Analiza sieci organizacji. Opis i doskonalenie komunikacji w firmie.

Transcript

1. Analiza sieci organizacji Opis i doskonalenie komunikacji w firmie www.mapaorganizacji.pl Anita Zbieg Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu
2. Sieć organizacji Klasyczny schemat organizacyjny (struktura formalna) Sieciowy schemat organizacyjny (struktura niesformalizowana) 2
3. Relacje w sieci organizacji • Współpraca - Z kim bezpośrednio współpracujesz wykonując swoje obowiązki? • Przepływ informacji - Od kogo uzyskujesz praktyczne informacje, które pomagają Ci wykonywać pracę? • Przepływ wiedzy i rozwiązywanie problemów - Do kogo zwracasz się szukając wsparcia i porad, gdy masz nowe lub trudne zadanie do wykonania? • Przepływ decyzji - Czyją zgodę starasz się uzyskać przed podjęciem istotnej decyzji? 3
4. Interpretacja sieci organizacji • Współpraca - obraz operacyjnego poziomu funkcjonowania organizacji • Przepływ informacji – obraz koordynacji i organizacji działań • Przepływ wiedzy i rozwiązywanie problemów - strategiczny • Przepływ wiedzy i rozwiązywanie problemów - strategiczny wymiar funkcjonowania firmy (nieformalny) • Przepływ decyzji - strategiczny wymiar funkcjonowania firmy (formalny) 4
5. Sieć komunikacji Węzeł = pracownik Relacja = przepływ informacji 5 Węzeł = pracownik
6. Pracownicy ważni dla komunikacji Centralny = w centrum komunikacji Peryferyjny = poza komunikacją Kto w firmie komunikuje się najczęściej? Kto posiada najbardziej różnorodne informacje? Kto najszybciej potrafi przekazać informacje w firmie? 6
7. Komunikacja na poziomie działów Ile mamy grup komunikacji? Którzy pracownicy są głównymi centrami informacji w każdej z grup? W której grupie komunikacja jest silna, a w której słabsza (relacje wewnętrzne)? Która grupa jest najlepiej skomunikowana z pozostałymi grupami (relacje zewnętrzne)? 7
8. Komunikacja w całej firmie Czy grupy komunikują się ze sobą bezpośrednio? Którzy pracownicy są krytyczni dla przepływu informacji? Co jeśli ich zabraknie? Jak można usprawnić komunikację w firmie? 8
9. 2. Problemy firm z komunikacją Analiza sieci organizacji w badaniach komunikacji 9
10. Bariery komunikacyjne • Jak precyzyjnie odnaleźć bariery w przepływie informacji? • Jak zlokalizować silosy organizacyjne, do których nie dociera informacja? 1 informacja? • Jak odnaleźć brokerów informacji? • Jak odnaleźć łączników? 10
11. Bariera w komunikacji na sieci Bariera w komunikacji to brak relacji przepływu informacji pomiędzy dwiema grupami (np. działami, lokalizacjami, szczeblami hierarchii, obszarami wiedzy eksperckiej) 11
12. Silos organizacyjny na sieci Silosy organizacyjne to grupy silnie połączonych ze sobą członków, izolowane od innych grup. W niewielkim stopniu dociera do nich informacja z zewnątrz. 12
13. Łącznicy i brokerzy informacji na sieci Łączą dwie lub więcej grup, gdy ich zabraknie, informacja pomiędzy grupami nie będzie przepływać. Trudno odróżnić łącznika od brokera, bo to kwestia motywacji i chęci sprawowania kontroli. 13
14. Problemy z komunikacją "top-down” i "bottom-up” • Jak usprawnić przepływ informacji od najwyższego szczebla zarządzania (dyrektorów) do niższych szczebli (specjalistów)? 2 • Jak usprawnić proces zbierania informacji zwrotnej z organizacji i przekazywania jej do najwyższego szczebla zarządzania? 14
15. Przepływ informacji w sieci kadry zarządzającej Centralność węzła określa czy jest on w centrum przepływających informacji, czy raczej na peryferiach 15
