Vem vill skapa Jävla skitsystem?

Det är knappast rimligt att skylla alla de usla system som skapas på på trångsynta tekniknördar, eller på olyckliga misstag.

Det är snarare så att vi måste se till att det finns grupper som har direkta intressen av att skapa precis de system vi har.

Välkommen till Byråkrati 2.0 och administrationssamhället.

Transcript

1. Vem vill skapa jävla skitsystem? Jonas Söderström
2. @jonas_blind_hen #javlaskitsystem #arbetsmiljo twitter
3. Skapa nytt dokument Vad betyder en ikon som visar ett rött kryss? De flesta gissar på ”Avsluta”, ”Radera” eller liknande. Men i ett affärssystem för flera hundra miljoner betydde det ”Skapa nytt dokument”.
4. Det är ändå märkligt att datoriseringen av journalsystem inte verkar ha minskat läkarnas tidsåtgång för journalarbete Sjukvården Om mina slajds såg ut så här skulle ni nog tycka det var oursäktligt taffligt ...
5. 30 1200 3000 15 10 5 Kredittid Max. kreditgräns Diskonteringsid Senaste order Överskott Utbetalningsfrist ... men i ett stort affärssystem ser många av skärmbilderna ut så här: text som går ut över de numeriska fälten, vilket gör det utomordentligt svårt att se vad det står.
6. 30 1200 3000 15 10 5 Kredittid Max. kreditgräns Diskonteringsid Senaste order Överskott Utbetalningsfrist En bättre designlösning: med etiketter ovanför varje fält går det lättare att förstå och ta till sig informationen.
7. Jag hade kunna skriva en bok om märkliga misstag inom design av gränssnitt - som de ni just såg. Men det är inte dålig design som är huvudsaken i min bok.
8. Arbetsorsakade besvär: stress, psykisk påfrestning 1996 2003 12 6 0 15 9 3 % Vad boken handlar om, och vad som fick mig att skriva den, var den här kurvan. Mellan mitten av 1990-talet och mitten av 2000-talet mer än fördubblades de som rapporterade att de drabbades av stress och psykiska påfrestningar i arbetet. (Kurvan ovan visar talen för kvinnor. Män låg på en något lägre nivå men fördubblades också. Källa: Arbetsmiljöverket.)
9. • På barncancer-avdelningen vågar man inte använda systemet för att hålla reda på läkemedel • Så svårarbetat att risken för dödliga misstag är oacceptabel E-journaler Här är ett exempel från vården:
10. • På barncancer-avdelningen vågar man inte använda systemet för att hålla reda på läkemedel • Så svårarbetat att risken för dödliga misstag är oacceptabel ”Jag får högt blodtryck en massa ggr per dag pga oförmåga att förstå hur jag t.ex. ska ordinera i läkemedelsmodulen.” klinikchef, överläkare vid universitetssjukhus E-journaler Det är ingen tvekan om att alltför många system skapar grav stress.
11. • Elever ringer lärare varje morgon: ”Var ska vi vara?” • Varje lektion störs av elever som gått fel och kommer försent • Fördubblad tidsåtgång för schemaläggning Schema Ett annat exempel: ett system som skapar ett fullständigt oläsbart schema används på många högskolor ...
12. • Elever ringer lärare varje morgon: ”Var ska vi vara?” • Varje lektion störs av elever som gått fel och kommer försent • Fördubblad tjänstetid för schemaläggningen Kontrollera kostnader för lokaler. Inte testat med användare innan införande. Schema ... men det ursprungliga syftet med programmet var att kontrollera lokalkostnader. Inte schemaläggning.
13. Betala fakturan För ett par dagar sedan fick jag mejl från en myndighet. De hade försökt betala min faktura, och bestämt sig för att dokumentera processen. Bilaga till mejlet var ett 26 sidors dokument med skärmdumpar, som beskrev problemen och hur svårarbetat systemet var. Det finns mycket man kan säga om de, men bara ett exempel: Vad är nästa moment att göra i den här skärmbilden? Hur ska användaren gp vidare för att betala och godkänna fakturan? Tänk er att det här varit en e-handelssajt. Med all sannolikhet skulle sidan då ha haft en stor tydlig pil eller knapp, förmodligen, nere till höger, där det stod ”Beställ” eller ”Betala” eller liknande. Systemet skulle förmodligen har haft en tydlig steg-markering (”Steg 1 -> Steg 2 -> Steg 3” eller liknande, som guidat användaren genom systemet. Svaret är att längst ner till vänster (!) finns en tom (!) meny under den anonyma och inte på något sätt markerade rubriken ”Hantering”. Där ska du fortsätta jobba nu.
14. Tyvärr ser vi bara alltför många sådan här märkligheter.
15. Stressade och frustrerade av IT Sifo 2006 40 % av de tillfrågade i en SIFO-undersökning sa sig vara stressade och frustrerade av IT.
