Upgrade to Pro — share decks privately, control downloads, hide ads and more …

Как проводить собрания

4e56f77922526f5f307728f1adc92bf5?s=47 Kulakov
October 12, 2020

Как проводить собрания

4e56f77922526f5f307728f1adc92bf5?s=128

Kulakov

October 12, 2020
Tweet

More Decks by Kulakov

Other Decks in Business

Transcript

  1. …и бороться с даунтаймом Как проводить собрания?

  2. В чем задачи собраний?

  3. В чем задачи собраний? — Синхронизировать картины мира — Перейти

    из неопределенности в зону персональной ответственности — Обменяться контекстом — где мы относительно цели и что делают коллеги — Почувствовать себя группой, встретиться лично, посмотреть друг другу в глаза, создать ощущение «мы вместе»
  4. Даунтайм

  5. Даунтайм — это ощущение зря потраченного времени «Я трачу свое

    время, и для меня ничего
 не меняется» От того, что происходит со мной, не изменится ничье поведение. 
 Ни мое, ни кого-то еще.
  6. Даунтайм — это ожидание «Когда начнем?» «Когда договорит другой и

    меня наконец спросят?» «Когда кончится спор?» «Когда перестанут говорить то, что меня 
 не касается, или я и так знаю?»
  7. Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и

    не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я»
  8. Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и

    не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я» Участники равны и не могут прийти к результату 
 «Бессмысленно спорили. Только потратил эмоции, мы не приняли решений, не взяли ответственность, не сделали изобретений, не получили вдохновения»
  9. Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и

    не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я» Участники равны и не могут прийти к результату 
 «Бессмысленно спорили. Только потратил эмоции, мы не приняли решений, не взяли ответственность, не сделали изобретений, не получили вдохновения» Участники не равны, и подчиненных глушит начальник 
 «Нас просто прессуют. Для меня это тупо вредно, я мальчик для битья, на котором достигаются чужие цели»
  10. Большую часть собрания я не получаю и не создаю пользу

    
 – не звать лишних людей 
 – использовать документ вместо последовательных докладов Участники равны и не могут прийти к результату 
 – выделять модератора (это НЕ инициатор) 
 – придерживаться повестки Участники не равны, и подчиненных глушит начальник 
 – иногда это работает – когда начальник узкое звено 
 – во всех остальных случаях так просто не надо делать Как возникает даунтайм?
  11. Как бороться 
 с даунтаймом?

  12. Модерация Выделять модерацию в отдельную роль. Не совмещать инициатора и

    модератора, чтобы модератор мог оставаться «над схваткой» и не становиться участником споров. Модератор должен удерживать границы 
 – обсуждения проблемы
 – времени 
 – эмоций Все, что не относится к решению заявленной проблемы, — 
 за границу обсуждения (другие встречи, взятые задачи).
  13. Включенность Перед собранием убедиться, что каждый участник: – понимает, какую

    пользу получит/принесет и почему это решение нельзя принять без него; – заинтересован в том, какие решения будут приняты и какие действия будут предприняты. Организатор должен стараться дать энергию участникам. Надо создать безопасную среду для обсуждения, чтобы участники могли «думать друг другом».
  14. Работа с общим документом
 до, во время и после собрания

    Что можно сделать в документе до — не надо делать на собрании. Все важное, что сказано (проблемы, позиции, решения, ответственность), заносите в документ прямо во время встречи. Если у вас возникают вопросы во время встречи, просто задайте их в документе, так вы сэкономите время группы. После совещания вносите в этот же документ все результаты.
  15. Когда можно 
 позволить себе даунтайм?

  16. Когда можно 
 позволить себе даунтайм? Когда узкое звено —

    это время руководителя, 
 и его можно экономить за счет времени подчиненных. Как начальник экономит свое время на подготовку, на личное общение, на работу с документами, на анализ деятельности подчиненных? На совещании он просто опрашивает всех
 по очереди и раздает задачи. Это значит, что вы жертвуете энергией и воспитанием самостоятельности в остальных членах команды.
  17. В конце каждого собрания Общая цель 
 Симптом: у участников

    нет понимания связи повестки и цели. Общая картина мира 
 Симптом: у нас не бьются факты, значит наше знание о реальности отличается. Общие проблемы 
 Симптом: возникает позиция «это не моя проблема». Взята личная ответственность
 Появились задания в вашем таск-трекере или встречи в календаре.
  18. Когда таки надо проводить собрание? Когда затраченное время ускорит приближение

    к цели. На чем группа может сэкономить после проведенной встречи? – Мы не будем отвлекаться от важного и не будем делать лишнего, быстрее достигнем цели, будет меньше петель; – Будет меньше политики; – Будет меньше рассинхронизации, и мы будем ускорять друг друга; – Будет меньше «как бы саботажа» — когда человек не понимает, 
 как то, что он делает, связано с его целями и целями команды.
  19. Роли Обязательные 
 – инициатор (предмет обсуждения, запрос на результат)


    – модератор (удержание рамки) Дополнительные 
 – протоколист (зафиксировать позиции, решения, ответственность, точки контроля, назначить встречи)
 – докладчик (сэкономить время группы, рассказав о том, что уже понятно)
 – организатор (все собрать, рассказать зачем, когда и в каком формате встречаемся)
  20. Как дизайнить встречи? Начинать с вопроса 
 «Что мы сделаем

    после встречи с ее результатами?» – Кто-то из участников получит задачу возьмет ответственность. – Для регулярных: в назначенное время встретимся снова, чтобы отследить эффект действий. – Для офтопика и тем, возникших на встрече: обсудим что-то другое
 в другом составе.
  21. Схема

  22. Нужно ли нам совещание?

  23. Готовимся

  24. На собрании

  25. None
  26. None
  27. None
  28. Алексей Кулаков Вот и все ) Эта и другие мои

    презентации 
 speakerdeck.com/kulakov Сайт 
 jetstyle.ru Telegram 
 @kulakov_aleksey Facebook 
 kulakov.aleksey