Contrats de Maintenance, types, avantages et inconvénients

Bonnes pratique partagée de certified-maintenance.org

Transcript

1. Les contrats de sous-traitance Maintenance & Fiabilité Avantages et inconvénients des différents types de contrat Section: Culture Maintenance & Fiabilité
2. Pourquoi et comment fait-on appel à des sous-traitants ? • Les entreprises utilisent de plus en plus de sous-traitants dans le processus de maintenance. • L’intérêt pour l’entreprise utilisatrice de la sous-traitance est multiple : – Variabilisation d’un coût qui est fixe lorsque la maintenance est réalisée en interne. – Simplification de la gestion des ressources humaines (recrutement, formation, licenciement, entretien annuel d’évaluation…). – L’expertise technique des sous-traitants dans leurs métiers. – L’expertise des sous-traitants en méthodes maintenance et en performance des processus de maintenance. – La « base arrière » du sous-traitant qui peut apporter une expertise spécifique selon les besoins ainsi que des ressources supplémentaires en cas de pic de charge,… • Il existe différentes façons de faire appel à des sous-traitants : – Sous-traitance complète de certains corps de métiers, – Sous-traitance complète de la maintenance d’une installation, – Sous-traitance ponctuelle pour couvrir des pics de charge, liés ou non à des grands arrêts. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 2
3. Pourquoi et comment fait-on appel à des sous-traitants ? • Il existe aussi différents types de contrats : – Contrat Horaire : sous-traitants rémunérés selon un taux horaire. – Contrat Forfaitaire : sous-traitants rémunérés à un prix fixe pour un ensemble d’interventions préventives et/ou correctives sur un périmètre technique défini. – Contrat de Bordereaux : les interventions réalisées sont rémunérées à un prix fixe définit au préalable pour chaque intervention, quelle que soit sa localisation géographique. – Contrat Cost & Fee : rémunération d’un forfait pour la partie structure du contrat (le « fee »), et règlement des interventions selon des bordereaux préalablement définis (le « cost »). • Des objectifs de performances et de résultats, avec des bonus / malus éventuels, accompagnent souvent les contrats de maintenance. • Gérer correctement ces sous-traitants est devenu une fonction importante du processus de maintenance. Des enjeux financiers et opérationnels importants y sont étroitement liés. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 3
4. Les périmètres d’un contrat. • Le besoin de sous-traiter porte sur un « périmètre » et ce périmètre contient trois grandes parties : – le périmètre géographique, – le périmètre technique, – le périmètre de service. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 4
5. Le périmètre géographique. • Le périmètre géographique définit le lieu de réalisation du futur contrat. • Il peut s’agir d’un continent, d’un pays, d’une région, d’un complexe industriel, d’un ensemble de bâtiments, d’une unité de production au sein d’une usine ou d’un bâtiment spécifique au sein d’un ensemble plus vaste. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 5
6. Le périmètre technique. • Le périmètre technique précise les installations ou les technologies concernées par le futur contrat au sein de ce périmètre géographique. • Ce périmètre technique décrit les installations à maintenir et le nombre de ces installations. • Il peut s’agir d’une description très large, comme par exemple « l’ensemble des installations et des technologies situées sur le périmètre géographique », ou d’une définition restreinte, comme par exemple le système de climatisation d’un immeuble, le système d’éclairage d’un site industriel, une ligne de production, un type de machine, un type d’organe… Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 6
7. Le périmètre de service. • Le périmètre de service traite de la nature des activités qui seront réalisées par le prestataire sur ce périmètre technique, au sein du périmètre géographique. • Les activités que l’on retrouve dans le périmètre de service peuvent être les suivantes : – les niveaux de maintenance corrective qui seront réalisés par le prestataire, – Le contenu et la fréquence de la maintenance préventive à réaliser, – les activités appelées généralement « méthodes maintenance » telles que la réalisation d’analyse de pannes, la mise à jour de la documentation technique, la rédaction et la mise à jour de modes opératoires…, – des activités de préparation des interventions et de coordination des interventions entre corps de métier, – des activités de planification des interventions à réaliser, – l’achat et l’approvisionnement de pièces de rechange, – la gestion du stock de pièces de rechange, – le suivi et le pilotage d’indicateurs de performance liés aux activités ci-dessus. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 7