16. ”Styr arbetet” Unionen 2010 I en undersökning bland Unionens medlemmar sa 50% att ”IT-systemen styr arbetet på ett onödigt och besvärande sätt.” Är det inte märkligt - skulle inte maskinerna göra vårt jobb? Gör vi maskinernas jobb i stället?
17. En timme förlorad arbetstid per dag Uppskattning från Unionens och SKTFs medlemmar Uppskattningen från 2010.
18. Vi tycks alltså bara bli mer och mer stressade.
19. I boken redovisar jag sju eller åtta företeelser eller scenarios, som ger förklaringar till vad det är som stressar oss i arbetslivet.
20. Digital arbetsmiljö Kognitiv belastning på en helt ny skala Den viktigaste slutsatsen är dock att vi måste börja tala om den digitala arbetsmiljön, som något alldeles specifikt. En dålig digital arbetsmiljö innebär en belastning på tänkandet. Att hela tiden behöva hålla reda på, försöka komma ihåg: hur var det nu just det här systemet fungerade? Vilka rutiner skulle jag använda här? Vad skulle jag göra i nästa steg?
21. ”Teknik- strul” Dålig använd- barhet Påverkan på arbetet servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar Den digitala arbetsmiljön består av flera delar. Det handlar inte bara om ”teknikstrul” - även om det är det som oftast hamnar i fokus. Men en lika stort, och mer svårlöst problem, är dålig användbarhet och dålig design. De drabbar oss när systemen faktiskt är igång och rullar. En tredje, viktig del, är påverkan på själva arbetet. När it-systemen skapar detaljstyrning, kontroll, mindre flexibla arbetsuppgifter, och så vidare.
22. Det är inte ovanligt att man gör som kvinnorna i den här Facebook-konversationen: hellre än att försöka bemästra inköps- eller reseräkningssystem, betalar man ur egen ficka. Skälet är oftast att man är lojal med sitt jobb: man har inte mage att slösa bort en eller två timmar, som man annars kunde ha använt på eleverna eller patienterna eller kunderna, på ett alltför krångligt it-system.
23. Ytterligare ett exempel.
24. Och ytterligare ett.
25. Vems är felet? Men om så mycket nu är eländigt ... hur kommer det sig? Ingen vill väl med flit bygga skitsystem? Vems är felet?
26. Nörden? esc.ape(d) / Flickr Svaret som ligger närmast till hands kanske är att skylla det på teknikerna - nördar som inte förstår ”vanliga” människors behov. Visst kan man säkert förbättra utbildningen av tekniker i användbarhet ... men jag tror faktiskt inte att den här nidbilden av nörden är sann, och inte att det är det stora problemet. JAg möter många tekniker som är väldigt angelägna om att bygga bra produkter.
27. Metoden? Projektet? Om det inte är individerna - utvecklarna - som är det stora problemet; kan det då vara så att man använder en felaktig metod? En felaktig projektmodell?
28. Jared Spool User Interface Engineering, Boston Den här mannen har undersökt saken.
29. Vilken metod ger lyckade projekt? Det visar sig att ingen metod säkert kan sägas ge bra resultat/lyckade produkter. Däremot finns det några enkla grundprinciper för vad som ger lyckade slutresultat.
30. Jared: Har alla i teamet under de senaste sex veckorna observerat verkliga användare använda tjänsten under minst två timmar? Det här är den intressantaste och enligt mig viktigaste. Men det räcker idag kanske inte med att se på bara den tjänst eller den produkt man jobbat med. Man måste se på hela arbetssituationen.
31. Observera användarna Här är mannen som ritar på skärmen ...
32. ... läs historien här. http://javlaskitsystem.se/2012/01/vad-gor-hovmastaren-med-skarmen/
33. Jonas: Har alla i teamet under de senaste sex veckorna observerat verkliga användare göra resten av sitt jobb under minst två dagar? Så jag tror att vi måste ha ett ännu bredare scope, för att göra bra produkter. Här finns det helt klart en del att göra.
34. Men ...
35. ... det har vi vetat i 25 år. Så frågan är om det är en rimlig förklaring av helheten. Låt mig byta spår en aning.
36. Det finns en elefant i rummet - alltså något som är jättestort men som man inte låtsas om - på den här konferensen, och på många andra.
37. 82 procent av alla it-projekt är misslyckade, enligt beställarna själva. Det är detta faktum. Siffran gäller Sverige, och källan är Projektplatsens undersökning från 2007.
38. 18 procent av alla it-projekt är lyckade. Att 82 % av projekten är misslyckade betyder i sin tur att bara 18 % är lyckade.
