Tidstyver i offentlig sektor

Foredrag på Erfaringsseminar hos Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) 4.november 2014, Oslo

Transcript

1. TIDSTYVER Difi • Jonas Söderström • 4 Nov 2014 i offentlig sektor
2. @jonas_blind_hen @inuse_swe #drittsystem #tidstyver twitter
4. Bild: Maria Ålbrant
5. Bild: Maria Ålbrant
6. Bild: Maria Ålbrant
10. Problem i det digitale arbetsmiljøet 3400 2012 M T O T F
11. Sløser bort tid hver dag
12. 2006–2014 Snitt hver dag Snittuppskatting, ≈30.000 26,5
13. Lege Lege- sekretær Sykepleie -56 min/dag -42 min/dag -35min/dag 2010 Vård-IT-kartan
14. 1. Langsamt internet (applikationer) 2. Datorn 3. Printern 4. Sjefen 5. Møten Største årsak til frustrasjon på jobbet? 1077 YouGov/Canon2012
15. Økonomiske konsekvenser
16. Sand Hill 2012 Enterprise systems study 17% end user productivity loss 300 ”The economic value of losses outweighs 100% of total IT spend. Ouch.”
17. Hva bør gjøres?
18. Designfokus
19. 1 2 3 4 Neste >> Adresse Frakt Betaling Bekrefte
20. Hvordan betale fakturan?
21. Det vanligste designproblemet er manglende oversikt
24. Gi prosjektet et bruksarkitekt* sammen med systemarkitekt ux manager, etc
25. Utvikklingstid ”Foran skranken” ”Bak skranken”
26. Systemet er ikke tilpasset brukernes oppgaver
27. Bild: Karin Båtelson, overlege SU, Göteborg
28. IT-rond Værneombud
29. • 6 åtgärdas direkt – install/inställningsfel • 5 handhavandefel/bristande info till användare • 37 st ligger på Meliorförv • 4 st regional IT-avdelning • 5 st Nät • ... och så vidare 70 problem
30. Bild: Karin Båtelson, överläkare SU Fagsjef, IT-ansvarige på forskjellige enheter, Systemleverantör, Lege(-sekr, sykepleie)
31. Bild: Karin Båtelson, overlege SU, Göteborg
32. 27. november 2012
33. ”... designperspektiver i større grad bør tas inn i strategier og politikk som handler om vår teknologiske hverdag. Dette handler både om ...”
34. ”... praktiske utfordringer som kvaliteten på digitale offentlige tjenester i dag, òg om hvordan vi planlegger for en digital framtid.”
35. ”Hvordan ville Yr eller RuterReise for velferdsstaten sett ut, oppført seg og fungert?” Einar Sneve Martinussen Jørn Knutsen
36. Stadig flere systemer
37. Karolinska Universitetets Bibliotek, 18 Feb 2014 110 ansatte 117 systemer
39. Treserva (socialförsäkringssystem) WebbSotis (gamla socialförsäkringssystemet) Giraff (internfakturering) Horisonten (bokföring) Prognosprogram (ekonomi) Winst (inköpsportal) Rappet (klientrapporter) Personec (HR rapporter) Time Care (arbetsschema) Winlas Webb (vikarieschema) Time Care pool (vikariepool) Lisa (felrapportering) Adato (rehabiliteringsprocesstyrning) Offentliga jobb (rekrytering) Telefonens sjäv-servicesystem Lotus Notes (mejl)
40. / Flickr DITT NYE SYSTEM
41. Felles miljø
42. Utdanning neglisjeres
43. Alle prosjekt lover det
44. ”Vanskligere, tregere, dårligere” tid prestasjon ”Jævla drittsystem!” ”Det er meg det er noe galt med.” ”Enklere, raskere, bedre” }
45. Treserva (socialförsäkringssystem) WebbSotis (gamla socialförsäkringssystemet) Giraff (internfakturering) Horisonten (bokföring) Prognosprogram (ekonomi) Winst (inköpsportal) Rappet (klientrapporter) Personec (HR rapporter) Time Care (arbetsschema) Winlas Webb (vikarieschema) Time Care pool (vikariepool) Lisa (felrapportering) Adato (rehabiliteringsprocesstyrning) Offentliga jobb (rekrytering) Telefonens sjäv-servicesystem Lotus Notes (mejl) ”Det er bare ett lite system”
46. Planlegg utdanning
47. To års utdanning
48. To dagers utdanning
