Efficient back office introductory for startups

Efficient back office introductory for startups

ITスタートアップというからには、バックオフィスも当然に効率化されているだろう、と考えるかもしれませんが、実は多くの中小企業と変わらず、気合いと根性でなんとか回している企業がほとんどだったりします。しかし、バックオフィスの構築を後回しにすると、そのツケは拡大に向けてまさにアクセルを践もうとしたときに、重く負債としてスタートアップにのし掛かります。
SaaSを正しく活用し、最初から効率的な体制になるように業務設計を行うことで、最少の人数で効率的にバックオフィスを回す体制を構築することは可能です。属人化を排除し、仕組みで運用を回す体制を構築することがスタートアップのバックオフィスにも求められています。

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Shunsuke Takeuchi

February 03, 2020
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  1. by Libero Consulting LLC. 効率的な バックオフィス ⼊⾨講座 2020/02/03 @LIFETIME VENTURES

    × INCUBATE FUND勉強会 スタートアップ のための
  2. ©Libero Consulting LLC. 1 代表プロフィール ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、ベンチャーのバックオフィスを経て、独⽴。 現在の業務やシステムの使⽤⽅法を徹底的にヒアリングしながら、 最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまでの再構築した実績多数。 業務設計のノウハウをパッケージ化したバックオフィスサービス「Brownies Works」をリリース。

    リベロ・コンサルティング代表 業務設計⼠、税理⼠ 武内 俊介 TAKEUCHI SHUNSUKE @Libero_shunsuke
  3. ©Libero Consulting LLC. 2 キャリアの変遷 新商品についての業務フロー構築やシステムの要件定義を担当。 主に交通系(⾶⾏機、⾞、電⾞)の提携クレカの開発を⾏う。 税理⼠試験の勉強をしながら税理⼠補助業務を⾏う。 年商数億円前後の中⼩企業を中⼼に担当。 バックオフィスを含む社内業務全体の設計と構築を複数社で担当。

    SFDCの導⼊や会計ソフトの⼊れ替え、請求システムの再構築、IPO準備などを⾏う。 SaaSを活⽤したバックオフィス全体の業務設計を⾏う会社を創業。 SFDC・kintoneを⽤いたCRM構築と会計への連係を中⼼に⼿掛ける。 ⾦融系 会計事務所 ベンチャー
  4. ©Libero Consulting LLC. 3 弊社のサービス 業務とシステムの設計 ・業務設計のパッケージ化 ・運⽤リソースの提供

  5. ©Libero Consulting LLC. 4 https://speakerdeck.com/shunsuke_takeuchi/mfkuraudotofreee このスライドが結構読まれました。

  6. Agenda バックオフィスの重要性 バックオフィス業務の性質 構築のためのステップ バックオフィス採⽤の難易度 Brownies Worksのご紹介 ©Libero Consulting LLC.

    5
  7. ©Libero Consulting LLC. 6 1.バックオフィスの重要性

  8. 7 © Libero Consulting LLC. なぜバックオフィスは 重要なのか?

  9. ©Libero Consulting LLC. 8 バックオフィスの重要性の◯× 経営管理を適切に⾏い 意思決定の⼟台を整える コストセンターであり 企業運営を⾏う上で必要

  10. 9 © Libero Consulting LLC. なぜ経理は 重要なのか?

  11. ©Libero Consulting LLC. 10 経理の重要性の◯× 企業活動を会計データに変換し、 経営の羅針盤を構築するため 経理記帳を⾏うことで 決算書を作成するため

  12. ©Libero Consulting LLC. 11 会計という共通のレンズで⾒ることで ⽐較・検討・予測を可能にする

  13. ©Libero Consulting LLC. 12 会計 データ 請求管理 (売上) ⽀払管理 (原価、販管費)

    経費精算 (販管費) 給与計算 (原価、販管費) その他 ・在庫 ・固定資産 ・経過勘定 etc 予実管理 資⾦繰表 事業計画 会計データ中⼼のデータフロー構築
  14. 13 © Libero Consulting LLC. 適切な会計データを 効率的に作成するために 業務とシステムを構築する 作業が⽬的ではない!

