13 - UFLA - Elaboração do material didático para a utilização do SIPAC

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1. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação Elaboração do Material Didático para a Utilização do SIPAC Baseado em Processo Bruno da Silva Gonçalves, Ramon Abilio Encontro dos Escritórios de Processos
2. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 2 Agenda ➢ Contextualização ➢ Elaboração do Mapeamento ➢ Resultados alcançados ➢ Próximos passos do projeto ➢ Considerações Finais
3. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 3 Contextualização ➢ Antes de 2013 a UFLA não tinha um sistema que integrasse as informações das atividades não finalísticas da Universidade ➢ Início da Implantação do sistemas da UFRN na UFLA em 2013 ➢ A versão do SIPAC em uso na UFLA foi customizada e parametrizada para funcionar de maneira diferente da versão da UFRN ➢ Por esse motivo os manuais da UFRN não refletiam o comportamento do SIPAC na UFLA
4. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 4 Metodologia ➢ Foram disponibilizados 5 bolsistas do PROAT para realizar o mapeamento dos processos da versão do SIPAC que está implantado na UFLA, sob a orientação de um Analista do quadro da instituição Etapa Responsável Levantamento dos casos de uso que seriam mapeados Analista Divisão dos casos de uso entre os bolsistas Analista Mapeamento do processo Bolsistas Conferência do processo mapeado Analista Se reprovado, correção do processo Bolsista Se aprovado, publicação do processo no site da DGTI Bolsista
5. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 5 Resultados: Disponibilização do processo
6. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 6 Resultados: Organização dos processos ➢ Os processos foram divididos em duas perspectivas para facilitar o acesso dos usuários: ➢ Perfil ➢ Por tela do software
7. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 7 Resultados: Divisão por perfil ➢ Serão disponibilizados os processos do software usados pelos servidores que atuam nas Secretarias de Setores e Departamentos e os Chefes e Administradores de Unidades organizacionais da UFLA ➢ Serão agrupados nesses links as atividades de software mais usadas pelos servidores que exercem essas atividades na UFLA ➢ Os links com esses processos ainda não estão disponíveis
8. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 8 Resultados: Divisão por tela do software ➢ Na divisão orientada a tela do software foi criada uma tela semelhante à exibida pelo SIPAC ➢ Estão com a cor azul, os ícones dos módulos do SIPAC que estão com os processos mapeados ➢ A imagem dos módulos que estão em preto e branco ainda não estão com os processos disponíveis e por isso o link não está habilitado
9. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 9 Resultados: Divisão por tela do software ➢ Foi criada uma estrutura de Abas e links semelhante ao software para facilitar o acesso dos usuários ➢ Espera-se que essa organização facilite a localização do processo pelo usuário
10. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 10 Resultados: Desenho dos processos ➢ O desenho dos processos é feito de acordo com as operações do usuário no sistema ➢ São detalhados os passos necessários para operar o caso de uso ➢ O objetivo do mapeamento é instruir os usuários em como operar o software ➢ Ao clicar nas atividades do processo, é exibido um documento PDF com a imagem das telas e explicações sobre o uso do sistema
11. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 11 Resultados: Exemplo de desenho dos processos
12. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 12 Próximos passos do projeto ➢ Definir junto com a administração da UFLA mais perfis de usuários do sistema e relacionar os processos de operação do SIPAC com os processos organizacionais ➢ Os processos organizacionais serão mapeados e geridos pelo escritório de processos da UFLA ➢ Previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional 2016-2020
13. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação 13 Considerações Finais ➢ A simbologia da BPMN (Business Process Model and Notation) permite documentar as operações do sistema para que os usuários tenham um guia dos passos necessários para utilizar o sistema ➢ Apesar de já estarem disponíveis para acesso, não houve ampla divulgação para os usuários dos processos mapeados
14. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - DGTI Coordenadoria de Sistemas de Informação Elaboração do Material Didático para a Utilização do SIPAC Baseado em Processo Bruno da Silva Gonçalves, Ramon Abilio {brunogoncalves,ramon.abilio}@dgti.ufla.br Encontro dos Escritórios de Processos