16. Sieć informacji na najwyższym szczeblu zarządzania Zazwyczaj wśród członków zarządu jest sprawna komunikacja, a większość relacji jest wzajemna 16
17. Przepływ informacji w sieci kierowników Czy ta sieć wymiany informacji wśród kierowników osiąga maksymalny potencjał? Czy możemy dostrzec tu jakieś grupy? Z czego one mogą wynikać? Którzy kierownicy są wyizolowani? 17
18. Sieć przepływu informacji w firmie Koordynacja pracy w sieci – wyróżnione relacje kierowników. Czy kierownicy mają informację z wszystkich obszarów firmy? Czym to może skutkować? 18
19. Jak znaleźć osoby ważne dla sprawnej komunikacji poziomej? • Jak wyłonić nieformalnych liderów opinii? • Jak wyłonić komunikatorów i agentów zmian? 3 • Jak wyłonić komunikatorów i agentów zmian? • Jak zbierać w firmie informację zwrotną? • Jak optymalizować proces komunikacji w firmie? 19
20. Popularność = liczba wskazań od innych Wskaźnik posiadania zasobów w sieci Na poniższym rysunku pracownik 1 posiada największą liczbę relacji skierowanych w jego stronę, na drugim miejscu jest pracownik 3 i 4, najmniej tych relacji posiada pracownik 10. Im większym kołem zaznaczony jest dany wierzchołek tym więcej posiada relacji. Liderzy opinii i autorytety 20
21. Pośrednictwo = liczba najkrótszych ścieżek Wskaźnik łączenia różnych grup w sieci Łącznicy o Na poniższym rysunku pracownik 8 posiada największą liczbę najkrótszych ścieżek w sieci, na drugim miejscu jest pracownik 3 i 4, a wcale najkrótszych ścieżek nie posiada pracownik 6, 7 i 10. Im większym kołem zaznaczony jest dany wierzchołek tym więcej posiada relacji. Łącznicy o różnorodnych informacjach 21
22. Zasięg w sieci Optymalizacja zasięgu to taki dobór osób zaangażowanych w komunikacji, by przy ich jak najmniejszej liczbie bezpośrednio dotrzeć do jak największej liczby pracowników Który wariant jest lepszy? Do których pracowników nie dotrzemy w każdym wariancie? 22
23. Przeciążenie informacyjne • Kto może być przeciążony nadmierną komunikacją? • Kto w najbardziej efektywny sposób rozprzestrzenia informacje wśród innych? 4 • Kto obciąża innych nadmiernym poszukiwaniem informacji? • Jak odróżnić komunikację bardziej wartościową od mniej wartościowej? 23
24. Styl komunikacji pracowników Aktywność 24 Popularność
25. Style komunikacji na sieci firmy Aktywność Bartosz Daniel 25 Popularność Marcin
26. Odróżnienie komunikacji mniej i bardziej wartościowej na poziomie pracownika • Pracownicy mają tendencję do tworzenia połączeń pomiędzy osobami, co do których są podobni. • Komunikacja z osobami podobnymi daje większy komfort komunikacyjny i wzmaga wzajemne lubienie się, ale tworzona na dużą skalę dostarcza mniej nowych informacji i wiedzy. 26
27. Odróżnienie komunikacji mniej i bardziej wartościowej na poziomie grupy • zadania o charakterze prostym, nieskomplikowanym - zazwyczaj lepiej wykonują grupy słabo połączonych ze sobą członków (sieci o mniejszej gęstości) ponieważ słabe więzi przyspieszają przepływ i poszukiwanie informacji. • zadania o charakterze złożonym, skomplikowanym - zazwyczaj lepiej wykonują grupy silnie połączonych ze sobą członków (sieci o większej gęstości) gdyż zadania skomplikowane wymagają transferu złożonej wiedzy i silnych relacji 27
28. Brak kultury dzielenia się informacjami w postaci niesformalizowanej • Brak znajomości kompetencji innych pracowników (od kogo uzyskać potrzebne informacje?) • Brak dostępności pracowników do udzielenia informacji 5 • Brak dostępności pracowników do udzielenia informacji (problem przeciążenia informacjami), • Brak informacji w firmie na temat tego kto dzieli się informacjami i nagród w tym zakresie 28
