Agile Tour Lille - Atelier Toyota Kata

Un des piliers du fonctionnement efficace d’une équipe agile est l’amélioration continue. On pense alors recueil de feedbacks, organisation de rétrospectives, suivi de plans d’actions, etc.
Mais pourquoi attendre la rétrospective et son plan d’actions mis à jour pour améliorer une pratique ? Comment passer à la vitesse supérieure ? Comment passer d’une démarche soutenue par une méthode à une culture de l’amélioration continue ?

Le “modèle” Toyota est une source d’inspiration classique, souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes, développés et mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs disciplinés. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer des solutions intelligentes. Mais comment aider ses collaborateurs, ses collègues à développer cette capacité d’analyse et ce mode de pensée ?

Les Toyota Kata, formalisés par Mike Rother, peuvent vous aider. Ces Kata sont des routines structurées qui incitent les personnes à développer une activité d’amélioration par la résolution de problème quotidienne et non plus périodique, réalisée par tous et dont l’objectif n’est plus l’élimination des sources de gaspillage mais l’atteinte d’objectifs stratégiques ambitieux.

Venez découvrir le “Improvement Kata Exercise”, qui vous permettra d’expérimenter la démarche de l’un de ces Kata en moins de 50mn afin de développer :
- La pensée scientifique et créative afin de générer et affiner des solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation.
- La collaboration : travail en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un défi plus ambitieux.
- La communication : organisez vos idées, vos données et les résultats et partagez-les efficacement.

Documents utilisés pour l'atelier disponibles ici : https://drive.google.com/file/d/1C1wiJCrvEcFHZkW5E1o6QK2n3lNUCxEK/view?usp=sharing

Transcript

1. Faire de l’amélioration continue
   une habitude quotidienne
   Atelier découverte des Toyota Kata
   Anne Gabrillagues
   @agabrillagues
   

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2. IPPON 2019
   Mini bio.
   ● Ancienne développeuse et chef de projet IT
   ● Découverte de Scrum en 2008
   ● Actuellement coach agile chez
   ● Participation au développement du serious game
   ● Impliquée dans la communauté agile française depuis 2011
   ● Organisation des conférences ScrumDay puis Lean Kanban France/FlowCon
   Anne Gabrillagues
   @agabrillagues
   agabrillagues@ippon.fr
   

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3. Les origines.
   

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4. IPPON 2019
   Les origines.
   Les Toyota Kata ont été formalisés par Mike Rother, chercheur
   américain connu notamment pour avoir introduit le Value
   Stream Mapping, à partir de ses travaux sur le fonctionnement
   de Toyota.
   

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5. IPPON 2019
   Les origines.
   Il s’est penché sur la question de savoir pourquoi les
   organisations qui ont cherché à copier Toyota n’atteignent en
   général pas les mêmes résultats.
   

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6. IPPON 2019
   Une source d’inspiration.
   Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un
   ensemble d’outils et de méthodes
   

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7. IPPON 2019
   Une source d’inspiration.
   Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un
   ensemble d’outils et de méthodes
   Il est mis en oeuvre avec succès grâce à des
   collaborateurs formés et disciplinés.
   

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8. IPPON 2019
   Les origines.
   Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à
   s’améliorer en continu
   tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs
   à comprendre les situations et les problèmes
   et à développer eux même des solutions intelligentes.
   

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9. IPPON 2019
   Les origines.
   Mike Rother a formalisé 2 routines d’apprentissage :
   à pratiquer jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
   permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
   

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10. IPPON 2019
    Les origines.
    Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage,
    pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
    permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
    ● le Kata d’amélioration (Improvment Kata), pratiqué par
    l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder
    plus en détail lors de cet atelier
    

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11. IPPON 2019
    Les origines.
    Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage,
    pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et
    permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
    ● le Kata d’amélioration (Improvment Kata), pratiqué par
    l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder
    plus en détail lors de cet atelier
    ● le Kata de coaching (Coaching Kata), pensé pour la
    transmission (par les managers entre autres)
    

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12. IPPON 2019
    Kata in the Classroom.
    L’atelier
    

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13. IPPON 2019
    Objectif de l’atelier.
    Cet atelier a pour objectif de familiariser en environ 50min les
    participants avec l’approche scientifique de résolution de
    problème proposée par le Kata d’amélioration (“Improvment
    Kata”).
    Initialement conçu par Mike Rother à destination des enfants, il
    est basé sur un exercice simple :
    ● reconstituer en équipe un puzzle de 15 pièces plusieurs fois
    ● expérimenter des façons de faire permettant d’aller plus vite
    

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14. IPPON 2019
    Les 4 étapes du Kata d’amélioration.
    