8. Les points clés : Gestion des sous-traitants. • Définir le « périmètre technique » du contrat de sous-traitance : – Installations concernées. – Liste complète des équipements et organes inclus et exclus. • Définir le « périmètre de service » de ce périmètre technique : – Maintenance corrective • De niveau 1 exclu / inclus • De niveau 2 exclu / inclus • De niveau 3 exclu / inclus • De niveau 4 exclu / inclus • De niveau 5 exclu / inclus – Maintenance préventive exclu / inclus – Méthodes maintenance : • Planification des intervention exclu / inclus • Préparation des intervention exclu / inclus • Création des gammes de maintenance exclu / inclus • Création des modes opératoires exclu / inclus • Saisie des comptes-rendus en GMAO exclu / inclus • Analyse des défaillances et rédaction exclu / inclus de proposition d’amélioration • Mise à jour des plans exclu / inclus • … Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 8
9. Les points clés : Gestion des sous-traitants. • Définir le mode de rémunération des interventions préventives et correctives : – Taux horaire – Bordereaux – Forfait • Définir le mode de rémunération des prestations Méthodes, de l’équipe de management et des besoins logistiques (véhicules, outils, bureaux…) du contrat : – Inclus dans le prix horaires des interventions. – Inclus dans le prix des bordereaux. – Forfait spécifique couvrant globalement ou séparément les Méthodes, l’équipe de management, les besoins logistiques. • Définir les niveaux de service attendus : – Délais d’intervention pour la Maintenance Corrective : • Urgence 0 (par exemple, être sur place dans les 2 heures, avoir mis en place une solution palliative ou curative dans les 6 heures). • Urgence 1 (par exemple dans les 24h). • … – Taux de réalisation du Plan de Maintenance Préventive. – Taux d’intervention correctives réalisées dans les délais définis. – Nombre d’OT de maintenance corrective en portefeuille à un instant t. – Délais de saisie des comptes-rendus d’interventions en GMAO. – Nombre de proposition d’amélioration à formaliser. – … Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 9
10. Les points clés : Gestion des sous-traitants. • Définir les modes de fonctionnement communs : – Priorisation et planification des interventions : • Qui fait quoi ? • Comment ? • Quelles réunions communes ? • A quelle fréquence ? • … – Analyse des défaillances : • Qui fait quoi ? • Comment ? • Quelles réunions communes ? • A quelle fréquence ? • … – Revue des performances du contrat : • A quelle fréquence ? • Sur base de quel reporting ? • Qui participe ? • Comment formalise-t-on notre plan de progrès commun ? – … Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 10
11. Les points clés : Gestion des sous-traitants. • Définir l’évolution du contrat en cas de modification du périmètre technique ou de fluctuation des volumes de production : – Comment ajuste-t-on le coût de prestations ? – Selon quels critères ? – Dans quels délais ? • Considérer le sous-traitant, non pas comme un simple exécutant, mais comme un véritable partenaire : – Cultiver une discussion « business to business », c’est-à-dire ne pas avoir peur d’expliquer les enjeux stratégiques de l’entreprise pour que le sous-traitant, fort de son expertise, puisse proposer des solutions sur mesure créatrice de valeur pour son client. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 11
12. Ce qu’en pensent les clients : 1. Contrat en « régie » Avantages pour l’Entreprise Utilisatrice : • Lorsque le besoin est ponctuel, l’Entreprise utilisatrice fait appel au Prestataire en fonction des besoins. • Les dépenses correspondantes sont donc totalement variables à un taux horaire connu à l’avance. • Lorsque le besoin est permanent, l’Entreprise dispose de ressources présentes sur site qu’elle peut utiliser immédiatement. Inconvénients pour l’Entreprise Utilisatrice : • Le personnel extérieur est souvent géré directement par l’Entreprise Utilisatrice, et elle s’expose à être poursuivie pour « délit de marchandage ». • • L’Entreprise Utilisatrice a souvent le sentiment que le Prestataire cherche uniquement à facturer des heures, ou le plus d’heures possible, sans chercher à créer de la valeur pour son client. • Certaines entreprises utilisatrices en viennent même à penser que plus il y a de pannes, plus le prestataire est satisfait car cela lui permet de prester et de facturer encore plus d’heures de travail. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 12
