Anwenderbericht: Hohe Zeit-und Kostenersparnis durch verkürzte Durchlaufzeiten bei UVEX

Eingangsrechnungen elektronisch zu verarbeiten etabliert sich im Geschäftsalltag mehr und mehr als Standard. Grund hierfür ist, das die papierbasierte Verarbeitung von Rechnungen sich als besonders kostenintensiv und fehleranfällig erwies. Auch die Firma UVEX kannte diese Herausforderung. Jörg Burmeister berichtet in seinem Vortrag über die Anforderungen und Zielsetzungen im Unternehmen zur Einführung der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung, über die maßgeblichen Kriterien bei der Auswahl des geeigneten IT-Partners sowie über den deutlichen Nutzen nach Einführung der Lösung für das gesamte Unternehmen.

Pro Jahr gelangen mehr als 50.000 Rechnungen ins Unternehmen. Dank der Einführung der digitalen Rechnungseingangserfassung konnten die lange Durchlaufzeiten von 8 bis 10 Tagen auf – im besten Fall – wenige Stunden reduziert werden. Besonders profitiert das Unternehmen von der Transparenz bezüglich des Bearbeitungszustandes von Rechnungen und von der zentrale Archivierung der Originalbelege. Auch der hohe Papierverbrauch durch Kopien und Doppelablagen gehören nun der Vergangenheit an.

