JBUG福岡#22_登壇資料_「伝えたはず」を「伝わる」に変える実践TIPS

セッションタイトル：
Backlog×複数ツールのコミュニケーション設計
-「伝えたはず」を「伝わる」に変える実践TIPS-

セッション概要：
プロジェクトの規模が大きくなり関係者が増えるほど、Backlogに加えて、チャット・ファイル管理・コラボレーション機能つき制作ツールなど、用途に応じて複数のツールを併用する場面は増えていきます。一方で、ツールが増えるほど通知や情報も分散し、「メンションしたのに見てもらえない」「同じ内容を複数の場所に投稿している」「共有ドキュメントに書いたことを何度も聞かれる」といった課題も起こりがちです。
本セッションでは、さまざまなプロジェクトでPMを担当してきた登壇者が、Backlogと複数ツールを併用する現場で実践しているコミュニケーションの工夫を紹介します。情報をどこに置くか、誰にどう通知するか、どのツールで何を伝えるか。日々のプロジェクト運営で起こる「伝えたはず」を「伝わる」に変えるための実践TIPSをお届けします。

登壇者プロフィール：
株式会社ビーワークス
マーケティングデザイン事業部 営業部 営業3グループ 課長
徳田 祥吾

2017年に総合デザイン会社の株式会社ビーワークスに入社。入社以来、Webディレクター・PMとして主に数百〜数千ページ規模のWebサイトリニューアル、運用業務を担当。高い言語化力を活かしてクライアントの課題や目的を具体化したうえで、社内外を巻き込んでプロジェクトを推進する「大船系PM」。2023年から営業部門に異動し、ビジネスと制作、両面からクライアントの課題解決に尽力しています。 最近はガジェットを駆使して住環境をよくすることにハマっています。

