Product Management - VTT - EduCloud consortium workgroup day

Jukka Kääriäinen, Raija Kuusela VTT Technical Research Centre of Finland. Presented at Pilviväylä consortium workgroup day 8.5.2014

Transcript

1. 1 10/05/2014 Pilviväylä – Workshop 09-May-2014 Product management Jukka Kääriäinen, Raija Kuusela VTT Technical Research Centre of Finland 9.5.2014
2. 2 10/05/2014 Contents  Product management  Product management for public sector  The structure of product management plan  More information
3. 3 10/05/2014 Product management
4. 4 10/05/2014 Product management  Product management is an organizational lifecycle function within a company dealing with the planning, forecasting, or marketing of a product or products at all stages of the product lifecycle.1  Application lifecycle management2:  The purpose of governance is to make sure the application always provides what the business needs.  Development occurs in the first part of an application’s lifecycle, then happens periodically as the application is updated.  Every application must be deployed, monitored and managed. Ref: 1 http://en.wikipedia.org/wiki/Product_management 2 Chappell, D.; What is application lifecycle management, Chappell & Associates, White paper, 2008. Fig ref: 3
5. 5 10/05/2014 Product management …  Product management e.g.:  Handles the decision making when and how SW product should be updated/maintained on its lifecycle (minor changes, major changes, maintenance, …).  Manages SW product related data (reqs, plans, source code, releases, …).  Coordinates different lifecycle management activities related to the SW product on its lifecycle. TARGET: Keep the system up-to-date so that it serves business needs through the SW product’s lifecycle !
6. 6 10/05/2014 Why public sector needs product management ?  Public sector has started to acquire SW products so that the source code remains open and SW products are collaboratively further developed by the community (public and private sector organisations/companies). => public sector has the responsibility to arrange product management !  These kinds of SW products are e.g.:  SaDe –program’s services  Palveluseteli -solution  Kohti kumppanuutta –solution  Pilviväylä  Without coordination these SW products will evolve in an uncontrolled manner and they may not evolve in the direction that best serves the needs of public sector organizations and business.
7. 7 10/05/2014 What is product management in public sector ?  It is operational model that describes how public sector organisations - in cooperation with SW companies - coordinate the life cycle of SW product that has been developed and financed together.  These will be described in Product Management plan:  Roles and responsibilities related to product management  Lifecycle management practices  Financing (development, maintenance, product management)  Common practices and clear responsibilities are needed since several public sector and private sector organisations are working in cooperation !
8. 8 10/05/2014 Product management for public sector
9. 9 10/05/2014 Development of product management models for public sector Step 1 Creating models Step 2 Defining models in more detailed Step 3 Pilot: Kohti Kumppanuutta 2011 2012 2013 2014 Vaihe 4 Applying in SADe-program Vaihe 5 Applying in Pilviväylä • The Ministry of Finance started a research effort to define models for the management of open-source like SW products’ evolution in the public sector (i.e. lifecycle management)1. The Ministry of Finance, VTT and a number of public sector organizations have collaborated in defining product mgm models Piloting product management models in public sector SW projects 1 Kääriäinen, Pussinen, Matinmikko, Oikarinen; Lifecycle management of open-source software in the public sector : a model for community-based application evolution, ARPN Journal of Systems and Software. Vol. 2 (2012) No: 11, 279-288
10. 10 10/05/2014 Principles, templates = Common constraints for management Kohti Kumppanuutta Demokratiapalveluiden tyylit – UI components Otakantaa Apply for each SW product. Keep it flexible and simple ! For each SW product Ohjelmistotalo 2 Kaupunki 2 Ohjelmisto 1 V1 Ohjelmistotalo 3 Kaupunki 3 Ottaa uudelleen- käyttöön Lupa uudelleenkäyttöön Rahoittajalta/yhteisöltä Ohjelmisto 1 V2 Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin Ottaa uudelleen- käyttöön Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin ”Edunvalvoja” Sovellusportaali Yhteisö Lähdekoodi ja dokumentaatio Ohjelmistotalo (Integraattori) PROSESSIKUVAUS: Uuden ohjelmiston perusversion lisääminen jakelupaikkaan PROSESSIKUVAUS: Ohjelmistomäärittelyn tekeminen ohjelmistotalolle (integraattori)(uusi ohjelmistoversio) PROSESSIKUVAUS: Uuden kaupunkikohtaisen ohjelmistoversion