  15. ©Libero Consulting LLC. 14 2.バックオフィス業務の性質

  16. ©Libero Consulting LLC. 15 業務には3種類ある 感覚系 仕組系 作業系 勘や経験、知識などを総合的に発揮して対応 するもの。マニュアル化や引継ぎが難しい。

    ⼀⾒複雑に⾒えるが、⼀定のルールや判断ポ イントが存在するもの。最終アウトプットか ら逆算して仕組みを構築する必要がある。 決められた⼿順に従って⼿を動かせば完了す るもの。マニュアル化が容易で、システムに よる⾃動化も可能な領域である。
  17. ©Libero Consulting LLC. 16 業務の代替性と構築の難易度 感覚系 仕組系 作業系 業務の 代替性

    構築の 難易度 HIGH HIGH LOW 属⼈化領域 業務設計領域 ⾃動化領域 or なくす
  18. ©Libero Consulting LLC. 17 ありがちなバックオフィス 感覚系 仕組系 作業系 すべてが担当者の頭の中。 担当者がいないと業務が⽌まる

    ⽉末⽉初は業務に追われ、 ⽬の前の仕事をするだけで ⼿⼀杯の状態になる
  19. 18 © Libero Consulting LLC. ベンチャー企業も 最初から仕組み化 をするべきなのか?

  20. 19 © Libero Consulting LLC. 属⼈化は悪。 成⻑するタイミングで 必ず⾜を引っ張る。 YES!

  21. ©Libero Consulting LLC. 20 仕組化が重要な理由 感覚系 仕組系 作業系 「感覚」を ⾔語化・図式化

    「作業」を 仕組み化 脱・属⼈化 脱・単純作業
  22. ©Libero Consulting LLC. 21 仕組系を増やすためには 仕組系 業務設計 ITツール

  23. ©Libero Consulting LLC. 22 3.構築のためのステップ

  24. © Libero Consulting LLC. 23 構築のための3ステップ ① 現状把握 ② 理想の状態を描く

    ③ 業務設計とシステム選定
  25. © Libero Consulting LLC. 24 ①現状把握 現場への徹底的なヒアリング

  26. © Libero Consulting LLC. 25 ①現状把握 問題点をしっかりと洗い出す

  27. © Libero Consulting LLC. 26 ②理想の状態を描く どうあるべきかを考える

  28. © Libero Consulting LLC. 27 ③業務設計とシステム選定 使うツールを選定する

  29. © Libero Consulting LLC. 28 ③業務設計とシステム選定 業務全体を再設計する

  30. © Libero Consulting LLC. 29 ③業務設計とシステム選定 スケジュールを⽴てる

  31. 30 © Libero Consulting LLC. 仕組み化をすることで 属⼈化を防ぎ 量の増加にも対応出来る 設計 >

    ツール
  32. ©Libero Consulting LLC. 31 4.バックオフィス採⽤の難易度

  33. © Libero Consulting LLC. 32 こんな採⽤しようとしてませんか? <採⽤要件> ・バックオフィスの経験豊富 ・最新のITツールが使える ・カルチャーマッチしている

    ・給料は安め そんな⼈(ほぼ) いません!
  34. 運⽤⼒ 設計⼒ IT ©2020 Libero Consulting LLC. 33 IT×運⽤⼒×設計⼒ ◎ITリテラシーを前提とし、

    全体を設計し、⽇々の運⽤を 回す⼒が必要 ◎すべてを兼ね備えた⼈材は超貴重 ➡ 元々すべての資質を兼ね備え ていなくても仕事として成り ⽴っていた ➡ これからのバックオフィスには このレアな【スキル】が重要 バックオフィスには総合⼒が必要
  35. © Libero Consulting LLC. 34 バックオフィス採⽤の3つの壁 最新のITツールが使いこなせない 業務を深く理解し、運⽤することができない (作業ができればいいわけではない) ビジネスモデルから理解し、

    全体を俯瞰した最適な業務フローを きちんと設計することができない ITリテラシー 運⽤⼒ 設計⼒
  36. ©2019 Libero Consulting LLC. 35 バックオフィス採⽤での課題 採⽤したくても、中々できない。 採⽤後の教育や習熟も時間もかかる ⼈材不⾜ 採⽤・教育