Transcript

1. Backlog×複数ツールのコミュニケーション設計 「伝えたはず」を「伝わる」に変える実践TIPS 2026.6.26 JBUG福岡#22 Backlogではじめるプロジェクトの見える化
2. 会社紹介 Thoughtful designを追求する 総合デザインパートナー ブランディング、UI/UX、web・デジタル、 出版・コンテンツ、マーケティング支援など 媒体を問わない多様なクリエイティブの制作 で課題解決に貢献しているデザイン会社。
3. 登壇者自己紹介 徳田 祥吾 Shogo Tokuda マーケティングデザイン事業部 営業部 営業3グループ 課長 PM・IA・シニアアカウントディレクター 入社後からWebディレクター・PMとして主に数百〜数千ページ単位のWebサイトリニューアル、運用対応に従事。 高い言語化能力で上流工程から力を発揮し、社内外を巻き込んで推進する大船系PM。 様々なプロジェクト経験を経て2023年から営業も担当。ビジネスと制作の両面でクライアントの課題解決に尽力する。 現在は複数件のWebサイトリニューアルのプロジェクト責任者を担当。 趣味は機材いじり。ゲーム・配信視聴など。 制作に関わる人たちを支援したいという想いから制作業界へ入った旧き良きオタク。 3
4. 担当プロジェクト実績（一部） Webサイトリニューアル Web制作 Web運用 日立産機システム様 コーポレートサイトリニューアル 日立製作所様 トップ / 製品・ソリューションページ ソフトバンク様 法人サービスサイト 現在は営業の傍ら、 2プロジェクトのPMとして対応中です。 Case Study 顧客に寄り添う提案と着実なプロジェクトマネジメント で「伝わる」ページへとリニューアル リコーリース様 コーポレートサイトリニューアル 4
5. はじめに 皆さんは日々どれだけのツールを使っていますか？
6. 私が普段使っているツール 業務で使うツールはいっぱいあります。 Backlog プロジェクト管理ツール Thunderbird メール Slack チャットツール Teams オンラインミーティング Figma コラボレーションデザインツール Box クラウドストレージ SharePoint ファイル共有ツール Excel 表計算ソフト LINE WORKS ビジネスコミュニケーションツール VS code コードエディタ Claude AIエージェント Gemini AIエージェント 他にもいろいろ、受託制作はクライアントの環境に合わせてツールの組み合わせは無限 6
7. 日々の仕事の中で 通知疲れ、してませんか？ 私は常時、通知を おやすみモードにしています。
8. 通知を全部追っていたら保たないです。 直近で対応したサイト構築の案件、 Backlogのチケット起票数は 170件程でした。 8
9. しかも通知は一方向じゃない 契約関連はメールで来る 絶えずタスクの確認依頼が 社内から「あれって〜」が 飛んでくる MTGの内容でエクセル更新しなきゃ 関係会社用のチャットで質問きた 徳 裏でAIエージェントも回して。。。 9
10. 本日話したいこと プロジェクトコミュニケーションの心構えの話 1 心構えに基づいた、実践している手法・TIPS 2 10
11. 1 プロジェクトコミュニケーションの心構えの話
12. の前に、皆さんはこんなことありませんか？ メンションをつけて送ったのに反応がなくてモヤモヤ。。。 スタンプがついたけどそれはつまりどういうリアクションなの！？ みんなに共有、と思って資料にまとめたけど、 結局毎回聞かれて口頭で説明している Backlogに書いて、Slackでも連携して、Excelも更新して、 同じことを何回も書いてる 12
13. そんな状態を避けたい私の心構え ❶ 同期と非同期のコミュニケーションを使い分ける ❷ 情報格差を意識した翻訳家になる ❸ 情報の循環を作り、決まった流れのコースを作らない 13
14. 1 同期と非同期のコミュニケーションを使い分ける 同期 非同期 会議、通話など リアルタイムで時間をともにする コミュニケーション形式 チャット、資料など 受け取る側が任意のタイミングで 確認することができるコミュニケー ション形式 → 具体、かつクローズドクエスチョン でも回答できるもの → ニュアンスや文章で説明しづらい内容 14
15. 過去の登壇テーマ 15
16. 2 情報格差を意識した翻訳家になる プロジェクトにおいて議論を進めるためには、各立場が持つ情報が大事になります。 それぞれの情報をそのまま伝え合えば、全員が内容を理解して判断ができるでしょうか？ 相手に伝わりづらいハイコンテクストはいっぱいあります。情報を変換しながら伝える意識が大事です。 AはBの言う専門的な開発内容がわかってなさそうだ。 別のもので例えて補足しよう。 お互いの背景を伝えずに結論だけ話すから水掛け論だ…！ それぞれの背景を補足説明しよう！ 16
17. 3 情報の循環を作り、決まった流れのコースを作らない。 人によって各ツールの使い方には違いがある。 A ディレクター担当A B 各立場の進め方を想像して、どのツールから始まっても 目的の情報に辿り着くようにパイプラインを構築する。 開発担当B 17
18. 2 心構えに基づいた、実践TIPS・手法
19. 1 段差の解消 情報の転記の徹底 情報の循環のために、ツール間の情報の転記につ いては徹底を意識しています。 特に「〇〇で言ってたと思うんだけど」を言わな いように、 パイプラインを意識して見逃しづらい場所に情報 をまとめましょう。 Backlogのドキュメントが更新も情報の連携もしやすい! 1
20. 2 情報の集約 Slack・Backlogの通知連携 通知を見るツールが多いとそれだけで見逃しの元。 私はBacklogAPIを利用して Backlogの通知はSlackに来るようにしています。 1
21. 3 対象の明確化 メンションを、減らす みんなに見てもらうためにメンション先を増やさなきゃ！ それ、逆効果です。 規模が大きくなると起こる 「とりあえずメンションつけとけ」問題。 全体の当事者意識を大きく落とし、 連絡不備、返答率の低下を起こしやすくなります。 連絡は返答して欲しいターゲットがいるはず、 「答えて欲しい人」と「見ておいて欲しい人」には 明確に表現を分けて送るようにしましょう。 連絡対象のメンション先を明確にする 合わせて連絡するメンションはなるべく減らす。 かつCCであることを明確にする 1
22. 4 読解の補助 情報に型を作る 30分かけてまとめたのにまともに読まれねぇ！既読もつかねぇ！ それはあなたの連絡が「読解がめんどくさい」と 思われているからかも。 読解に時間がかかる内容は どれだけ丁寧でも後まわしになりがち。 普段から「いろいろ書くけど要はここ読めばOKです」という 共通の情報の型を作ることがポイントです。 Backlogなら課題テンプレートを用意しておくと それぞれが自由にならなくて便利！ 1
23. 5 情報のクリーニング 自認バックログスイーパーになる 複数人でルールを守ってプロジェクト管理を行おうとすると、 🧹 ルールは守られないものとして管理します。 この書き方っていいんだっけ？ ここでいいんだっけ？ メンション誰宛てだっけ？ みたいに思考に待ったが掛かって、コミュニケーションが固くなってしまうことも… プロジェクトの情報の掃除は自分がやるんだ！という強い意志も時には必要。 23
24. まとめ 心構え ❶ ❷ ❸ 同期と非同期のコミュニケーションを使い分ける 情報格差を意識した翻訳家になる 情報の循環を作り、決まった流れのコースを作らない。 手法 ❶ ❸ ❺ 情報の転記の徹底 メンションを、減らす 自認バックログスイーパーになる ❷ ❹ Slack・Backlogの通知連携 情報に型を作る 24
25. 最後に 情報の洪水の中で仕事をする今、 「どう伝えるか」を意識できる人に 信用は集まる。
26. 所属会社紹介 株式会社ビーワークス ブランディングやUX/UI設計から 媒体を問わない多様なクリエイティブの制作まで、 課題解決に貢献するデザイン会社です。 Web制作・出版サービス・自社ゲーム開発など、 幅広い事業を展開しています。 https://beeworks.co.jp/ 弊社は2023年9月に ヌーラボ公式パートナー認定をいただきました。 26
27. ＼ご清聴ありがとうございました／ Beeworks MD事業部 でnote運営しています