Aligner votre stratégie d’entreprise, produit et managériale avec les OKR

Vous êtes PO ? Vous êtes vous déjà posé ces questions : Comment aligner ma stratégie produit sur la stratégie de l’entreprise ? Pourquoi développons-nous telle ou telle fonctionnalité ? Comment arriver à communiquer ma stratégie aussi bien avec l’équipe que les sponsor avec un seul outil ? En tant que manager: Comment proposer des challenges porteurs de sens à vos équipes tout en gardant une cohérence d’ensemble ? Comment permettre à l’ensemble des co-équipiers d’un produit d’avancer dans le même sens ? Notre conviction est que les OKRs (“Objectifs Key Results”) sont un fabuleux outil permettant de cultiver l’alignement au sein d’une organisation. Nous allons vous raconter une histoire qui vous permettra de toucher du doigt la puissance de cet outil.

Session présentée lors de la conférence Agile Pays Basque 2019

Transcript

1. Aligner votre stratégie d’entreprise, produit et managériale avec les Anne Gabrillagues & Tiphanie Vinet
2. IPPON 2019 Merci aux sponsors!
3. IPPON 2019 Mini bio. • • • • •
4. IPPON 2019 Mini bio.
5. Sommaire. 1. Les origines 2. Définition(s) 3. Les enjeux des OKR 4. La structuration 5. Il était une fois 6. Nos messages clefs 7. Nos lectures 8. Pour aller plus loin
6. Les origines.
7. IPPON 2019 Diffusion des OKR. 1970 Andy Grove développe la méthode OKR, et introduit la mesure des objectifs @Intel 2000 - 2018 Pendant près de 20 ans google utilisera les OKR comme outil d’alignement au sein de la compagnie et de mesure des impacts Aujourd’hui Cette méthode est utilisée par plusieurs milliers de compagnies à travers le monde et dans divers secteurs pour le développement de leur entreprise & de leurs produits Demain VOUS ? 1999 John Doerr présente les OKR à Larry Page et Sergey Brin @Google
8. Définition(s) .
9. IPPON 2019 Définition. OKR est un acronyme composé de 2 parties indissociables : • Objectif ambitieux : indique la direction vers laquelle on souhaite progresser • Key Results : résultats accompagnés de leurs métriques permettant de vérifier que vous êtes sur la bonne trajectoire pour atteindre l’objectif en question La formulation proposée par John Doerr est un très bon moyen de retenir la structure d’un OKR : I will (Objective) as measured by (this set of Key Results) Je souhaite (Objectif) tel que décrit par (cette liste de résultats)
10. IPPON 2019 Exemple d’un OKR valide. Objectif que nous souhaitons atteindre : O: Nous allons lancer avec succès notre nouveau service L’atteinte de l’objectif sera validée par les résultats suivants : • KR1: 25 commentaires positifs sur l’appstore à la fin du 1er jour • KR2 : 3 mentions sur des blogs professionnels publiées avant la date du lancement • KR3: 1000 utilisateurs enregistrés en 1 semaine • KR4 : 25% des nouveaux utilisateurs enregistrés réutilisent l’application dans le mois qui suit leur inscription
11. IPPON 2019 Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
12. IPPON 2019 Qu’est-ce qu’un bon objectif OKR ? Une bonne analogie ? Les étirements ! Le principe des étirements est d’essayer d’atteindre un endroit hors de sa portée. A force d’étirements vous commencez à pouvoir aller un peu plus loin, le tout sans vous faire réellement mal. Un objectif OKR : • vous incite à sortir de votre zone de confort • vous incite à viser des cibles que vous pensez ne pas pouvoir atteindre (du moins pas tout de suite) • vous conduit à réussir des choses que vous ne pouviez pas faire auparavant • doit être dur à atteindre, mais pas au point de vous démotiver ou de vous pousser trop au delà de vos limites
13. IPPON 2019 Key Results ? Les Résultats Clefs sont un ensemble de métriques qui permettent de mesurer votre progression vers l’objectif. Chaque objectif devrait être associé à un ensemble de 2 à 5 résultats clefs : • avoir un seul résultat clef ne sert à rien • en avoir trop est contre productif : à se disperser on risque de perdre de vue l’essentiel Tous les résultats clefs doivent être quantifiés et mesurables : • “être le meilleur éditeur de jeux sur mobile” • “25 commentaires positifs sur l’appstore à la fin de la première semaine de publication” “If it does not have a number it is not a Key Result” - Marissa Mayer - former Google’s Vice President