39. 25 % Det är oerhört mycket sämre än till och med laget i botten av fotbollstabellen, som faktiskt har 25 % lyckade projekt - 23 vunna matcher av 55. Om IT-industrin vore ett fotbolls skulle det inte spela i högsta serien. Det skulle sedan länge varit nedflyttat till division 4.
40. 82 läggs ner på tid/ budget men ej full funktion full funktion men över tid/ budget 18 Vad betyder ”misslyckat projekt”. Det kan förstås vara misslyckat på lite olika sätt.
41. ? procent gav avsedda effekter 18 Men vad som är ännu märkligare, är att vi knappt vet vilka av de lyckade projekten som gör nytta. Som levererar de fördelar som ställdes i utsikt.
42. Beställar- kompetens? Så ytterligare en faktor brukar tas fram: att beställar-kompetensen är dålig. Men ... är det verkligen rimligt? Och om den är dålig, vad gör de då exakt för fel?
43. Tänk om 40 procent av alla brobyggen bara avbröts mitt i? Om ytterligare 20 % bara byggdes färdigt till en del, utan alla utlovade features (bara trafik i en riktning, kanske?) Vad skulle det i så fall säga om de broprojekten?
44. Troligen skulle det betyda att de inte var så viktiga från början. Att det inte var någon stor trafik som skulle över den där fjärden eller den där floden.
45. ? Jag tror helt enkelt att det till åtminstone en del kan finns andra skäl, än de man först lägger fram, till att sådana projekt startas.
46. I november i fjol (2011) publicerade ett antal forskare på universitetet i Uppsala vad som närmast kan betraktas som ett nödrop. ”Vi drunknar i styrsystem”, skrev de i UNT. Vi får allt fler och fler administrativa arbetsuppgifter ...
47. Primula (personalsystem), Tur och Retur (reseräkningar), Raindance (ekonomi), UU+ (budget), Edgar (rekrytering), W3D3 (diarie), KDB (kontrakt), UpDok (studiedokumentation), Time Edit (lokaler), AKKA (katalogadministration), PingPong (kursadministration), Opus (referenser), Selma (kurswebb), Studentportalen och så vidare … Här är ett urval av de system de måste hantera - vid sidan av att försöka bedriva undervisning och forskning.
48. +6% Typiskt var att många av de arbetsuppgifter man nu tvingade sköta, hade tidigare hade gjorts av en central administrativ enhet. Men det märkliga var att trots det hade den centrala administrationen inte minskat, utan ökat med 6 % (vilket är väldigt mycket i en organisation, där man oftast får vara glad om man inte får mer än 1 eller 2 procents minskning!). Uppsala universitet svarade i UNT att 6 procent inte alls var exceptionellt, utan att majoriteten av svenska universitet låg på samma nivå. Forskarna svarade i sin tur att det kanske inte var ett bra försvar att det var lika illa på alla ställen ... Men siffran 6 % fastnade i mitt huvud. Jag visste att jag kände igen den. Men varifrån?
49. C Northcote Parkinson 1955 skrev en då okänd professor i historia i Singapore en artikel i The Economist. Cyril Northcote Parkinson var bland annat specialiserad på marinhistoria ... Artikeln finns på nätet här: http://www.economist.com/node/14116121?story_id=14116121
50. Han kunde visa, att trots att antalet örlogsfartyg och sjömän hade minskat stadigt, hade antalet anställda på marinministeriet i London hela tiden ökat.
51. På samma sätt hade antalet anställda på Colonial Office i London ökat, trots att antalet kolonier i det gamla engelska imperiet blev allt färre.
52. Hans ”anmärkningsvärda upptäckt” (”startling discovery” med Economists ord) var att byråkrater försöker skaffa sig mer makt, och de gör det genom att anställa underlydande och assistenter att dela upp arbetet på. På så vis skapas ett ständigt svällande mellanskikt av byråkrater ...
53. Parkinsons lag Detta har, med lite olika formuleringar, blivit känt som Parkinsons lag.
54. Parkinson samlade sina komiska essäer i en bok, som blev en modern klassiker ...
55. ... och som getts ut i otaliga utgåvor på alla världens språk.
56. +6 % Byråkratins tillväxt Och vad Parkinson hävdar är alltså detta: en byråkrati tillväxer i regel med - just det! - 6 % om året, utan att det sker någon ökning alls av det verkliga arbetet.
57. Så jag är numera böjd att tro, att en stor del av problemet med dåliga system och havererade projekt inte är nörden, utan snarare den här typen - mellanchefen.
58. Beställar- kompetens! Tänk om beställarkompetensen faktiskt är helt adekvat? Tänk om man ändå beställer alldeles rätt saker - utifrån sina motiv?
59. NYTTA Det är obegripligt med de havererade it-projekten och med den dåliga användbarheten, om man har utgångspunkten att systemen ska tillföra traditionell nytta för organisationen.
