Золотая середина при выборе СЭД

• Какие результаты можно ожидать от 3 вариантов перехода на электронный документооборот?
• Какие сроки внедрения СЭД?
• Что обеспечит быстрый ввод системы в эксплуатацию?
• Какие бюджеты на проекты внедрения?
• Где возможна экономия, а на чем экономить нельзя?
• Какие преимущества дают различные варианты внедрения СЭД?
• С какими рисками можно столкнуться?
• Какие перспективы развития СЭД определяет тот или иной вариант внедрения?

Transcript

1. Внедряем СЭД Роман Жеребов Департамент систем управления документами ЛАНИТ – как найти золотую середину?
2. Коробочное решение Цена «коробки» в разы меньше заказного решения Кажется, что самостоятельно развернуть и заставить работать можно за несколько дней Наиболее распространенные варианты внедрения
3. Заказное решение Кажется, что максимально отвечает вашим ожиданиям Сопровождается, обновляется, модернизируется подрядчиком Должна расти вместе с вашим бизнесом Наиболее распространенные варианты внедрения
4. Коробочное решение Чаще всего функционал не соответствует ожиданиям Функции и интерфейс не могут быть доработаны Поддержка без индивидуального подхода Почему «коробка» разочаровывает?
5. Коробочное решение 1. Купили, потому что было очень дешево 2. Внедрять планировали самостоятельно 3. Руководство не принимало участия в выборе Пример из личного опыта После внедрения руководству не понравился интерфейс и сценарии работы Пользователи стали просить о дополнительных настройках
6. Заказное решение Проблемы заказного решения
7. Резюмируя Наиболее распространенные варианты внедрения КОРОБОЧНОЕ РЕШЕНИЕ Дешево – фиксированная цена Быстро внедряется Вы получаете систему «как есть» Техническая поддержка ПО – только обновления и ответы на вопросы ЗАКАЗНОЕ РЕШЕНИЕ Всегда дорого – стоимость заказного решения может «плавать» Долго внедряется силами подрядчика Система проектируется под ваши требования Индивидуальное сопровождение по договору
8. Базовое решение Как это работает в ЛАНИТ
9. Настроено 6 ключевых процессов Как это работает в ЛАНИТ 1. Входящие документы 2. Исходящие документы 3. ОРД 4. Внутренние документы 5. Договоры 6. Операционный архив 7. Сквозной контроль исполнения поручений
10. Готовый набор проектных документов Как это работает в ЛАНИТ • Техническое задание • Программа и методика испытаний • Инструкция администратора • Инструкция пользователя • Интерактивный курс обучения пользователей
11. Удобный и понятный интерфейс Как это работает в ЛАНИТ
12. Индивидуальное сопровождение Как это работает в ЛАНИТ • Персональный менеджер • Ответ на ваш запрос в сервис поддержки – не позднее чем через 2 часа • Консультации пользователей и администраторов • Мы просим вас оценивать нашу работу
13. Развиваем систему Как это работает в ЛАНИТ Функциональные блоки Кадровый Типы документов, участвующих в основных процессах Приказы по личному составу, по основной деятельности, командировочные удостоверения Договорооборот: договор, дополнительное соглашение, протокол разногласий, приложения к договору, акты выполненных работ/оказанных услуг, доверенность Управленческий документооборот: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, служебная переписка, протоколы и повестки заседаний Реестры финансовых заявок, заявки на платеж, заявки на налоговый платеж, первичная бухгалтерская документация Проектно-сметная документация в соответствии с ГОСТ Р 21.1101 : спецификации, сметы, чертежи, проектные и рабочие документы Акт обследования, акт фиксации нарушений, предписание Документы, подлежащие архивному хранению Конкурсная документация: технические требования, конкурсные заявки, формы Заявки на размещение информации на сайте, заявки на подключение к информационным системам, заявки на закупку IT оборудования Заявки на разовые и постоянные пропуска Юридический Административный Финансовый Капитального строительства Охрана труда Архив Закупки IT Безопасность
14. Промышленные предприятия Как это работает в ЛАНИТ Пример из практики Ситуация • Промышленная компания, входящая в группу «Ростех» • 100 пользователей • Существующая система на MS Sharepoint работает крайне не устойчиво. Ошибки возникают каждый день • У Заказчика нет понимания, как настроить процесс согласования документов • Срок внедрения системы по требованию заказчика – не более 30 рабочих дней Результат • Система сдана в срок и успешно прошла опытную эксплуатацию • В ходе настройки базового решения были определены точки оптимизации процессов согласования. Оперативно были внесены изменения в ролевую модель • В ходе согласования Технического задания были определены перспективные потребности: интеграция с учетной системой и автоматические маршруты согласования договоров
15. Банковский бизнес Как это работает в ЛАНИТ Пример из практики Ситуация • Банк – топ 30 российских банков • 1500 пользователей • Известный Российский СЭД, но крайне неудачное внедрение • Заранее объявленная всем дата запуска системы – срок 45 дней • Функциональные требования – 20 страниц А4 11 шрифтом Результат Функциональные требования были разбиты на 3 этапа: • Старт (6 ключевых процессов) • Автоматизация маршрутов согласования, интеграция (Active Directory, АБС, 1С:Бухгалтерия) • Новые процессы (юридический документооборот, подключение фронт-офиса, архив, управление совещаниями, потоковое сканирование) Первый этап был реализован за 30 дней. Система успешно прошла опытную эксплуатацию
16. 3 ключевых возможности базового решения Как это работает в ЛАНИТ 1. Это первый шаг к переходу к настоящему безбумажному документообороту 2. Это быстрый эффект от внедрения, который вы сможете оценить уже через месяц 3. Это возможность поэтапного расширения СЭД на все ключевые процессы, связанные с документами
17. Быстрый старт – быстрый и понятный результат Как это работает в ЛАНИТ 1. Срок внедрения – не более 45 дней 2. 100% работающая система, прошедшая опытную эксплуатацию 3. Прозрачный план дальнейшего развития системы
18. Получите готовое ТЗ и консультации бесплатно! С чего начать? Оставьте заявку по ссылке http://www.landocs.ru/zolotaya И получите готовое техническое задание (ТЗ) на базовую автоматизацию работы с документами. Только для первых 10 посетителей вебинара, оставивших заявку, мы предоставим бесплатно интерактивный обучающий курс стоимостью 90 000 рублей при подписании договора до 01.09.2016 г.