    効率的なバックオフィス構築に必要な IT・運⽤・設計を兼ね備えた⼈材はレア
  37. ©2019 Libero Consulting LLC. 36 そのために新しいサービスを作りました! バックオフィス業務を最適化する際には この課題をどうにか⼀気に解決したい

  38. ©Libero Consulting LLC. 37 のご紹介

  39. © Libero Consulting LLC. 38 のコンセプト Brownie(ブラウニー)はスコットランド地⽅の「妖精」のこと。 「Brownieたちがバックオフィス業務を⽚付けてくれる」というコンセプト から命名。 経理や労務を中⼼に、リベロ・コンサルティングが最適と考える業務設計の

    もと、バックオフィスの仕事をおまかせできるサービスを提供します。 ⼀般的なオンライン秘書と違って、細かい指⽰出しは不要。 妖精さんがいつの間にか処理をしてくれるという状態を理想とします。 お客様の現在のツールや運⽤に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」 をそのまま導⼊していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運⽤を可能にするサービスです。
  40. © Libero Consulting LLC. 39 バックオフィス系SaaSを駆使して 経理・労務などを丸っと運⽤します

  41. © Libero Consulting LLC. 40 業務設計のパッケージ化 最適な運⽤を回せるリソースの提供 バックオフィスの 豊富な経験 ⾼いITリテラシー

    運⽤や使⽤ツールともに すべてパッケージ化 (カスタマイズ不可)
  42. © Libero Consulting LLC. 41 ベストプラクティスにこだわり 再現性・代替性のある状態にする。 それが中⼩企業には必要なのです。 はバックオフィスを 最も効率的な体制に再構築します。

  43. © Libero Consulting LLC. 42 課題を⼀気に解決! ITリテラシー 運⽤⼒ 設計⼒ 不⾜

    最適な ツールの選定 リソースの 提供 最適な 業務フロー 解決
  44. © Libero Consulting LLC. 43 バックオフィス対応を⼀元化 お客様 業務フローの設計 使⽤するツールの選定 初期設定

    ⼿順書等の作成 バ ッ ク オ フ ィ ス 対 応
  45. © Libero Consulting LLC. 44 の真のメリット 毎⽉タイムリーに財務諸表を作成。 早期に経営判断をすることができ、銀⾏借⼊や投資家への説明もスムーズに。 ⽉次決算 経営者や従業員が作業から解放されることで、コア業務にリソースを集中するこ

    とができます。 本業集中 業務が最適な形に整備されることで、組織拡⼤時に混乱が起きにくい体制になり ます。 運⽤改善
  46. © Libero Consulting LLC. 45 が提供するのは バックオフィス運営の ソリューションです。

  47. © Libero Consulting LLC. 46 が 御社の作業をなくします! 本業に集中して 業績をアップしましょう!

  48. © Libero Consulting LLC. 47 基本サービスの全体図 財務会計 給与計算 銀⾏ 受発注管理

    明細データ 振込データ 売上データ 従業員データ 領収書 クレジット カード ECサイト 請求書 ⾒積書/発注書 スキャンして 取り込み
  49. © Libero Consulting LLC. 48 基本サービスの内容 カテゴリー サービス内容 上限値 備考

    経理 領収書スキャン&登録 1ヵ⽉150枚以内 超過分は100円/枚で対応いたします。 ※翌⽉に回す、150枚を超えた分は⼊⼒不要等の対応は出来ません。 銀⾏、クレカ、ECの処理 10⼝座以内 超過分は10,000円/⼝座で対応いたします。 請求書の発⾏、消し込み なし ⾒積データ等の登録はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。 振込データの作成 なし 振込作業はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。 その他⽉次決算作業 なし 労務 従業員情報管理 なし ⼊社時のメールアドレス発⾏はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。 給与計算 なし 年末調整 なし 各種証明書等の原本保管はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。 社会保険対応 なし 電⼦証明書の取得等はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。 源泉所得税の申告 なし 税⾦の納付処理はお客様⾃⾝で⾏っていただきます。
  50. © Libero Consulting LLC. 49 オプションサービス 本決算・税務申告 ・毎年の決算、申告作業等 ※御社の顧問税理⼠との連携も可能です 予実管理

