ファイル作成
- 会議
- デバイスの使い分け
- でも悩みは無くならない
そして。期待の Microsoft 365 Copilot

Transcript

1. 自分が楽をするために Outlook と Teams を活用して メッチャ マルチタスクをこなす方法 - dahatake さん流 - 畠山 大有 | Daiyu Hatakeyama | @dahatake Architect && Software Engineer && Applied Data Scientist Microsoft Japan
2. 研修用アカウントの入手 PC へのログイン (Option) Office Client の インストール office.com から Outlook の起動 Microsoft Teams の起動 Microsoft ToDo の起動 OneDrive for Business の起動 Setup
3. • 明日行われる COVID-24 感染者数についての 市長の記者会見用の報告書 及びプレゼンテーションの作成 • メンバーには、家族の介護をしている方がいる • 保健所の方からの報告書はメール • 市長は皆の尊敬を集める素晴らしい方だが、 感染症の専門家ではない 今日の Mission😎 COVID-24: 2024年2月6日にWHOが認定した 新たな世界的パンデミック。COVID-19 の亜種ではなく、完全なる新型。 致死率が極めて高い 架 空 の 話 です !
4. • お名前 • 所属 • お仕事のお役目 • 趣味 戦友を知りましょう
5. • ダメ出し厳禁。否定的なコメント厳禁。全ての方を 尊重する 寄り道、間違い、勘違いは大歓迎 役職者の Teaching 禁止。Coaching は大歓迎 データが王様です 休憩・ランチはグループ毎に 気づいた点・感想を、Teams のチャネルにログを書く 担当者は決めない。気づいた人が書く Hack Guide
7. 戦略
8. “武器” タスクは増え続けている 時間は有限 他の人と一緒にやる = 自分で全部やらない スマートフォン / ノートPC インターネット 電源 ツールと データを 使いこなす 情報
9. 何に時間を奪われているかを知る 増減の傾向を知る 現状の自分の働き方を データ 化 MyAnalytics サービスの説明 - Service Descriptions | Microsoft Docs ツールとデータを 使いこなす
10. “武器” タスクは増え続けている 時間は有限 他の人と一緒にやる = 自分で全部やらない スマートフォン / ノートPC インターネット 電源 ツールと データを 使いこなす 情報
11. 一人で頑張っている状態 同僚と 一人から会社へ | 作業のための情報共有 Community と 社内外のやり取り 通知 スケジュール 自分のタスク 情報共有 議事録 (Web会議含む) メーリングリスト・掲示板 情報共有 メーリングリスト・掲示板 チームのタスク ファイル など 情報”共有” 作業 自分だけの Knowledge Base 共有の Knowledge Base 他の人と一緒にやる = 自分で全部やらない
12. 情報を どう効率的に 分類し 蓄積し 会社として 処理するか?
13. 自分宛の 情報量を減らす
14. いつまでに返答があれば 「読んで 対応してもらっている」 と思えますか?
15. 翌営業日 までに処理する = 相手も安心 = 自分の心も平穏😊
16. 大量の未読 読みたくない😅 多すぎると… ノイズ
17. 最大量のトランザクション 原則 貯めない
18. ㊗[受信トレイ] 0 件 2019年5月22日 9時35分の貴重な瞬間😁
19. コミュニケーションから「タスク」への変換 - スマートフォン以前 Outlook は “4D+A”に即した、タスク管理ツール 情報(メール)到着 何か行動しないと いけないもの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に 出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願い できる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく 30 分 く ら い No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No
20. コミュニケーションから「タスク」への変換 - スマートフォンなら 情報(メール)到着 何か行動しないと いけないもの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に 出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願い できる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No 5 分 ? 手作業でのメールの仕分けは、スマホ が圧倒的に早い!
21. 分類の具体例 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” その場でやる “Do It” 依頼する “Delegate It” スケジューリングする “Defer It” “さんくすメール” – 勿論読みますよ😅! • 既知の技術情報 • 他の人が動いてくれている案件の情報 • 新規の技術情報 / 全メーリングリスト • 即答できる質問 調べても、分からない質問 調べても、先方の期限に間に合わないような質問 調べたら、分かりそうな質問 これが決まってくれば、自動化できる!
