Upgrade to Pro — share decks privately, control downloads, hide ads and more …

Подводные камни при внедрении электронного архива и оцифровке документов

LANDOCS
October 31, 2017

Подводные камни при внедрении электронного архива и оцифровке документов

Готовое решение «Электронный архив» на базе LanDocs, обеспечит надежную среду хранения и удобную среду обработки документов.

LANDOCS

October 31, 2017
Tweet

More Decks by LANDOCS

Other Decks in Business

Transcript

  1. Электронный архив: два процесса, множество задач • Сканирование и индексирование

    (оцифровка) • Разработка и внедрение информационной системы (Электронный архив) и наполнение ее электронными документами
  2. Оцифровка: варианты реализации Самостоятельная оцифровка: • Закупка оборудования • Закупка

    ПО • Выделение ресурсов Оцифровка силами внешнего исполнителя: • Выделение бюджета • Контроль выполнения работ
  3. Оцифровка силами внешнего исполнителя • Экспертиза • Разработка ТЗ и

    согласование его с заказчиком • Выбор технологии, разработка технологической документации • Подготовка бумажных документов • Сканирование • Проверка результатов, дополнительная обработка образов • Обратная комплектация и возврат документов в хранилище • Индексирование • Загрузка данных в систему электронного архива
  4. Выбор технологии. Регламенты В пакет документации обычно входит: • Организационная

    схема выполнения работ • Общая технологическая схема процесса • Маршрутная схема перемещения документов (дел) • Маршрутная схема перемещения электронных файлов • Графики выполнения работ • Технологическое задание по процессу • Технологические инструкции по операциям (прием-передача массива документов, транспортировка массива, подготовка массива к сканированию, сканирование, обработка электронных образов, проверка выполнения требований ТЗ, контроль качества, передача-прием массива документов) • Нормы производительности по каждой операции
  5. Подготовка документов • Доставка документов к месту обработки • Книги:

    расшивка, сшивка • Архивные дела, папки: изъятие из папок, расшивка, разделение на документы по описи • Сборка документов в лотки (конверты- для ветхих крупноформатных), в соответствии с порядком сканирования
  6. Индексирование: волшебство превращения информации из образа в запись БД •

    Сепарация массива (какая именно информация требует индексации, а какая нет- к примеру, исключаются листы- разделители) • Работа с образом, ввод информации (загрузка образа, логическое определение подлежащей индексированию информации) • Выгрузка результата в формирующуюся БД
  7. Индексирование: методы • Автоматическое распознавание (формализованные документы «машинописного» происхождения) •

    Наполнение БД в ручном режиме (рукописные, плохо читаемые оригиналы) • Комбинированное (распознавание машинным способом, дополнение полей и проверка- в ручном режиме. Наиболее часто встречающиеся- картотеки, входящая-исходящая корреспонденция) • Обеспечение приемлемого уровня качества массива (как правило, 99,8%)
  8. Загрузка документов в электронный архив • Оцифровка документов или получение

    их электронных образов из внешней организации (гибкий диск, жёсткий диск, флешка, интернет) • Составление или получение реестра файлов документов • Автоматическое сопоставление файлов с реквизитами документов на основе реестра • Автоматическая процедура регистрации документов в электронном архиве и загрузки файлов в них • Автоматическая регистрация в электронном архиве реестра файлов и создание связок между реестром и новыми документами • Протоколирование работы с электронной версией реестра и процесса загрузки
  9. Загрузка документов в электронный архив: что будет, если это делать

    непрофессионально? • Потеря данных при загрузке (ошибки идентификации уже зарегистрированных документов, новых версий файлов и т.д.) • Неоптимальная структура хранения документов (структурирование, реквизитный состав, взаимосвязи документов, соотношение документ-файлы и т.д.) • Как результат первых пунктов – затруднённый поиск документов в системе • Как общий результат – затягивание сроков обработки документов в системе, репутационные и финансовые риски
  10. Самостоятельная оцифровка • Оценка объема работ • Выбор поставщика оборудования

    и его закупка • Написание инструкций к работе с оборудованием • Выбор среды хранения и обработки документов • Написание инструкций по работе с системой • Самостоятельное обучение операторов и оплата их труда • Самостоятельный контроль работы операторов • Самостоятельное обслуживание оборудования и информационной системы Все риски ложатся на заказчика
  11. Преимущества работы с внешним исполнителем • Отпадает необходимость закупки промышленного

    оборудования и его обслуживания • Не нужно переучивать и нанимать дополнительный персонал • Не нужно покупать или разрабатывать собственную технологию, новые регламенты, ОШС и тарифные сетки • Быстрые сроки реализации проекта, которые прописываются в договоре • Контроль выполнения работ в режиме постоянного взаимодействия с исполнителем (работа на территории заказчика) • Гарантия качества работ
  12. Дополнительные преимущества решения ЛАНИТ • Готовая среда хранения и поиска

    документов, которая может быть доработана под требования заказчика на основании ТЗ • Экспертиза и подготовка документов к оцифровке, на основе многолетнего опыта. • Сканирование документов и загрузка данных в электронный архив по отработанной технологии Мы предлагаем готовое решение, которое позволит уже через месяц работать с 5000 оцифрованных документов в электронном виде
  13. Состав решения • Сервер документов, сервер приложений, Web-сервисы LanDocs •

    Клиентские места в LanDocs, содержащие: • настроенные регистрационно-контрольные карточки для документов и реестров, • настроенные журналы регистрации, • настроенный поиск по документам; • Модуль загрузки, включающий: • возможность разметки файлов (сопоставления реквизитам документов) на основе подготовленного реестра • возможность редактирования электронной версии реестра средствами модуля, а также при взаимосвязи со справочниками LanDocs в режиме online • возможность сохранения промежуточных результатов работы с электронной версией разметки файлов • формирование плана загрузки в режиме online (новый, документ, загрузка в существующий документ, обновление версии файла или файлов) • подробное протоколирование процессов разметки и загрузки • индикация ошибок разметки
  14. Готовое решение «Электронный архив» на базе LanDocs, обеспечит надежную среду

    хранения и удобную среду обработки документов для 10 пользователей всего за 400 000 рублей. При этом вы получаете: • Надежную, масштабируемую и современную систему обработки документов отечественной разработки • Готовое решение для удобного хранения реквизитов и сканобразов документов • Быстрый поиск, включая полнотекстовый поиск по содержимому документов Оцифровка и загрузка 5000 документов или 50 000 листов, обеспечит перевод в электронный вид приоритетных документов компании за 150 000 рублей. ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА И ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ ЗА 550 000 РУБЛЕЙ! ДАННОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ПРИ ПОДПИСАНИИ ДОГОВОРА ДО 31.03.2016 Напишите в чате «!», чтобы получить КП уже затра. Готовый электронный архив
  15. При расчете стоимости оцифровки 5000 документов или 50 000 листов

    мы ориентируемся на расшитые документы с простым текстом на белой бумаге формата А4. Если вам требуется оцифровка документов другого формата, мы готовы реализовать такой проект с учетом скидки 10% от прайсовой стоимости! Скидка действительна для первых 10 зарегистрировавшихся на вебинар, оставивших заявку на расчет по ссылке landocs.ru/ea Ограничения