14. Les enjeux des OKR.
15. IPPON 2019 Les enjeux des OKR. • Répondre à la mission de l’entreprise • Une appropriation de la stratégie d’entreprise par tous • L’identification des contributions des différentes équipes à l’atteinte des objectifs relatifs à cette stratégie • Un engagement et une implication de chacun de l’atteinte des objectifs • Un alignement du pilotage des équipes et du produit • Une incitation à la performance individuelle et collective
16. IPPON 2019 Les enjeux des OKR. Transparence Ambition Alignement Mesure
17. La structuration.
18. IPPON 2019 De la vision aux OKR stratégiques. Le Comité de Direction construisent la vision et les collaborateurs élaborent la tactique Vision => Stratégie => Tactique (OKR) => contributions (OKR) VISION ORGANISATION OBJECTIF STRATÉGIQUE 1 sur l’année OBJECTIF STRATÉGIQUE 2 sur l’année OBJECTIF STRATÉGIQUE 3 sur l’année Key Result Key Result Key Result
19. IPPON 2019 Des OKR stratégiques aux OKR tactiques. OBJECTIF TACTIQUE 1 OBJECTIF TACTIQUE 2 OBJECTI F TACTIQUE 3 Key Result Key Result Key Result Définition annuelle Définition trimestrielle Déclinaison des OKR
20. IPPON 2019 Des OKR stratégiques aux OKR tactiques. Direction 1 Direction 2 Direction 3
21. IPPON 2019 Décliner les OKR dans l’organisation. Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3
22. IPPON 2019 Et concrètement ? La définition des OKR d’une équipe est faite de façon collective et collaborative : 1. Prise de connaissance des objectifs auxquels ils doivent contribuer (OKR tactiques de la Direction par exemple) 2. Identification de leurs contributions à ces OKR 3. Définition de leurs propres OKR d’équipe : ➔ Création d’un OKR tactique : ▪ Comment pouvons nous contribuer aux OKR parents ? ▪ Quel Key result de l’OKR parent vais-je pouvoir impacter? ➔ Création des Key Results associés : ▪ Soit c’est une part du Key Result de l’OKR parent ▪ Soit c’est une hypothèse de contribution
23. IPPON 2019 La co-construction des Key Results. Pour chaque objectif : 1. Lister en équipe tous les KR pertinents, sans les chiffrer ni les prioriser 2. Sélectionner ensuite les KR plus prioritaires et définit une ambition chiffrée pour chacun, par exemple “Atteindre Y utilisateurs actifs par jour” 3. Définir toujours au niveau équipe un indice de confiance concernant l’atteinte de l’objectif 4. Validation des KR par le management afin de confirmer l’alignement avec les OKR de niveau supérieur
24. Il était une fois...
25. IPPON 2019 Notre entreprise.
26. IPPON 2019 Elevator Pitch. Pour Qui Notre Il A la différence Notre produit Les écoles, établissements privés, crèches... Ont besoin de transmettre une information à un groupe de parents d’élèves Produit est une application web pour les établissements et mobile pour les parents Permet à l’école de communiquer à l’ensemble des parents d'élève une même information en que cliques sans utiliser leurs coordonnées personnels De Whatsapp qui utilise les numéros des parents d’élèves Permet d’avoir une réactivité forte, en cas d’urgence et un média unique de communication