toiminnallisuuksien ehdottaminen perusversioon Toiminnallinen omistaja Edunvalvoja (avoimuus) Jakelupaikka Ohjelmistotalo 2 (räätälöijä) Kaupunki 2 Ohjelmistotalo 3 (räätälöijä) Kaupunki 3 Ohjelmistotalo 2 Kaupunki 2 Ohjelmisto 1 V1 Ohjelmistotalo 3 Kaupunki 3 Ottaa uudelleen- käyttöön Lupa uudelleenkäyttöön Rahoittajalta/yhteisöltä Ohjelmisto 1 V2 Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin Ottaa uudelleen- käyttöön Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin ”Edunvalvoja” Sovellusportaali Yhteisö Lähdekoodi ja dokumentaatio Ohjelmistotalo (Integraattori) PROSESSIKUVAUS: Uuden ohjelmiston perusversion lisääminen jakelupaikkaan PROSESSIKUVAUS: Ohjelmistomäärittelyn tekeminen ohjelmistotalolle (integraattori)(uusi ohjelmistoversio) PROSESSIKUVAUS: Uuden kaupunkikohtaisen ohjelmistoversion toiminnallisuuksien ehdottaminen perusversioon Toiminnallinen omistaja Edunvalvoja (avoimuus) Jakelupaikka Ohjelmistotalo 2 (räätälöijä) Kaupunki 2 Ohjelmistotalo 3 (räätälöijä) Kaupunki 3 Ohjelmistotalo 2 Kaupunki 2 Ohjelmisto 1 V1 Ohjelmistotalo 3 Kaupunki 3 Ottaa uudelleen- käyttöön Lupa uudelleenkäyttöön Rahoittajalta/yhteisöltä Ohjelmisto 1 V2 Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin Ottaa uudelleen- käyttöön Vie takaisin yhteisön kantaan integrointiin ”Edunvalvoja” Sovellusportaali Yhteisö Lähdekoodi ja dokumentaatio Ohjelmistotalo (Integraattori) PROSESSIKUVAUS: Uuden ohjelmiston perusversion lisääminen jakelupaikkaan PROSESSIKUVAUS: Ohjelmistomäärittelyn tekeminen ohjelmistotalolle (integraattori)(uusi ohjelmistoversio) PROSESSIKUVAUS: Uuden kaupunkikohtaisen ohjelmistoversion toiminnallisuuksien ehdottaminen perusversioon Toiminnallinen omistaja Edunvalvoja (avoimuus) Jakelupaikka Ohjelmistotalo 2 (räätälöijä) Kaupunki 2 Ohjelmistotalo 3 (räätälöijä) Kaupunki 3 Ohjelmiston kuvaus (yleiskuvaus, tarkoitus, päätoiminnot): Sähköinen palvelukanava on toteutettu ASPA-järjestelmään. Ratkaisu on toteutettu kahdessa vaiheessa, ja se on monistettava siten, että uusi kunta voidaan liittää palvelun käyttäjäksi pienellä työmäärällä. Sähköinen palvelukanava toimii kuntalaisen selainpohjaisena itsepalvelukäyttöliittymänä kunnan tarjoamiin palveluprosesseihin. Palvelukanava mahdollistaa asiakkaalle seuraavan toiminnallisuuden: - Kirjautunut käyttäjä voi käynnistää sähköiseen palvelukanavaan julkaistuja palveluprosesseja. - Käyttäjä voi seurata häneen liittyvien palveluprosessien tilaa. - Käyttäjä voi vastaanottaa palveluprosesseista lähetettyjä tiedotteita. - Käyttäjä voi päivittää omia tietojaan soveltuvilta osin. - Lisäksi käyttäjät voivat käynnistää sähköiseen palvelukanavan ulkopuolelta prosessienhallintajärjestelmään julkaistuja, kirjautumattomille käyttäjille sallittuja prosesseja. Kirjautumaton käyttäjä ei kuitenkaan voi palvelukanavan kautta seurata prosessien tilaa tai niistä lähetettyjä tiedotteita. Ohjelmiston Ohjelmistokomponentti: Sähköinen palvelukanava Ohjelmisto Ohjelmistoversiot Tuotteenhallinnan suunnitelma: http://...Hallinta-sähköinen-palvelukanava.doc Toiminnallinen omistaja: <Nimi, Organisaatio, Yhteystiedot> Seuraavan version toteutuksen aikataulu: 4/2013 (tällöin suunniteltu version 3.0 julkaisu) Valtionvaraiministeriö Toteutetut ohjelmistoversiot: 1.0 (vaihe 1), 2.0 (vaihe 2). Keskeisimmät seuraavan version ominaisuudet: Verkkomaksaminen, lomakkeiden väliaikainen tallennus. Ohjelmistoversiot Ohjelmisto Julkaistu Ohjelmistokomponentti: Sähköinen palvelukanava Sähköinen palvelukanava Ohjelmistoversion käyttöönottaneet tahot: Oulu Muutokset edelliseen versioon (muutokset, lisätyt ominaisuudet, poistetut ominaisuudet, korjatut virheet): Lista ensimmäisen version ominaisuuksista … Tämän version tunnetut rajoitteet ja ongelmat: Kuvaus version rajoitteista. Ohjelmistojulkaisun versio: 1.0 16.06.2011 Tämän ohjelmiston versiot Linkki version ohjelmistoon ja dokumentaatioon: http://...Sähköinen-palvelukanava-10.html Ohjelmistoversioon liittyvät muutospyynnöt: http://...Sähköinen-palvelukanava-muutospyynnöt-10.xls Lisätietoja antaa: <nimi, sähköpostiosoite> Ohjelmistoversiot Ohjelmisto Julkaistu Ohjelmistokomponentti: Sähköinen palvelukanava Julkaistu Sähköinen palvelukanava Linkki version ohjelmistoon ja dokumentaatioon: http://...Sähköinen-palvelukanava-20.html Ohjelmistoversion käyttöönottaneet tahot: Oulu , Joensuu, Lappeenranta Muutokset edelliseen versioon (muutokset, lisätyt ominaisuudet, poistetut ominaisuudet, korjatut virheet): Lista muutoksista verrattuna edelliseen versioon… Ohjelmistoversioon liittyvät muutospyynnöt: http://...Sähköinen-palvelukanava-muutospyynnöt-20.xls Tämän version tunnetut rajoitteet ja ongelmat: Kuvaus version rajoitteista Ohjelmistojulkaisun versio: 2.0 Lisätietoja antaa: <nimi, sähköpostiosoite> Tämän ohjelmiston versiot Ohjelmiston metatiedot Ohjelmistoversion 2.0 metatiedot Linkit komponenttiversiota vastaaviin tietolähteisiin, jossa ohjelmistoversio ja siihen liittyvä dokumentaatioversio on ladattavissa Ohjelmistoversiot välilehti: Tästä pääsee ohjelmistoversioiden metatietoihin Ohjelmiston versioiden metatietojen välillä voi navigoida täältä. Versiot muodostavat peräkkäisen versiopolun. Ohjelmistoversion 1.0 metatiedot Models Document templates Distribution channels Tasks, practices Experiences what works and what doesn’t work Applying product management for each SW product and collecting experiences (best-practices) … Applying product mgm models Pilviväylä Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Step 5