Referent: Jörg Burmeister, UVEX WINTER HOLDING GmbH & Co. KG

Transcript

1. Digitale Rechnungseingangserfassung Jörg Burmeister UVEX WINTER HOLDING GmbH & Co.KG
3. Die UVEX Gruppe ist eine Familiengeführte Unternehmensgruppe. Unsere Leitsatz lautet protecting people in Beruf und Freizeit Im Geschäftsjahr 2010/11 wurden neben der Holding mehr als vierzig Tochterunternehmen in den Konzernabschluss einbezogen. Die uvex Gruppe hat zum 31.7.2011 rd. 328 Mio. Umsatz erwirtschaftet. Im laufenden Geschäftsjahr werden wir unseren Umsatz konsolidieren. Weltweit hatten wir zum letzten Bilanzstichtag rd. 1.850 Mitarbeiter beschäftigt. Aktuelle Informationen zur uvex Gruppe
4. In der UVEX Holding sind alle bereichsübergreifenden Tätigkeiten organisch verankert. Einer dieser Bereiche ist ReWe KV. ReWe Aufgaben werden unterteilt in die eigentlichen Bilanzierungsaufgaben, Aufgaben der Finanzbuchhaltung und Aufgaben der Steuerabteilung Im einzelnen unterscheiden wir beispielhaft folgende Tätigkeiten: Aktuelle Informationen zu ReWe KV • Einzelabschluss- und Konzernabschlusserstellung • Betreuung von Unternehmensprüfungen • Unterstützung/ Prüfung von Steuererklärungen • Cash Management • Reisekosten • Betreuung der Tagesbuchhaltung > 20 BUK
5. Die Finanzbuchhaltung in Fürth ist entsprechend der EDV-technischen Landschaft debitorisch und kreditorisch organisiert. Die entsprechenden Nebenbücher in SAP werden von den jeweiligen Abteilungen in den Teilkonzernen gebucht (SD und MM). Eingangsrechnungen, die nicht in MM laufen, werden durch die Fibu erfasst (Rechnung inkl. Kontierungsflügel). In Fürth wird die Buchhaltung für alle potentiellen REB- Nutzer erstellt. Situation zur damaligen Entscheidungsfindung
6. Einsatz von Vorsystemen im Debitoren- und Kreditorenbereich wie z.B. Navision, Intex als Warenwirtschaftssystem, PP-Systeme zum Rohstoffeinkauf. Fast alle Vorsysteme sind über Schnittstelle mit SAP verbunden. Mögliche EDV- Automatisierungen sind sowohl im Rechnungseingangs- als auch Ausgangsbereich denkbar. Im Folgenden konzentrierte sich die Analyse auf den Rechnungseingangsbereich. Situation zur damaligen Entscheidungsfindung
7. 1ter Untersuchungsschritt: Verhältnis zwischen manueller und automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung in der UVEX- Gruppe Situation zur damaligen Entscheidungsfindung Analysezeitraum Geschäftsjahr 2006/07: • Manuelle Rechnungsbearbeitung bei 73,9% bis 100% der Anzahl der Rechnungen je nach Gesellschaft • Automatische Rechnungsbearbeitung bei 2,7% bis 23,1% der Anzahl der Rechnungen je nach BUK
8. 2ter Untersuchungsschritt: Gesamtrechnungsvolumen und welche Personen sind mit der Rechnungsbearbeitung involviert: 1te Feststellung: Rechnungsvolumen gesamt zwischen 200 bis 300 Rechnungen pro Tag, d.h. rd. 50.000 Rechnungen im Jahr für alle BUK Im Folgenden wurde untersucht, welche Abteilungen mit der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung beschäftigt sind. Die Untersuchung wurde beispielhaft anhand von drei Gesellschaften aufgezeichnet. Situation zur damaligen Entscheidungsfindung
9. 2te Feststellung: 2/3 Rechnungseingang ohne MM Bestellbezug Situation zur damaligen Entscheidungsfindung SAP- Modul Anteil Belegmenge Anteil % MM 5.966 35,44% FI 10.867 64,56% Gesamt 16.833 100%
10. Situation zur damaligen Entscheidungsfindung • Im dritten Schritt wurde untersucht, welche Lieferanten manuelle Rechnungen versenden. • Das Ergebnis der Analyse war, dass im Untersuchungszeitraum rund 30% des manuellen Belegvolumens von Gruppenunternehmen stammt.
11. Situation im Entscheidungszeitraum Manueller Bearbeitungsaufwand exemplarisch dargestellt: 1. Bedarfsmeldung 2. Ankunft der Bedarfsmeldung im Einkauf 3. Bestellung erfassen und versenden 4. Auftragsbestätigung prüfen, Lieferterminverfolgung 5. Wareneingangsbuchung in MV, Lieferschein an den Einkauf 6. Vergleich Lieferschein mit Auftragsbestätigung 7. Rechnungseingang beim Empfang 8. Rechnungseingang, und –prüfung beim Einkauf 9. Rechnungserfassung und –archivierung 10.Transfer des offenen Postens in FI und Zahlung Je nach Rechnungstyp, BUK etc. verlängert sich die manuelle Bearbeitung u.a. auch durch Papierversendung per Post von Gesellschaften, die nicht in Fürth ansässig sind.
12. Situation im Entscheidungszeitraum • Durchlaufzeit von FI-RE: 8 bis 10 Tage • Dezentrale Ablage der Originalbelege • Doppelablage durch Kopien • Intransparenz des Bearbeitungszustandes von Rechnungen • Zum Stichtag (Monats-/ Jahresabschluss) werden Rechnungen erst nach Buchungsschluss bekannt (periodengerechte Zuordnung nicht immer gewährleistet) • Unzureichende Kontrolle von formalen Rechnungspflichtangaben
13. Situation im Entscheidungszeitraum Fazit: In einem Jahr wurden im Untersuchungszeitraum rund 50.000 Rechnungen bei potentiellen REB- Nutzern ins System eingegeben. Davon kommen rund 2% automatisch an. 6 Buchungskreise erzeugten im Betrachtungszeitraum 2006/07 rund 37.794 Belege. Davon waren 35.784 Belege manuell zu bearbeiten.
14. Mögliche Optimierungsalternativen in 2009 im Rechnungseingangsbereich: Situation im Entscheidungszeitraum • Verstärkung des elektronischen Rechnungseingangs • Verringerung des externen Rechnungsvolumens  Reduzierte Umsetzungsmöglichkeiten • Internen Rechnungsfluss vermindern  Reduzierte Umsetzungsmöglichkeiten aufgrund legaler Vorschriften • Manuelle Rechnungseingänge digitalisiert bearbeiten
15. Situation im Entscheidungszeitraum • Anbieter bei der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung in der uvex Gruppe sind die Firmen HENRICHSEN AG und Ceyoniq • Bei allen Einscannsystemen sind folgende Arbeitsschritte zu unterscheiden: • Arbeitsvorbereitung: Rechnungen zum Scannen vorbereiten • Erkennen der Rechnung während des Einscannvorgangs • Bearbeitung der Rechnungen anhand des Workflows • Elektronische Archivierung • Vernichtung des Papierbelegs nach einer festzulegenden Zeitspanne
16. Bewertung Vorteile: • Rechnungen direkt im System • Performanceverbesserung und Zeitersparnis • Automatische Archivierung Nachteile: • Arbeitsaufwendige Systemeinrichtung • Schnittstelle zu den Vorsystemen  Organisationsveränderung notwendig
17. Aktuelle Situation • Inzwischen sind 8 Gesellschaften umgestellt, wobei für eine Gesellschaft zwei Standorte REB fähig sind. • Mit der Einführung von REB haben wir zwei Buchhaltungen aus nicht in Fürth ansässigen Gesellschaften übernommen. • Mit der Einführung von REB haben wir die elektronische Archivierung eingeführt, inkl. Gutachten der Prüfer und Monitoring der archivierten Rechnungen in SAP. • Mit der Einführung von REB haben wir die Durchlaufzeiten bei der REB von mehreren Tagen auf – im besten Fall - wenige Stunden reduzieren können.
18. Aktuelle Situation • Es ist für dieses Geschäftsjahr vorgesehen, auch die elektronisch eingehenden Rechnungen über REB zu bearbeiten. • Zukünftig sollen direkt die Bestellungen statt der Rechnungen freigegeben werden. • Übernahme der restlichen BUK in Deutschland und ggfls. Übernahme ausländischer BUK.
19. Aktuelle Situation Zum Ende dieses Vortrags darf ich Ihnen noch vorführen, wie wir die Vollständigkeit des Rechnungseingangs überwachen und welches Rechnungseingangsvolumen wir aktuell in der Gruppe abarbeiten.
20. Aktuelle Situation
21. Aktuelle Situation
22. Aktuelles Rechungsvolumen in 2009/10 und 2010/11 BUK Gesamt 2009/10 MM 2009/10 Gesamt 2010/11 MM 2010/11 Gesamt 48.800 32.515 55.001 34.569 0200 13.857 14.024 15.168 16.040 0300 14.089 10.970 13.530 10.566 0600 4.500 3.623 4.959 3.592 0521 4.919 13 5.185 170 0800 4.254 1.950 5.019 2.073