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15. IPPON 2019
    Les 4 étapes du Kata d’amélioration.
    ● Le but n’est pas d’atteindre le défi
    global tout de suite.
    

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16. IPPON 2019
    Les 4 étapes du Kata d’amélioration.
    ● Le but n’est pas d’atteindre le défi
    global tout de suite.
    ● Le parcours pour y arriver n'est ni
    prévisible ni direct
    

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17. IPPON 2019
    Les 4 étapes du Kata d’amélioration.
    ● Le but n’est pas d’atteindre le défi
    global tout de suite.
    ● Le parcours pour y arriver n'est ni
    prévisible ni direct
    ● Vous expérimentez pour atteindre le
    prochain objectif, comme dans toute
    démarche scientifique
    

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18. IPPON 2019
    L’exercice.
    Formez des équipes de 5 personnes (idéalement)
    Vous allez construire ce puzzle plusieurs fois en équipe, en cherchant à aller de plus en plus vite !
    

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19. IPPON 2019
    Echauffement.
    1. Prenez le puzzle et étudiez l’illustration.
    2. Retirez les pièces du puzzle du cadre.
    3. Mettez de côté le cadre.
    4. Construisez le puzzle une fois, sans vous chronométrer.
    Faites l’exercice sans
    vous aider du cadre !
    

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20. IPPON 2019
    Avant de commencer.
    Chaque équipe choisit :
    ● un nom
    ● un maître du temps, en charge du chronomètre
    ● un rapporteur, responsable du report des données sur les formulaires fournis à
    chaque équipe
    Attention !
    ● le maître du temps ne pourra pas participer à la construction du puzzle
    

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21. IPPON 2019
    Les règles du jeu.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ Soyez prêts à démarrer au signal !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    N’écrivez pas sur le puzzle !
    

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22. IPPON 2019
    Temps de référence.
    Utilisez ce formulaire pour enregistrer vos temps de référence
    

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23. IPPON 2019
    Déroulons le Kata.
    Déroulons maintenant les 4 étapes du Kata d’amélioration
    

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24. IPPON 2019
    Etape 1 du Kata.
    

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25. IPPON 2019
    Etape 1 du Kata.
    Objectif à long terme
    Objectif difficile à atteindre
    15s
    

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26. IPPON 2019
    Etape 2 du Kata.
    

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27. IPPON 2019
    Etape 2 du Kata.
    Quel est le dernier temps de base constaté dans votre équipe ?
    Il est important de comprendre où vous en êtes avant de définir votre prochain objectif.
    

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28. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    

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29. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    

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30. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    Décomposez un défi ambitieux
    en objectifs plus petits.
    

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31. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Ne choisissez pas vos objectifs
    au hasard !
    Décomposez un défi ambitieux
    en objectifs plus petits.
    Fixez-vous un objectif plus facile
    et plus proche sur le chemin de
    votre défi. Lorsque vous y
    arrivez, vous pouvez définir le
    prochain objectif.
    

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32. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Quel temps pensez-vous
    pouvoir atteindre d’ici la fin de
    l’atelier ?
    

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33. IPPON 2019
    Etape 3 du Kata.
    Quel temps pensez-vous
    pouvoir atteindre d’ici la fin de
    l’atelier ?
    Vous avez 90s pour vous mettre d’accord sur votre prochaine condition cible !
    

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34. IPPON 2019
    Condition cible.
    Tracez une ligne correspondant à votre condition
    cible sur votre fiche d’expérimentation
    

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35. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    

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36. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    Un bon moyen d’atteindre un
    objectif est d’expérimenter
    rapidement : essayez quelque
    chose, voyez ce qui se passe, puis
    ajustez en fonction de ce que vous
    avez appris.
    

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37. IPPON 2019
    Etape 4 du Kata.
    Un bon moyen d’atteindre un
    objectif est d’expérimenter
    rapidement : essayez quelque
    chose, voyez ce qui se passe, puis
    ajustez en fonction de ce que vous
    avez appris.
    Ecrivez ce que vous attendez et ce
    qui se passe réellement, afin de
    pouvoir comparer ces deux
    choses.
    