22. Outlook (Tool) を 使い倒す
23. 2つの受信トレイ 受信トレイ • Active なタスク アーカイブ 自分として、Close した タスク 会社としては、Active
24. 「後でいい」もの [その他] 後でいいもの
25. [仕訳ルール] 無しでは生きていけない [受信トレイ] の件数の大幅減
26. • Outlook にフォルダー作成 • メンバーの1名がメールを出す • ドキュメントの骨子 • 組織外からの質問 • Outlook の仕分けルールを作成、 優先度をつける Hack 1 – 受信トレイの未読 件数を減らす : 10 min
27. メールをタスク化する メールに期日フラグを設定 To Do に同期 朝一番で、 今日やるのかを処理
28. 強烈なスマートフォン連携 😍 • 移動時間も含めて、作業が出来る 会社の管理下 多様素認証 件名込み投稿 ファイル閲覧 アプリ連携
29. スマートフォン アプリ データ同期 Office 365 連携 Outlook Planner 機能追加が早い! アイディアのはけ口 -> Microsoft To-Do
30. • Outlook のメールに フラグ設定をして、タスク (Microsoft To Do) にする • Excel データの傾向の把握 • Power Point のプレゼン作成 • Microsoft To Do で自分が 何をいつまでにやるのかを設定 Hack 2 – メールのタスク化 : 10 min
31. 日程調整
32. • Outlook でチームメンバーの空き 時間を確認 • Outlook から会議招集依頼を 出す • Teams Meeting を付与する • どなたかお一人 • その方のPCに集まって、作業を一緒にやる • 他の方は、ご自分のPCに戻って、返答をする Hack 3 – 日程調整: 10 min
33. 日程調整だけで、実に多くの作業を必要とする 最も苦痛な事務作業の一つ 参加者は誰か? 参加者の空きは? 会議室は? Web Meeting ツールで会 議室確保 メールに 候補日時を 追記 先方からの 返答受信 参加者の 予定を 仮押さえ + 社内参加者 の返答待ち 先方への 催促 参加者の 仮押さえ 解放 + 仮予定から 確定への 変更 2-3営業日なんって あっという間 場合によっては 2-3営業日 たった一通のメールを出す準備
34. メールで「タイトル」と「日程調整」だけ? タイトルと日程調整だけ 相談内容を記載 自分の時間で読めばよい。 お互いの打ち合わせ時の時間の節約
35. メール送信者が 数クリック で日程調整 用の Web UI を 作成し、提供 Outlook のアドイン 送信者 : Microsoft 365 アカウント必須 受信者はメールアドレスが あればいい FindTime - 神ツール https://findtime.microsoft.com/
36. 圧倒的に作業量が減る! 参加者は誰か? 参加者の空きは? 会議室は? Web Meeting ツールで会 議室確保 メールに 候補日時を 追記 先方からの 返答受信 参加者の 予定を 仮押さえ + 社内参加者 の返答待ち 先方への 催促 参加者の 仮押さえ 解放 + 仮予定から 確定への 変更 2-3営業日なんって あっという間 5分 たった一通のメールを出す準備 メールの To,CC から 自動抽出 複数日から選択 Teams Meeting 設定 社内 出席者の 仮押さえ メールに 投票リンク 埋め込み 催促メール 選択する だけ
37. • Outlook のメールから FindTime で2度目の会議の 日程調整 • 外部の方も入れると吉 • 自分の予定表が、どのフェーズで どう更新されるかを試す Hack 4 – FindTime: 10 min
38. 皆と一緒に ファイル作成
39. • セキュアなファイルの置き場 特に社外の方… 肥大化する添付ファイル 煩雑な添付ファイルのパスワード ファイルのバージョン管理 増えるファイル名 ファイルの種類は多い ソースコードだけで、タスクは出来ない タスクには成果物がつきもの よりセキュア 会社の保護下なので セキュア
40. ＜補足＞ メールにZipファイルを添付しパスワードを別送するのは、 現在ではリスクを高めています 宛先を間違う パスワードが破られる ファイルにウィルスが 入っている コピペで宛先設定して 同様に間違う 固定パスワード スキャン不可 後からアクセス権限を 設定変更可能 ワンタイムパスワード メールサーバー上で サンドボックススキャン ◦ ◦ ◦ ✕ ✕ ✕ リスク メールに パスワード付Zip添付 ワンタイムパスワード 認証付URL共有 ✓ IPA（独立行政法人情報処理推進機構） による、「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」では、2013年の時点で“パスワードはその 電子メールには書き込まず、別の電子メールか電話等で通知することが必要です。”と推奨する記述が存在していました。 ✓ 現在では、主にメールサーバー上でのサンドボックススキャンに対応できないことが、かえってリスクを高めています。 ✓ 容量制限で送信できない、メールボックス容量を圧迫する、数年後にファイルを参照しようとするとパスワードが分からない等の利便性を損な うケースの方が目立ってきています。
41. 議事録 - OneNote • 1-2分、斜め見すれば、キャッチアップしやすい! Teams においたまま サマリー - メール 情報量が多そうな人に 伝える際 役職者など 誰かが書いたら、リアルタイムで情報共有 ネイティブ:書く 読む
42. 話している人に伝わる 複数名で同時に 音声だと一人だけ 見返し時間の短縮 会議とチャットが一か所に残る 会議中に、チャットでFeedback 会議前 スクショ WebサイトのURL
43. • 1つめの会議にて Teams Meeting 開始 • 音声はオフ。今日は聞こえるから😊 • カメラはオンでもいい • 録画をする • Meeting 中にチャットにコメント • 誰かが話していると、他の方は話せないため。その方の会話を遮っちゃ うことになる • Microsoft Teams Meeting のチャットへファイルを アップロード • アップロード後のファイルをメンバーで 同時に開いて作業 • ブラウザー • Excel のアプリ • 画面共有しなくてもいい Hack 5 – ファイル共同作成: 15 min
44. 文書系ファイル作成には、ネイティブアプリが最強! ネイティブアプリ連携には、OneDrive が最強! Teams (SharePoint) 会社員-個人 完全に個人 同じ構造 複数人同時編集 自動保存と クラウド バックアップ オフライン編集 SSDマシンでも [ファイル オンデマンド] で 必要なものだけ 複数チャネルも一括 高速ファイル転送
45. 巨大なクラウドストレージの登場で大きく変わった 知識の蓄積場所 1年くらい?前 今 = Cloud 5TB Microsoft Search で一か所から 検索!!! インターネット (Bing) + イントラネット + 自分のファイル (しかもローカルに無くて良い) セキュア+ デバイス破損に強い! ( 事業継続性)