29. Budowanie komunikacji Sformalizowana komunikacja wewnętrzna: • Ważna jest diagnoza barier w przepływie informacji, • Ważnej jest zaangażowanie odpowiednich osób w procesy komunikacji oficjalnych informacji, 1 2 3 4 5 Niesformalizowana komunikacja wewnętrzna: • Ważna jest świadomość kompetencji innych pracowników (wiem do kogo zgłosić się z danym problemem), • Ważne jest nagradzanie za dzielenie się informacjami, • Ważne żeby nie doprowadzać do przeciążenia informacyjnego (uczenie personalnego zarządzania relacjami i odróżniania komunikacji niosącej nową wiedzę od komunikacji potwierdzającej posiadane informacje). 29
30. 3. Narzędzie Analiza sieci organizacji w badaniach komunikacji 30
32. Pytania o relacje 32
33. Pytania o cechy pracowników 33
34. Wizualizacja sieci 34
35. Miary sieciowe 35
36. Filtrowanie sieci 36
37. Różne poziomy analiz 37
38. Statystyki 38
39. https://www.mapaorganizacji.pl/ Pomagamy organizacjom w przeprowadzaniu zmian w oparciu o zarządzanie strukturą niesformalizowanych praktyk 39
40. Literatura 1. Borgatti S. P., Foster P. C. (2003) The Network Paradigm in Organizational Research: A Review and Typology, Journal of Management 29(6) 991–1013 2. Cross R., Thomas R. J., Jossey-Bass A. (2009) Social networks, how top organizations leverage networks for performance and growth, A Wiley Print, 2009, p. 43-69. 3. Cross R. L., Parker A., Cross R. (2004), The Hidden Power of Social Networks: Understanding How Work Really Gets Done in Organizations, Harvard Business Review Press (June 2, 2004) 4. Cross R. L., Singer J., Colella S., Thomas R. J., Silverstone Y. (2010) The Organizational Network Fieldbook: Best Practices, Techniques and Exercises to Drive Organizational Innovation and Performance, Jossey-Bass; 1 edition 5. Czakon W. (2012) Sieci w zarządzaniu strategicznym. Oficyna Wolters Kluwer business, Warszawa 6. Easley D., Kleinberg J., (2010) Networks, Crowds, and Markets: Reasoning About a Highly Connected World, Cambridge University Press; 1 edition 7. Gray D., Vander Wal T. (2012) The Connected Company, O'Reilly Media; 1 edition 7. Gray D., Vander Wal T. (2012) The Connected Company, O'Reilly Media; 1 edition 8. Hatala J.P., Lutta J.G. (2009), Managing Information Sharing Within an Organizational Setting. A Social Network Perspective, Performance Improvement Quarterly, 21(4) p. 5–33 9. Kilduff M., Krackhardt D. (2008), Interpersonal Networks in Organizations: Cognition, Personality, Dynamics, and Culture, Cambridge University Press; 1 edition 10. Kilduff M., Tsai W. (2003) Social Networks and Organizations, SAGE Publications Ltd; 1 edition 11. Malone T. W., Laubacher R., Scott Morton M. S. (2003) Inventing the Organizations of the 21st Century, The MIT Press, 1 edition 12. Marouf L., Doreian P. (2010) Understanding Information and Knowledge Flows as Network Processes in an Oil Company, Journal of Information & Knowledge Management, Vol. 09, No. 02, p. 105-118 13. Padgett J. F., Powell W. W., (2012) The Emergence of Organizations and Markets, : Princeton University Press, 1st edition 14. Wasserman S., Faust K. (1994) Social Network Analysis: Methods and Applications (Structural Analysis in the Social Sciences). Cambridge University Press; 1 edition 40
41. Dziękuję! Dziękuję! Anita Zbieg anita@mapaorganizacji.pl 41