27. IPPON 2019 Notre entreprise.
28. IPPON 2019 Première année d’activité le lancement
29. IPPON 2019 Début de notre année 1 : nos objectifs. Notre Objectif stratégique : Lancer notre produit avec succès • KR1 : Nbr de visiteur sur notre site vitrine -> 2000 visiteurs • KR2 : Satisfaction client -> 5 étoile sur l’APP STORE • KR3 : Maîtrise des coûts -> 30% du CA max consommé • KR 4 : Prospection -> 300 établissements démarchés à la fin de l’année
30. IPPON 2019 Fin de notre année 1 : l’heure des comptes. Mais on ne décolle pas ! POURQUOI? 70% du CA espéré Financement année suivante OK Product market fit Trouvé Nos résultats à la fin de la première année
31. IPPON 2019 Fin de notre année 1 : les données. Résultats attendus Données à fin année 1 Evaluation KR1 Nombre de visiteurs sur notre site vitrine = 2000 3600 visiteurs sur l’année écoulée KR2 Satisfaction client = 5 étoiles sur l’AppStore et Google Play Note constatée à date : 4,2 KR3 Maîtrise des coûts -> 30% du CA max consommé Dépenses représentant 40% du CA KR4 Prospection -> 300 établissements démarchés à la fin de l’année 200 établissements démarchés Taux de conversion : • visiteur / souscripteur : taux très faible ... • établissement démarché / souscripteur : taux proche de nos projections CA : 70% du montant souhaité dans le Business Plan
32. • On ne contractualise que lorsque l’on appelle directement les établissements ... • Le nombre de visites sur le site vitrine n’a pas d’impact sur le CA : ce n’était pas un bon KR … -> C’est un vanity metrics ! • La satisfaction des utilisateurs App est importante mais on ne suit pas celle des établissements qui eux sont nos vrais clients. Les parents ne sont que des prescripteurs ! Si nous avions suivi plus régulièrement nos KR nous l’aurions peut être compris plus tôt ! IPPON 2019 Fin de notre année 1 : l’analyse.
33. Seconde année d’activité l’année de la persévérance IPPON 2019
34. IPPON 2019 Année 2 : une nouvelle organisation. EQUIPE DE RÉALISATION BUSINESS DEV
35. IPPON 2019 Année 2 : de nouveaux OKR ! Objectif strat. 1 : Asseoir notre position • KR1 : Reconduite de 80 % de nos contrats • KR2 : Proposer au moins 8 nouveautés demandées par nos utilisateurs Objectif strat. 2 : Développer notre marché • KR1 : 20 articles dans la presse et les médias • KR2 : +20 % de CA Nouvelle année, nouveaux défis, nouveaux objectifs !
36. IPPON 2019 Propriétaire Poste Département Objectif Key results Indice de confiance Résultat à date Sprint N-1 Progression Indice de confiance Sprint N Résultat à date Progression Indice de confiance Objective Fullfillment Fiche de suivi Des OKR stratégiques
37. IPPON 2019 Année 2 : introduction d’OKR d’équipe ! OKR EQUIPE DE RÉALISATION O1 : Offrir toujours plus de valeurs à nos users • KR1 : Mettre 1 nouveauté par mois en prod • KR2 : Diminuer de 10% le nombre de bug • KR3: Diviser par 2 le temps de paramétrage d’un établissement O2 : Booster la conversion du site vitrine • KR1 : Mettre en place l’AB testing à la fin du mois de Janvier • KR2 : …. OKR BUSINESS DEV O1 : Conquérir de nouveaux clients • KR1 : Prospecter 100 nouveaux établissements • KR2 : Faire 20 démonstrations par mois O2 : Développer la satisfaction client • KR1 : Appeler 10 clients qui n’ont pas reconduit leur abonnement • KR2 : …. OKR tactique Q1
38. IPPON 2019 Un nouveau rythme. Q1 Q2 Q3 Q4 Bilan des OKR Q1 Définition des OKR Q2 Sprint planning Revue Produit et Rétro OKR Stratégique Définition des OKR Q1 Nous intégrons une équipe de développement qui va travailler en Scrum, ce qui introduit une cadence dans le quotidien des équipes. Et si nous inspections nos KR régulièrement afin de prioriser correctement nos développements ? Par exemple lors des revues du produit ?