    ・freeeからAPIで取得した実績を活⽤した予実管理表の作成、毎⽉の更新 経費精算 ・経費精算ツールを使った処理 ・会計への連携 勤怠管理 ・勤怠管理ツールを使った処理 ・給与計算への連携 採⽤管理 ・採⽤管理ツールを使った処理(初期設定、採⽤管理のオペレーションを含む) ※実際のリクルーティング活動は⾏いません。 出張⼿配 ・出張⼿配ツールを使った処理(初期設定、出張⼿配のオペレーションを含む) CRM構築 ・Salesforce/kintoneでの構築 ・会計へのデータ連携 受電管理 ・転送によって受電し、チャット等への内容の通知 ※発信対応は不可となります。 労務相談 ・Browniesが窓⼝となり提携社労⼠との相談や就業規則等の作成が可能です。 法務相談 ・Browniesが窓⼝となり提携弁護⼠への相談や契約書、規約等の作成が可能です。 ※記載のない対応についてもご相談に応じます。(オンライン対応可能なものに限ります)
  51. © Libero Consulting LLC. 50 ツールの選定から運⽤までお任せ ü 利⽤ツールや運⽤フローは御社の状況をヒアリングの上、弊社で最適と考えられるものを選定・構築いたします。 ü ⾃社で開発したツールなどの利⽤を希望される場合は、その部分はBrownies

    Worksでは運⽤の対応ができません。 運⽤及び会計処理に必要なデータの出⼒をお願いします。(それによる利⽤料⾦の減額等は⾏いません。) が最適な形で提供 初期設定、マニュアル作成はもちろん不要です。 利⽤ツール 運⽤フロー
  52. © Libero Consulting LLC. 51 コミュニケーションツールの指定 弊社が指定するツールによる コミュニケーションに限定させていただきます ü 他のツールでのやり取りは⼀切受け付けておりません。

    ü 電話や訪問対応等のリクエストにはお応えできません。 チャットツール 会議ツール ⽇々のやり取り 打ち合わせの実施 ※ 1社1アカウント分が基本料⾦に含まれております。 ※ アカウントの追加はオプション料⾦として加算いたします。
  53. © Libero Consulting LLC. 52 ならコスパがいい! ⼈件費 教育費 採⽤費 ツール利⽤料

    ⼀般的な バックオフィス 利⽤料 ツール利⽤料込み の料⾦設定! トータルコストを⼤幅に削減‼
  54. 本稼働 © Libero Consulting LLC. 53 なら稼働まで早い! 最適な設計による運⽤が、 すぐに始められます 設計期間は約1ヵ⽉を予定しています

    新しいスタッフ 採⽤後の改⾰ 採⽤期間 教育期間 習熟期間 運⽤検討 業務設計 本稼働
  55. © Libero Consulting LLC. 54 なら並⾏稼働できる! 既存業務を続けながら 新運⽤の設計が可能になります 切り替えまで2〜3ヵ⽉間を⾒ていただいております 御社スタッフ

    既存の運⽤ 並⾏稼働 業務設計 本稼働 新運⽤に完全移⾏
  56. © Libero Consulting LLC. 55 当⾯は社員50名以下の スモールビジネスをメインで サービスを提供していきます

  57. © Libero Consulting LLC. 56 の料⾦プラン 個別にお⾒積もりをさせていただきます。 詳細はお問い合わせください。 ⽉額料⾦ (給与計算⼈数にって変動)

    starter :10万円〜 standard:25万円〜 初期費⽤ ⽉額料⾦1ヵ⽉分 移⾏費⽤ (会計ソフト移⾏時) ⽉額料⾦1ヵ⽉分 料⾦の⽬安
  58. © Libero Consulting LLC. 57 イベント 告知 2020年4⽉(詳細未定) Fes. #2

    「ひとりバックオフィスからの脱却」をテーマに 拡⼤期におけるバックオフィスの組織について、 ITを活⽤した新しい形を提⽰します。
  59. © Libero Consulting LLC. 58 Brownies Works(ブラウニーズ・ワークス) https://www.brownies.works/ 〒181-0013 東京都三鷹市下連雀3-27-1

    三協ビル2階 三鷹市SOHOパイロットオフィス MAIL :info@brownies.works 運営会社:リベロ・コンサルティング合同会社