11. 11 10/05/2014 Examples of product management plans  SW that will be provided for citizens via municipalities:  Kohti Kumppanuutta –SW’s product mgm plan. https://wiki.julkict.fi/julkict/projektit/avoimen-tuotteen-hallinta (Tuotteenhallinnen aineistopaketti (.zip) => WS_3 & tuotteenhallinnan suunnitelma/Kohti_Kumppanuutta_Tuotteenhallintasuunnitelma.doc)  Common UI components that will be used in various services:  Demokratiapalveluiden tyylit –components’ product mgm plan.  Service that is provided directly for the citizens via ministries and other organisations:  OtaKantaa –service’s product mgm plan.  SW that is developed in cooperation by Cities:  Palveluseteli (PSOP) – SW’s product mgm plan (plan developed by Tiera)  Pilviväylä  Other SADe-program’s SW products 2013 2014 spring 2014 spring / summer
12. 12 10/05/2014 Financer Product manager Steering group / development group ? Development community -Releases + source code. -Documents and guidelines. Requirements, changes, Bug fixes, release plan, roadmap, … SW companies Tuoteomistaja New features, ideas,… SW companies Tuoteomistaja SW companies Repository administrator Highest decision authority concerning SW product and its evolution Coordinates the SW product-related lifecycle management activities so that the SW product evolves towards the direction that serves the needs of the community and business. Key roles of product management Produces SW version as ordered by the community The selection of organisations for roles should be transparent and reasoned. Community manager / coordinator (openness) Coordinates the operation in the community. Defines and checks the license information. QA.
13. 13 10/05/2014 Financer / SADe Product manager / OM Steering group / OM + ”customer organisations” Development community / Demokratiapalveluiden kehittäjäyhteisö -Releases + source code. -Documents and guidelines. Requirements, changes, Bug fixes, release plan, roadmap, … SW companies Tuoteomistaja New features, ideas,… SW companies Tuoteomistaja SW companies Repository administrator Produces SW version as ordered by the community Coordinator (openness) / OM otakantaa.fi – Ministry of Justice (OM) Owner / OM
14. 14 10/05/2014 What is needed for a successful product management ?  Find organisations and responsible persons for product management roles.  Define decision making model.  Make SW, source code and documentation available.  Solve finance for SW development, maintenance and product management activities.
15. 15 10/05/2014 The structure of product management plan
16. 16 10/05/2014 The structure of product management plan  Basic information: Describes the software that will be managed. What tools/repositories will be used for management?  Roles and organisations: Assigning concrete organisations/persons for product management roles.  Lifecycle management: Describes how community, steering group, product manager, etc. operate to enable the coordinated evolution of SW product towards the needs of the community and business.  Financing practices: How the development and maintenance of SW product is financed? How the product management activities are financed?  Documentation: What documentation is available on the SW product? Where it is and who has the responsibility for updating it?
17. 17 10/05/2014 The structure of product management plan What is managed and where? Who manages? How management is carried out? Where to get money for the development and management (public, private)?
18. 18 10/05/2014 More information  Presentations:  Avoimen tuotteen hallintamallin pilotointi (Koku‐ratkaisu), Kuntamarkkinat 2013 (https://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20130822Jul kIC/02-matinmikko.pdf)  Material in JulkICT wiki:  https://wiki.julkict.fi/julkict/projektit/avoimen-tuotteen-hallinta  Article:  Kääriäinen, Pussinen, Matinmikko, Oikarinen; Lifecycle management of open- source software in the public sector : a model for community-based application evolution, ARPN Journal of Systems and Software. Vol. 2 (2012) No: 11, 279-288