39. IPPON 2019 Fin de notre année 2. Nous avons atteint 70% de nos Key Results tactiques en cette fin d’année ! Nos résultats à la fin de la deuxième année : Satisfaction des établissements au rendez vous Augmentation du nombre de clients Croissance sur la conversion via le site vitrine
40. IPPON 2019 Fin de notre année 2 : les données. Résultats attendus Données à fin année 2 Evaluation OKR 1 - KR1 Reconduite de 80 % de nos contrats Taux de renouvellement : 83% OKR 1 - KR2 Proposer au moins 8 nouveautés demandées par nos utilisateurs Nombre de nouveautés livrées : 5 OKR 2 - KR1 20 articles dans la presse et les médias Nombre d’articles : 13 OKR 2 - KR2 +20 % de CA +23% de CA Taux de conversion : • Amélioration du taux de conversion sur le site • Le démarchage des établissements a eu un effet positif sur le nombre de nouveaux clients CA : 86% du montant souhaité dans le Business Plan
41. IPPON 2019 Fin de notre année 2 : l’analyse. Le suivi régulier des objectifs de l’entreprise ainsi que de leur déclinaison au niveau équipe a eu des effets très positifs : • Elle nous a permis d’ajuster nos priorités au fil de l’eau • On a pu identifier les actions sans impact sur nos Key Result et ajuster notre démarche en conséquence • L’équipe a été très engagée : cela s’est manifesté par des propositions spontanées de nouvelles fonctionnalités et un soin tout particulier apporté à la qualité de notre application
42. IPPON 2019 Troisième année d’activité l’année décisive
43. IPPON 2019 Année 3 : nous adaptons encore notre organisation. PRODUIT SCRUM TEAM MARKETING BUSINESS DEV
44. IPPON 2019 OKR & Roadmap produit. Avant Notre roadmap était basée sur des délais et un périmètre ➢ On avait une (fausse impression) de prédictibilité NOW NEXT LATER Thème 1 Thème 4 Thème 3 Thème 5 Thème 7 Thème 6 Maintenant Notre roadmap est basée sur des thèmes ➢ On accepte un part d’incertitude
45. IPPON 2019 OKR & Roadmap produit. OKR stratégique sur l’année OKR Trimestriel Q1 OKR Trimestriel Q2 OKR Trimestriel Q3 OKR Trimestriel Q4 Features que nous pensons adresser Features que nous pensons adresser Features que nous pensons adresser Features que nous pensons adresser Thème 1 Thème 3 Thème 4 Thème 8 Thème 2 Thème 5 Thème 6 Thème 7
46. IPPON 2019 OKR & Roadmap produit. GO PRODUCT ROAD MAP https://www.romanpichler.com/tools/the-go-product-roadmap/ Date Prochaine Release 20/09/2019 Novembre 2019 Q1 2020 Q2 2020 S1 2020 Nom de release Objectif Fonctionnalités Métriques
47. OKR & Roadmap produit. Exemple Date Prochaine Release 20/09/2019 Novembre 2019 Q1 2020 Q2 2020 S1 2020 Nom de release RELEASE 1.6 ... ... ... ... Objectif Pouvoir faire des échanges en one to one Accès à chaque encadrant pour son groupe d’enfants Pouvoir répondre à une communication de l’ établissement Inscription de parents accompagnants aux sorties Activités périscolaires Fonctionnalités Sélectionner un Parent Avoir un chat Paramétrage des rôles Création de fils de discussion à thème Option réponse pour les parents Système de notification coté établissement ... ... Métriques Nbr d’usage côté école Nbr d’usage côté Parent Délais de réponse Nbr d’usage/durée Consultation par les établissements ... ... IPPON 2019
48. IPPON 2019 Titre de l’objectif KR1 : X % d’atteinte KR2 :Y % d’atteinte KR3 : Z % d’atteinte Indice de confiance: Fiche de suivi hebdomadaire Action de la semaine passée : xxx Risques / Obstacles: xxx Dépendances internes: xxx Dépendances externes: xxx Actions prévues : xxx Feature 1 Feature 2 Indice de confiance mise à disposition des fonctionnalités
