How to get started in the Task Management

タスク管理の色々なテクニックやノウハウは世の中に溢れていますが、多くの人たちがもっとも重要な「Inboxに書き出す」ということができていません。タスク管理のためだけでなく、脳のワーキングメモリーを解放して自分のポテンシャルをフルに発揮するために重要な作業です。
タスク管理のためにあまり構えるのではなく、まずはライトに手をつけて、繰り返し改善をしていくことで自分のやり方を確立していきましょう。

Transcript

1. タスク管理のはじめ方 ~InboxとLean Method〜 2018/11/21 @Bizer teamユーザー会 業務改善コンサルタント 武内俊介
2. ベンチャーでの管理本部の経験が長く、ITビジネスに強い税理士・コン サルタント。SFDCユーザー事例大会で準優勝の経験あり。 クラウドツールの活用と業務フロー再設計でバックオフィスを効率化す るコンサルティングをメインで提供している。ほぼ全てをリモートで対 応中。 ©2018 Shunsuke Takeuchi 1 武内 俊介 @Libero_shunsuke 業務改善コンサルタント
3. アジェンダ 1.タスク管理ができない理由 2.タスク管理のはじめ方 Step1. Inbox Step2. Lean Method 3.まとめ ©2018 Shunsuke Takeuchi 2
4. ©2018 Shunsuke Takeuchi 3
5. こんな状態になっていませんか？ ©2018 Shunsuke Takeuchi 4 あとどれぐらいの タスクがある？ どこまでやれば 終わりなんだ？
6. あなたのワーキングメモリは オーバーヒート寸前かも ©2018 Shunsuke Takeuchi 5
7. ワーキングメモリとは 情報を一時的に保ちながら操作するための構造や過程を指す構成 概念。作業記憶、作動記憶とも呼ばれる。 会話や読み書き、計算などの基礎となる、私たちの日常生活や学 習を支える重要な能力。 ©2018 Shunsuke Takeuchi 6 同時に処理できるのは5〜7個程度 負荷をかけ続ければ能力は低下する
8. ワーキングメモリがいっぱいだと ©2018 Shunsuke Takeuchi 7
9. ©2018 Shunsuke Takeuchi 8 あなたの脳は 常に重りをつけているようなもの
10. まずはその状態を脱することが必要。 ©2018 Shunsuke Takeuchi 9
11. ©2018 Shunsuke Takeuchi 8 地図 コンパス と （Inbox） （Lean Method） を持とう
12. ©2018 Shunsuke Takeuchi 11
13. Step1. Inbox 〜ワーキングメモリの解放〜 ©2018 Shunsuke Takeuchi 12
14. ©2018 Shunsuke Takeuchi 13 大きめの白い紙 を用意します
15. ©2018 Shunsuke Takeuchi 14 付箋もたくさん 用意します
16. ©2018 Shunsuke Takeuchi 15 頭の中にあるタスクを できるだけたくさん 書き出しましょう
17. 書き出す際のルール • 時間は20分以上とりましょう • 携帯もパソコンもOFFにしましょう • 優先順位や粒度は一切気にしないでください • 仕事もプライベートの分類も気にしません • 整理はしてはいけません • 頭に浮かんだタスクをただ書き出してください ©2018 Shunsuke Takeuchi 16
18. ©2018 Shunsuke Takeuchi 17 脳の中のお荷物を おろす作業です
19. 書き出したことは、忘れてかまいません ©2018 Shunsuke Takeuchi 18
20. あなたがやるべきことは ここに書かれています ©2018 Shunsuke Takeuchi 19
21. これがあなたの Inbox（未決箱）です ©2018 Shunsuke Takeuchi 20
22. ここからInboxを少し整理します ©2018 Shunsuke Takeuchi 21
23. ©2018 Shunsuke Takeuchi 22 カテゴリーごとに 分類をしていきます
24. グルーピングの際のルール • 時間は10〜15分程度です • グルーピングの単位は自由です • 思いついたタスクがあれば追加してかまいません • 各グループには必ず名前をつけましょう ©2018 Shunsuke Takeuchi 23
25. ©2018 Shunsuke Takeuchi 24 今すぐ 明日 今週 来週 1年以内 いつか 各タスクの 期限を決めます
26. ©2018 Shunsuke Takeuchi 25 今すぐ 明日 今週 来週 1年以内 いつか
27. ©2018 Shunsuke Takeuchi 26 これがタスク管理のための 地図になります
28. ©2018 Shunsuke Takeuchi 27 Step2. Lean Method 〜小さく始めて改善する〜
29. とりあえずタスクに 手をつけてみましょう ©2018 Shunsuke Takeuchi 28
30. ©2018 Shunsuke Takeuchi 29
31. なぜなら、手を動かしてみなければ タスクの難易度や粒度は見えないから ©2018 Shunsuke Takeuchi 30
32. タスクを詳細に分解する スケジュールを作成する ©2018 Shunsuke Takeuchi 31 最初にやってはいけません
33. ©2018 Shunsuke Takeuchi 32 チェックリストをどんどん消化しましょう
34. つまり、まずは簡単にできるものを ガシガシ片付けていきましょう ©2018 Shunsuke Takeuchi 33
35. 時間がかかりそうなものは どんどん後回しにしていきます ©2018 Shunsuke Takeuchi 34
36. ©2018 Shunsuke Takeuchi 35 そこからが本当のタスク管理です
37. ©2018 Shunsuke Takeuchi 36 単発 繰り返し タスクをどちらかに分類します
38. ©2018 Shunsuke Takeuchi 37 単発 さっさと片付けましょう
39. ©2018 Shunsuke Takeuchi 38 繰り返し • タスク分解 • プロセスの可視化 • マニュアル作成 • スケジューリング
40. やるべきことは色々ありますが ざっくり整理したら手をつけましょう ©2018 Shunsuke Takeuchi 39
41. ©2018 Shunsuke Takeuchi 40 小さく始めて 改善を積み重ねる これの繰り返しです
42. ©2018 Shunsuke Takeuchi 41 このプロセスの中で自分の やり方（コンパス）がきっと 見つかるはずです
43. ©2018 Shunsuke Takeuchi 42
44. ©2018 Shunsuke Takeuchi 43 GTD：Get Things Done 『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』 デビッド・アレン
45. タスク管理の基本は すべてこの本に書いてある ©2018 Shunsuke Takeuchi 44
46. ©2018 Shunsuke Takeuchi 45 なぜ、タスク管理にみんな 困っているのか？
47. Inboxへの書き出しが みんなできていない ©2018 Shunsuke Takeuchi 46
48. ©2018 Shunsuke Takeuchi 47 脳の中で タスク管理をしない
49. どんなに小さなことでも 脳の外で管理することが重要 ©2018 Shunsuke Takeuchi 48
50. ©2018 Shunsuke Takeuchi 49 「牛乳を買うのを忘れないようにする」ため のアプリというネーミング。 買い物リストすらも頭の中から棚卸しする
51. 脳を軽くしよう ©2018 Shunsuke Takeuchi 50