49. Arbeidsmiljøloven 4 kapitlet
50. Arbeidstakerne skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. Kapittel 4, § 4-2
51. Arbeidstakerne skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. Kapittel 4, § 4-2
54. Ladda ner från javlaskitsystem.se/verktyg Fri CC-license Oversett till norsk?
55. Effektfokus
56. Jeremy Toeman/ Flickr Hvis ingen bruker dem, spiller det ingen rolle hva ne funksjoner systemet har. Nytten – positive effekter – av IT oppstår ved bruk
58. ✘ Brukernes mål # # tid/order -30 % misstag -60 % Nytter Agenter # ofullständiga ordrar -75 % Mer effektiv ordermottagning Order- mottagare Vill ha färre ofullständiga orders Skape ✔ ✔ ✔ ✔ Förenkla orderformuläret Validering Impact mapping
59. Gi prosjektet et effektleder sammen med prosjektleder
60. Regelfokus
72. Hemtjenst: 7 måter å måle tid
73. Tidrapport: til ingen nytte Henrik Kniberg: How we got rid of time reports – a story of waste elimination http://bit.ly/1m7424d
75. Att forsøke fjerne byråkrati ...
76. er som att forsøke få in tannkremen i tuben igjen.
77. Forenkling?
81. Anders Ivarsson Westbergs avhandling, ”Papperspolisen”
82. Hvert prosjekt for å redusere administrasjonen av politiet ...
83. ... førte til økt administrasjon.
84. John W. Iwanski/Flickr
85. Hvis vi gjør det enklere å køre bil John W. Iwanski/Flickr
86. epSos.de/Flickr
87. Bjornman/Flickr
88. Hvis vi gjør det enklere å sende brev Bjornman/Flickr
90. Hvis man forenkler administrasjonen skapes utrymme for ny administrasjon.
91. Ikke ta sikte på hinder! kate mccarthy /Flickr
92. Øke verdiskapende arbeid Reduser administrasjon
93. Jan Carlzon
96. Riv pyramiderna
97. De nya arbetsformerna byggde på att det inte skulle behöva fattas så många beslut centralt i företaget. Då behöver man faktiskt inte så många människor som skriver instruktioner och policiyer, ser till att de distribueras och att de efterföljs ... ’’
98. När vi inte längre skulle styra från toppen behövdes inte heller alla de rapporter som var till för att hålla oss informerade om detaljerna. Vi avskaffade alla rapporter. Bara de som verkligen saknades ck återuppstå. ’’
101. Konklusjon
102. ”Teknik- feil” Dårlig bruker- vennlig- het Påvirken på arbeid servern nere, printern krangler, langsamt LAN urimligt mange klick, svårt å hitte, lett å gøre feil detaljstyring, tyngende administrasjon, nedskjæringer, manglende exibilitet Tidstyver
103. Stabil teknik God bruker- vennlig- het Påvirken på arbeid rask feedback, god uptime, hurtigt LAN lett å hitte, svårt å gøre feil, få klick frihet, rask administrasjon, fokus på sentrale oppgaver, exibilitet Tidsbesparing
104. Å lese David Boyle: The Human Element Gary Hamel: What matters now John Seddon: Freedom from Command & Control
105. Å lese Gojko Adzic: Impactmapping impactmapping.org Henrik Kniberg: How we got rid of time reports – a story of waste elimination http://bit.ly/1m7424d
106. Takk! Meil: jonas.soderstrom@inuse.se Twitter: @Jonas_Blind_Hen Sajt: www.inuse.se www.javlaskitsystem.se Speakerdeck.com: Jonas Söderström
107. free wheeling av kate mccarthy / ickr http://www. ickr.com/photos/ soyunterrorista/3375086184/ Bilder under cc-licens Mud Lake Road near Lake Puckaway av John W. Iwanski/ ickr http://www. ickr.com/photos/ usachicago/7650637354/ Driving Cars in a Traffic Jam av epSos.de/ ickr http://www. ickr.com/photos/ epsos/5591761716/ brev från amerika till farfar av bjornman / ickr http://www. ickr.com/photos/ bjornman/43195114/ Jeremy Toeman/ Flickr