60. MAKT Om vi i stället utgår från att det verkliga syftet är att skapa makt hos en grupp på mellannivå i organisationen blir det kanske lättare att förstå.
61. Byråkrati 2.0 Välkomna till Byråkrati 2.0.
62. Parkinsom levde i en tid, när det var möjligt att anställa personer, och utöka sin makt på det viset. Det är idag omöjligt. Men vad som är möjligt, är att inköpa ett it-system ... ... och ett till ... ... och ett till ... ... och ett till ... ... och ett till ... ... och ett till ... ... och ett till.
63. Tydlig idé bakom Unionen 2010 Det här kanske verkar galet, men utifrån det här synsättet blir en hel del saker plötsligt lättare att förstå. T ex att bara 40 % av de tillfrågade i Unionens undersökning av svenska tjänstemän instämmer i att ”systemen införts utifrån tydliga och välförankrade idéer.”
64. sätter effektmål för affärssystemet 15 % Eller att bara 15% av företagen sätter upp klara effektmål, när man skaffar nya affärssystem, enligt en undersökning redovisad i ComputerSweden.
65. Administrations- samhället Vi lever idag i ett allt ökande administrationssamhälle. Det är också namnet på en studie som Anders Ivarsson Westerberg vid Samtidshistoriska institutet på Södertörns högskola arbetar med.
66. Mer administrativt arbete Syftet att spara pengar Produktiviteten minskar Sjuksköterskor, lärare och poliser är exempel på yrkesgrupper som ska göra allt mer administrativt arbete, men syftet – att spara pengar och att effektivisera – tycks inte uppnås. Istället ökar alltså stressen samtidigt som antalet vårdtimmar blir färre, antalet uppklarade brott minskar och lärotimmarna går ned.
67. ”Kanske ligger det ett grundläggande tankefel bakom framväxten av administrations- samhället ....” Så här säger Anders Ivarsson Westerberg i radioprogrammet Vetandets värld:
68. ”... vi kanske inte ska styra mer om vi tror att något inte fungerar bra, utan tvärtom mindre ... ”
69. ”... att helt enkelt minska administrationen och låta människor koncentrera sig på sina ordinarie arbetsuppgifter.”
70. Kontroll- och styrsystemen maskeras ofta som något annat - precis som man kanske anger en skenbar ”nytta” med systemet, som ”officiellt” skäl. Hemtjänstsystemet kallas här ”planeringssystem”. Det låter ju bra. Men det är bara en mycket liten del av användarna - en eller två - som använder det för att planera. För den absoluta majoriteten av användare är det ett styrsystem - ett system som styr och kontrollerar dem.
71. Systemen medger allt större grad av kontroll, övervakning, men framför allt föreskrivande hur arbetet ska utföras.
72. Frihet Det är paradoxalt, för att i vår andra sfär, i vår roll som konsumenter, har vi vant oss vid att ny teknik ger oss allt mer frihet och allt större möjligheter.
73. Här är två ekonomi-appar som ger mig mer frihet: Svenska iZettle till vänster - en fantastiskt bra liten app som gör att jag kan ta betalt med kreditkort i min mobil. Till höger Handelsbankens app, som flera gånger räddat situationer när jag oväntat eller utomlands eller kvällstid behövt föra över pengar mellan två konton. Men vet ni vad? Av de där sju valen som finns i apen till höger, har jag bara använt ett enda. Logga in. Jag har t ex ALDRIG tittat på Handelsbanken TV, och jag kan inte föreställa mig att jag nånsin skulle vilja göra det. Appen skulle vara ännu bättre om man rensade bort allt extra. Om den, som iZettle, bara gör en enda sak, men gör det bra.
74. Radikal enkelhet Det finns allt fler som menar att radikal enkelhet är den absolut bästa strategin för en framgångrik produkt eller tjänst. Som iZettle, eller som ...
75. ... den här ”att-göra”-appen för iPhone som heter Clear och är en enorm succé. På sätt och vis det allra enklaste projektverktyget. Och jag tror att vi måste sträva i den här riktningen även när det gäller t ex hur vi driver företag. Det är inte rimligt att medarbetarna ska lägga ner all den tid och tankekraft som krävs för att bemästra systemen. Jag ifrågasätter om resultatet är värd ansträngningen.
76. Konsekvenserna av en överkomplicerad värld Vi lever i en överkomplicerad värld. Konsekvensen av det är att en vanligt handtag på en dörr idag måste förses med den här klisterlappen ... ->
77. ”Använd handtaget. Tryck.” Vi behöver sträva efter enkelhet på alla plan.
78. Ni kan förändra världen. Jag heter Jonas Söderström
79. ”Årets bästa svenska bok om IT” Web Usability ”Borde läsas av alla arbetsgivare och IT-utvecklare” Västerviks-Tidningen ”En ögonöppnare ... en ny syn på arbetsmiljö” suntliv.nu