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38. IPPON 2019
    L’expérimentation.
    Nous allons faire 5 tours d’expérimentation
    Chaque tour comporte 3 étapes et dure 3 minutes :
    1. A mon signal :
    a. Assemblez le puzzle à partir de la position de départ
    b. Notez le temps écoulé sur votre fiche d’expérimentation
    2. Discutez de ce que qui s’est passé, de ce que vous avez observez.
    a. Que pensez-vous tester la prochaine fois ?
    b. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation
    3. Une des équipes partagera avec le groupe les réponses aux
    questions posées sur la carte de réflexion
    

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39. IPPON 2019
    La fiche d’expérimentation.
    Ce qu’il faut noter à chaque tour :
    (Avant le tour)
    Notez les idées que vous
    souhaitez tester
    (Après le tour)
    Notez la différence de temps par
    rapport au tour précédent
    (Après le tour)
    Notez le temps qu’il vous a fallu
    pour assembler le puzzle
    

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40. IPPON 2019
    Définition de la première expérimentation.
    1. Reprenez le formulaire sur lequel vous aviez noté votre premier temps de référence
    2. Réfléchissez au sein de chaque groupe à ce que vous pourriez mettre en place pour améliorer le temps de
    construction du puzzle
    3. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation
    90 minutes
    

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41. IPPON 2019
    Expérimentation n°1.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ On ne discute pas, on est prêt à démarrer !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    

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42. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    

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43. IPPON 2019
    Expérimentation n°2.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ On ne discute pas, on est prêt à démarrer !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    

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44. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    

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45. IPPON 2019
    Expérimentation n°3.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ On ne discute pas, on est prêt à démarrer !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    

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46. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    

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47. IPPON 2019
    Expérimentation n°4.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ On ne discute pas, on est prêt à démarrer !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    

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48. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    

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49. IPPON 2019
    Expérimentation n°5.
    1. Point de départ :
    ○ Les pièces du puzzle sont mélangées
    ○ Les pièces sont ensuite empilées face cachée
    ○ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table
    ○ On ne discute pas, on est prêt à démarrer !
    2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter
    entre vous)
    3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle
    4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche
    3 minutes
    

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50. IPPON 2019
    Le temps de la réflexion.
    Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte.
    Les autres participants écoutent l’échange.
    

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51. IPPON 2019
    Debrief.
    

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52. IPPON 2019
    Debrief.
    ● Quelles sont les 4 étapes du Kata d’amélioration ?
    ● Que s’est-il passé ? Qu’avez-vous vécu ?
    ● Voyez-vous des applications de cette approche dans votre quotidien ?
    ● Pensez-vous pouvoir l’appliquer dès la semaine prochaine ?
    

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53. IPPON 2019
    Messages clefs.
    

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54. IPPON 2019
    La puissance de cet atelier.
    L’atelier “Kata in the Classroom” est une adaptation du Kata
    d’amélioration permettant de le vulgariser, y compris auprès
    d’enfants.
    En équipe les participants :
    ● établissent une base de référence,
    ● relèvent un défi,
    ● définissent une prochaine condition cible sur la trajectoire
    d’atteinte de l’objectif
    ● réalisent des expériences en vue de cette condition cible.
    

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55. IPPON 2019
    La puissance de cet atelier.
    Cet atelier vous aide à enseigner des compétences scientifiques
    universelles pour atteindre des objectifs ambitieux via un
    cheminement à découvrir :
    ● Pensée scientifique et créative : créez et peaufinez des
    solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation.
    ● Collaboration : travaillez en équipe pour atteindre un
    prochain objectif sur la voie d'un challenge plus ambitieux.
    ● Communication : organisez les pensées, les données et les
    résultats et partagez-les efficacement.
    

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56. Rejouer l’atelier.
    La documentation officielle de l’atelier est disponible ici :
    https://www.katatogrow.com/
    ●
    ●
    ● Documentation originale en anglais
    ● Publiée sous licence Creative Commons
    

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57. Pour aller plus loin.
    

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58. IPPON 2019
    Toyota Kata.
    ● Travaux de Mike Rother : http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html
    ● Livres :
    

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59. Merci à tous !
    &
    Merci à Agile Tour Lille !
    

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60. Questions?
    

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