49. IPPON 2019 Key Result suivi dans le backlog. Les OKR permettent de poser les hypothèses de mise en oeuvre. A partir de celles ci se dessinent les epics à réaliser. Les users stories qui en découlent sont naturellement rattachées au key result source. Nous voyons ainsi dans le backlog chaque US ayant permis d’agir sur chacun des Key Result. Long terme Année ou plus Moyen terme Mois - Trimestre Court terme Jour-Sprint POURQUOI QUOI OKR Stratégique d’entreprise OKR Produit Approche OUTCOME (impact) Approche OUTPUT (livrables) Objectif KR: 0% KR: KR: 85% 50% Thèmes Epics Users stories Tâches Roadmap Discovery Delivery
50. IPPON 2019 Nos messages clefs
51. IPPON 2019 Les messages clefs. • Pensez impact pour vos OKR • Ne soyez pas gourmands dès le début ! Il vaut mieux avoir peu d’OKR mais de qualité • Suivez vos OKR tout au long de l’année ! Ils doivent être votre support d’échange • OKR et agilité sont complémentaires ! • Si tous les objectifs ont été atteints ou dépassés, il ne sont plus assez ambitieux. Visez plus haut !
52. IPPON 2019 Les erreurs à ne pas commettre. • Définition des OKR en chambre par le top management • Communiquer 1 seule fois par année ou par trimestre • Vos KR n’adressent qu’un seul axe (développement commercial par exemple) • Choisir des OKR inatteignables par votre équipe • Changer de KR en cours de trimestre • Confondre OKR et KPI : un KPI correspond à un suivi opérationnel là où l’OKR retranscrit une ambition • Utiliser les OKR comme outil de mesure de la performance individuelle
53. IPPON 2019 Et si on avait eu plus de temps …. Les Key Failure Indicators (KFI) Ce sont les chiffres que vous ne voulez pas voir apparaître pour chacun des objectifs : > par exemple : augmenter les revenus vs maintenir la marge : quelle est votre limite ? Healthy metrics Ce sont les KPI qui sont suivis tout au long de l’année et qui permettent de s’assurer de la bonne santé de notre produit, entreprise : nombre d’incidents, taux de turn over…. Les autres courants • Priorities and achievement • Spotify rythm
54. Nos lectures.
55. • https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals- with-okrs/steps/introduction/ • http://okrexamples.co/ IPPON 2019 Lectures et outils. • • • • Livre Radical Focus 2016, Christina Wodtke https://www.ted.com/talks/john_doer r_why_the_secret_to_success_is_setti ng_the_right_goals/transcript Liens avec des exemples: • https://www.perdoo.com/blog/okr-scrum/ • https://zafulabs.com/2019/05/24/okrs-fro m-a-development-teams-perspective/ OKR et équipes de réalisation : https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/ Livre et site https://www.whatmatters.com/ https://medium.com/@johnpcut ler/making-okrs-easier-b04003 97bcea Outils pour mettre en place et suivre les OKR
56. Pour aller plus loin.
57. IPPON 2019 Sujets connexes. https://www.youtube.com/watch?v=ZS1G-MMLhRs https://www.youtube.com/watch?v=kPmyROdRBpk https://www.octo.com/publication s/pour-une-roadmap-produit/ https://amplitude.com/blog/focus-product-team-on-impact https://www.youtube.com/watch?v=WkoYtenAZMs https://medium.com/@johnpcutler/u ntangling-okrs-with-a-big-visual-boa rd-6153afa12213 Product maket fit Impact team Vanity metrics Roadmap Suivi des OKRs Impact team
58. Questions?