13. Ce qu’en pensent les clients : 2. Contrat à « bordereaux » Avantages pour l’Entreprise Utilisatrice : • Quand les bordereaux sont bien construits, l’Entreprise Utilisatrice est certaine de payer le ‘juste prix’ pour chaque intervention réalisée. • Elle n’est pas pénalisée financièrement, du moins pas directement, si le Prestataire passe plus de temps ou utilise plus de ressources pour réaliser les interventions. • Par rapport à un contrat en régie, elle pensera à juste titre que le Prestataire sera incité à optimiser la préparation, la planification et l’organisation du travail. Inconvénients pour l’Entreprise Utilisatrice : • Le temps nécessaire à la construction des bordereaux. • Le temps passé à contrôler chaque bordereau réalisé. Certains clients mettent en place des ressources supplémentaires pour réaliser ces vérifications. Ces ressources présentent un coût. • Le Prestataire n’est pas incité à réduire le volume d’interventions. Plus il y a de pannes et plus il y a de préventifs à réaliser, plus le Prestataire intervient et est rémunéré. • Les dépenses de maintenance peuvent varier fortement d’un mois à l’autre. Cela crée de l’incertitude dans la gestion financière de l’Entreprise Utilisatrice et ne permet pas d’anticiper finement les sorties de trésorerie. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 13
14. Le plafonnement des contrats à bordereaux : • Pour maîtriser ces inconvénients, certaines entreprises utilisatrices plafonnent le montant annuel de leurs contrats à bordereaux : – Si les dépenses totales sont en-dessous de ce plafond, l’Entreprise Utilisatrice et le Prestataire se partagent la différence selon une clé de répartition définie à l’avance. – Si les dépenses totales dépassent ce plafond, le Prestataire est rémunéré pour la partie dépassant le plafond à un taux horaire ou à un prix de point inférieur au prix négocié. Dans certains contrats, cette rémunération correspond à environ un tiers du prix normal du bordereau. • Dans les faits, ce type de plafonnement est souvent mal vécu par les Prestataires : – La seule façon pour eux de pouvoir accepter un contrat à bordereaux plafonné consiste à avoir une vision précise de la charge de travail historique aussi bien corrective que préventive, et de s’assurer que cette charge de travail historique rentre bien à l’intérieur du plafond du contrat. • Dans ce cas, connaissant la charge de travail historique et cette charge rentrant à l’intérieur du contrat plafonné, les deux parties auraient avantage à mettre en place un contrat forfaitaire à objectif de résultat – => Allègement du travail d’évaluation et de suivi administratif des bordereaux, générant des gains de structure parfois non négligeables. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 14
15. Ce qu’en pensent les clients : 3. Contrat « forfaitaire à objectifs de résultat » Avantages pour l’Entreprise Utilisatrice : • Permet à l’Entreprise Utilisatrice de beaucoup mieux maîtriser son budget maintenance. Le prix annuel du forfait est lissé sur 12 mois, quelle que soit la charge de travail réelle et quels que soient les imprévus. • Ce type de contrat rassure également l’Entreprise Utilisatrice sur l’implication du Prestataire dans l’amélioration de : – La fiabilité des installations : moins il y a de pannes, moins le Prestataire doit intervenir, moins il a besoin de ressources sur le contrat et plus il peut améliorer sa propre rentabilité. – La productivité de ses équipes : mieux il prépare ses interventions, plus il planifie et coordonne les interventions avec d’autres corps de métier, et plus il améliore la productivité de son personnel et donc la rentabilité de son contrat. – La consommation des pièces de rechanges et des consommables prévus dans le forfait : plus le Prestataire contribue à allonger la durée des pièces de rechange et plus il est attentif à la correcte utilisation des consommables, plus il améliore aussi sa rentabilité. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org 15
16. Réseau des Responsables Maintenance & Fiabilité des Pays Francophones Copyright certified-maintenance.org Ce qu’en pensent les clients : 3. Contrat « forfaitaire à objectifs de résultat » Inconvénients pour l’Entreprise Utilisatrice : • Un contrat forfaitaire à objectifs de résultat suppose un changement de mentalité des personnels impliqués dans les activités de maintenance. – Passer d’un contrat de type ’bordereaux’ à un contrat forfaitaire est souvent perturbant. Les managers de l’Entreprise Utilisatrice peuvent avoir l’impression de « perdre la main ». Ils ne peuvent plus disposer des personnels du Prestataire aussi librement qu’ils en avaient parfois l’habitude. – Il est donc essentiel d’expliquer clairement au personnel interne de l’Entreprise Utilisatrice l’esprit et les modes de fonctionnement de ce type de contrat, afin d’éviter des frustrations. • Egalement, au fil des années, si le prestataire contribue effectivement à améliorer la fiabilité des installations et à améliorer sa productivité, l’Entreprise Utilisatrice pourra avoir le sentiment qu’elle paye un prix trop élevé pour le service rendu. – Une meilleure fiabilité signifie moins de pannes, donc moins de travail pour le Prestataire ; le prestataire aura fait des propositions pour ajuster la charge de la maintenance préventive, ce qui signifie aussi moins de travail à réaliser ; le Prestataire aura amélioré sa productivité et il aura donc baissé ses coûts… – La tentation est grande alors pour l’Entreprise Utilisatrice soit d’ajuster le prix du forfait à cette nouvelle réalité, soit de passer à un autre mode de contrat et de mettre en place un contrat « cost & fee ». 16