46. 会議に割く時間を 最小限に
47. 会議設定は基本 30 分で 人数は多くて 5 人で (Web 会議)で Teams そもそもコラボは 何かを決めたい会議のお作法
48. 会議の目的・趣旨が明確でない • 事前に議事内容が整理・共有されていない 議論だけで結論がない 成果物 や ToDo が整理・共有されない 辛い会議 = 無駄な時間
49. 「定例」最小限にしません? 定例の価値 作業進捗の確認 リレーション構築 関係者の時間確保 最高の情報共有 定例の弊害 準備の労力 自分が参加する 意義の無い「会」 Teams で常に情報共有 時間を奪われない! リモートでの参加
50. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 本会議 時間 判 断 材 料 会議のための ドキュメント Version 0.9 会議 レビュー 会議のための ドキュメント Version 1.0 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 社内の合意 日程調整 顧客提示 ドキュメント Version 0.5 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 会議 レビュー ドキュメント作成 日程調整 日程調整 日程調整
51. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 会議のための ドキュメント Version Drat 会議 レビュー 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 日程調整 顧客提示 ドキュメント Version 0.5 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 会議 レビュー 社内の合意 ドキュメント作成 日程調整 日程調整 「人のアサインのためのドキュメントは、文字があればいいですよ」
52. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 0.5 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 会議 レビュー 日程調整 メール 添付 本文に 社内の合意 ドキュメント作成 日程調整 「人のアサインは、メールくれたら調整しておきますよ」
53. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 ファイル 共有 メール 添付 本文に ドキュメント 作成 日程調整 「提案ファイルを共有してくれますか? 見てコメントしておきますよ」 社内の合意
54. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams 後から協力してくれるメンバーのキャッチアップが早い
55. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams 1. チャットで、お時間伺い 感情表現😊
56. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams 2. ファイル共有 すかさず… これが常に一番上に
57. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams 3. ファイルを同時編集 同時編集の参加者 同時編集の場所
58. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams 4. ファイルにコメント 後で一気に消せる 通 知 の メール
59. 相談事 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客との 会議 ビジネスの背景/ 相談の回答など 顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など 顧客提示 ドキュメント Version 1.x 顧客提示 ドキュメント Version 1.0 本文に 日程調整 合意 & ドキュメント メール & ファイル共有 by Teams Teams のチャネルで行うのが良い場合が多い 情報の透明性 リアルタイムでの関係者への共有
60. 社内業務 会議自体を無くすために 何を判断しないと いけないのか? どんなタスクが いつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク 時間 判 断 材 料 顧客 Me! 本文に メール & ファイル共有 by Teams 共同作業! ドキュメント ビジネスの背景/ 相談の回答など ビジネスの背景/ 相談事など 議事録取る メモ書きレベルでOK 誰が何をするのか 進捗も共有 Web会議の録画先 作り始めちゃえばいい 透明性をもって顧客と共同作業
61. 最後に
62. Web 会議からのアクションアイテム作成 … 何のお約束もないですが😎 AI 企業である Microsoft 頑張って! 継続した feedback
63. Microsoft 365 Copilot Microsoft Graph - 利用中のデータ - 大規模言語 モデル (LLM) Microsoft 365 アプリ 自然言語
64. マイクロソフトの包括的なアプローチに基づいて構築 セキュリティ コンプライアンス プライバシー 責任のあるAI Microsoft 365 Copilot
69. Microsoft 365 Copilot ユーザーのビジネスデータ を基礎としています セキュアな環境で、プライバシー保護に準拠して、 最先端のAIをユーザーのビジネスデータに接続します セキュリティ、コンプライアンス&プライバシー を包括しています Copilot は、Microsoft 365 で設定されたセキュリティ、 コンプライアンス、プライバシー ポリシーを受け継ぎます セキュアなデータ分離 でユーザーを保護します データは保護のために分離された環境を離れることはなく、 トレーニングのために使用されることもありません 新しいスキルを学ぶ ように設計されています Copilotがプロセスを学習していくにつれて、より高度な タスクやクエリ(質問)に応えられるようになります。 常にコントロール 個々のユーザーと管理者に提供します ユーザー自身が何を利用し、変更し、破棄するかを決定 できます。 日々利用するアプリ に統合されています Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teamsなど、 日々使用するアプリに統合されています
70. 次を よりよくするために アンケート https://forms.gle/hxwEKpj3zzfH8DAL6
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